Прийняття управлінських рішень на основі даних автоматизованої інформаційної системи управлінського обліку

Тема даної роботи – „Прийняття управлінських рішень на основі даних автоматизованої інформаційної системи управлінського обліку”.
Мета написання даної роботи полягає в дослідженні питань побудови автоматизованої інформаційної системи управлінського обліку та прийняття управлінських рішень на основі даних даної системи.
Актуальність обраної теми полягає в тому, що ефективність діяльності підприємств залежить від якості управлінських рішень. Це визначає важливість оволодіння кожним відповідальним працівником апарата управління, а тим більше керівниками організаційних структур теоретичними знаннями, методиками і навичками в їх розробці й удосконалюванні. Якість управлінських рішень прямо залежить від кількості переробленої інформації і від термінів формування результатів. Ефективне управління, ефективна організація управлінського обліку не мислиме в даний час без автоматизації процесів вирішення великої кількості задач і впровадження технічних засобів, програмного забезпечення й інформаційних технологій.
В роботі розкриті наступні питання:
сутність управлінських рішень
інформаційні технології в інтересах прийняття управлінських рішень
прийняття управлінських рішень в умовах сучасних технологій організації системи управлінського обліку
тощо
При написанні роботи автором були використані статті вітчизняних і зарубіжних фахівців з управлінського обліку, інформаційних технологій, інформаційного менеджменту тощо.


1. Інформаційні технології в інтересах прийняття управлінських рішень
Класифікація інформаційних технологій представлена на рис 1.1.
З розмаїття комп'ютерних інформаційних систем далі розглядаються два типи:
управлінські інформаційні системи (MIS - management information system),
системи підтримки прийняття рішень (DSS - decision support system).
У MIS дані збираються, обробляються і представляються менеджеру таким чином, щоб забезпечити оперативне управління. Основні компоненти MIS - база даних, комп'ютерна система і форма, у якій дані розподіляються.
Рис.1.1 Класифікація інформаційних технологій[2]
Приклади інформації, що формується в базах даних, - ціни, вихід продукції, швидкість, кількість розпоряджень, наявність ресурсів і потоки робочої сили. Для MIS істотно, щоб бази даних містили потрібну кількість і необхідний тип правильної високоякісної інформації. Ця інформація повинна бути ретельно організована.
Комп'ютер у MIS обробляє дані і генерує інформацію для різних підрозділів фірми. Вона є основою формування моделей управлінських рішень і самих рішень. Побудова моделі залишається творчим процесом.
DSS відрізняються від MIS тим, що менеджер зазвичай є внутрішнім компонентом DSS, а не зовнішнім, як у MIS. Іншими словами, менеджер взаємодіє з комп'ютерною інформаційною системою так, щоб одержати рішення в ітеративному процесі. Отже, DSS часто інтегрує економіко-математичні моделі як первинні елементи системи, з яким особа, яка приймає рішення ОПР взаємодіє (табл.1.1).[2]
На схемі (рис. 1.2) показані інформаційні потоки взаємодії менеджера і комп'ютерної системи DSS, які звичайно називається аналізом "що, якщо .... ?" Комп'ютер генерує результати на економіко-математичній моделі, а менеджер його запитує: "Що відбудеться, якщо що-небудь зміниться в моделі?" (наприклад, цілі, витрати, їхня структура і т.д.). Менеджер може також моделювати можливі рішення й оцінювати потенційні результати.
Таблиця 1.1. Розходження між MIS і DSS
MIS | DSS
Акцент робиться на структурування задач при попередньо визначених стандартних процедурах, правилах їхнього вирішення й інформаційних потоках | Акцент робиться на рішеннях.
Структура комп'ютера й аналітична допомога важливі, але оцінки менеджера більш істотні
Виграш полягає в зниженні витрат, необхідного часу, кількості обслуговуючого персоналу і т.д. | Виграш полягає в розширенні діапазону і можливостей комп'ютеризації процесів вирішення з метою допомогти менеджеру збільшити свою ефективність
Вплив на прийняття менеджером рішення непрямий, тому що забезпечується доступ до необхідних даних | Вплив на менеджера полягає в створенні необхідного інструментарію під його безпосереднім контролем, що не є спробою автоматизувати процес рішення, визначити цілі і вплинути на рішення
Рис. 1.2. Блок - схема DSS
Додатковим аспектом DSS є взаємодія між її складовими частинами. Наприклад, рішення по запасах впливають не тільки на виробництво, але і на маркетинг, розподіл продукції і витрати. Потоки інформації забезпечують розробку "кооперативного" рішення.
Рішення менеджера не означають кінця операцій DSS. Вони і їх наслідки у формі зворотного зв'язку забезпечують додаткові дані в базі даних. Таким чином, ідеальна DSS - це динамічна система з безперервним відновленням даних.
Розвитком таких систем є експертні системи. Це комп'ютерні програми, що включають бази знань по конкретних проблемах і механізми взаємодії елементів цих баз - по суті інтелектуальні DSS.[6]
Порівняння DSS і експертних систем приведене в табл. 1.2.
Таблиця 1.2. Порівняння DSS і експертної системи
Характеристика | DSS | Експертна система
Цілі | Допомогти ОПР | Відтворювати поради
Хто приймає рішення | ОПР і/або система | Система
Основна орієнтація | Прийняття рішень | Представлення експертиз і порад
Основний напрямок інтерв'ювання | ОПР опитує машину | Машина опитує ОПР
Природа забезпечення | Індивідуальна, групова, організаційна | Індивідуальна або групова
Методи управління даними | Чисельні | Символьні (в основному)
Характеристики проблемних областей | Комплексні, широкі | Вузькі
Типи досліджуваних проблем | Спеціальні, унікальні | Повторювані
Зміст бази даних | Фактичні знання | Процедури і фактичні дані
Здатність робити висновки про причини | Відсутня | Обмежена
Здатність пояснення | Обмежена | Існує
База знань містить у собі велику суму знань щодо проблем, які внесені до системи. Дослідники знаходять, що використання цієї маси знань більш ефективне, чим використання спеціальних вирішальних процедур. Експертні системи є консультантами в прийнятті рішень, тому що містять факти, знання і правила, що взаємодіють у проблемній області.
Приклад загальної структури експертної системи класифікації на основі правил приведений на мал. 1.3.
Рис. 1.3. Структура інформації в експертній системі класифікації
Переваги від оперування реальним знанням і здатності експертних систем ведуть далі до створення і використання систем зі штучним інтелектом.
Експертні системи зі штучним інтелектом знаходять застосування в плануванні, управлінні виробництвом, обслуговуванні устаткування, тобто в галузях, де рішення в області управління не можуть цілком ґрунтуватися на алгоритмах.[8]


2. Сучасні технології організації системи управлінського обліку
«Управлінський облік» у будь-якому трактуванні не є обліком у вузькому змісті цього слова, а включає також і планування, і контроль, і аналіз. Іноді, для простоти, його обмежують тільки задачами збору, групування інформації і формування управлінської звітності, тобто формуванням інформаційного середовища для керівників і менеджерів, що приймають управлінські рішення.[5]
Очевидно, що для керування компанією важливо бачити її не тільки як єдине ціле. Необхідно вимірити й оцінити ефективність роботи окремих підрозділів, продуктів, ресурсів, клієнтів, постачальників, менеджерів і т.п. Будь-яка ситуація повинна бути показана в різних розрізах, з різним ступенем деталізації або укрупнення.
На верхньому рівні облікової системи компанії знаходяться узагальнені фінансові індикатори її діяльності. Ці управлінські регістри формалізують кількісно виражені цілі бізнесу, ставлять основні задачі і дають загальні орієнтири комерційної успішності діяльності.
На наступних рівнях інформація, що міститься в звітах, повинна забезпечувати можливість розкриття і діагностики причин, що обумовила ті або інші значення індикаторів верхнього рівня. Це має на меті можливість одержання більш докладної інформації з цікавлячого показника за допомогою «розгорнення» показника, виявлення причин відхилень значення показника від нормативу, вихід на дані, за якими він був розрахований – інші показники і т.п. Ця інформація повинна надаватися або за заздалегідь визначеними регламентами, або за оперативними запитами у межах визначених для менеджерів прав доступу до інформації.
Крім того, вся управлінська звітність повинна бути побудована на одному принципі – звіт повинний підтримувати прийняття своєчасного управлінського рішення, бути орієнтований на майбутнє. Управлінський облік на відміну від бухгалтерського, котрий вибудовується знизу, від обліку господарських операцій, задається зверху – від потреб вищого менеджменту в адекватній управлінській інформації.
При доборі показників треба мати на увазі, що дана інформація надається менеджерам – людям, у яких немає часу розбиратися у великій кількості цифр. Тому система звітності повинна робити узагальнення і попередню інтерпретацію цих цифр.
Останнім часом інтенсивно розвивається концепція систем надання інформації для управлінського персоналу, що одержали назву Management Information Systems (MIS). Ці системи призначені для того, щоб централізовано й у наочному вигляді забезпечити менеджерів підприємства необхідною інформацією для прийняття рішень. В них повною мірою дотримується зазначений вище принцип економії часу менеджерів, вищого управлінського персоналу.
Можна сказати, що постановка управлінського обліку еквівалентна створенню Management Information Systems.
І це складна системна задача, яку потрібно вирішувати в погано формалізованому й організованому середовищі вітчизняних підприємств.
Тому труднощі впровадження і стійкого функціонування системи УО, обумовлюються тим, що, насамперед, вони пов'язані з організаційними проблемами, проблемами забезпечення синхронної і цілеспрямованої діяльності великої кількості менеджерів компанії.
Тобто поряд з постановкою нових технологій управління ресурсами підприємства (фінансовими, матеріальними, трудовими), що приховує за собою поняття «управлінський облік», потрібно поставити не менш складні технології організаційного управління – «механізми об'єднання обмежених і неефективно діючих окремо людей в ефективні колективи».
Ці складні організаційні задачі можуть бути вирішені за допомогою програм класу orgware (організаційний продукт – англ.), що орієнтовані на вирішення задач систематизації, збереження й обробки переважно «некількісної» інформації про організацію діяльності підприємства. Orgware є засобами підтримки «організаційного менеджменту», чим вони відрізняються від інших програмних компонентів інформаційних систем, призначених для управління матеріальними або фінансовими ресурсами. На відміну від останніх, організаційні продукти відповідають не на питання «скільки?», а «що?» і «як?». Їхнє застосування, поряд із традиційними програмними засобами, істотно підвищує керованість підприємства.
Спочатку продукти такого класу входили, в якості спеціалізованих модулів, до складу найбільш потужних західних систем корпоративного управління (SAP/R3, SOCAP, BAAN і ін.).Сьогодні ж у країнах СНД з'явилися і вітчизняні розробки подібних програм, причому у варіанті, що допускає їхнє застосування поза рамками дорогих комплексних рішень.[6]
З появою таких програмних засобів стало можливим говорити про використання практики управління бізнесом і сучасними технологіями організаційного управління, що одержали назву «бізнес-інжиніринг». Ці технології засновані на застосуванні електронних моделей підприємства: моделей організаційно-функціональної структури, бізнес-процесів, життєвого циклу продукції, а також моделей зовнішнього середовища.
Наявність системи управління на основі технологій бізнес-інжиніринга дає підприємству наступні переваги:
По-перше, введення спеціальних регістрів-класифікаторів, об'єднаних у моделі, дозволяє точно ідентифікувати й об'єктивно оцінювати поточний стан і якість системи управління підприємством, аналогічно тому, як наявність регістрів бухгалтерського обліку дозволяє відслідковувати й оцінювати його фінансовий стан.
По-друге, отримані моделі дозволяють створювати і підтримувати в робочому стані документовані регламенти, що зумовлюють порядок розподілу функцій і реалізації процесів підприємства
І, нарешті, дані технології дозволяють швидко відслідковувати зміни в організації і регламентах діяльності підприємства, забезпечуючи протікання його розвитку в контрольованих умовах.
Таким чином, застосування інформаційних технологій можливо і необхідно вже на початковому етапі постановки системи управлінського обліку. Це робить її постановку не просто набором корисних порад, а чітко прописаною послідовністю операцій бізнес-моделювання, що гарантує точність і якість результату!
На цьому етапі, на підприємстві повинна бути вирішена задача точної ідентифікації (формалізації) його діяльності шляхом створення його повної (або комплексної) електронної бізнес-моделі (Рис. 2.1).Дану комплексну модель утворюють наступні складові моделі, що відбивають визначені аспекти управління: стратегічна, організаційно-функціональна, процесна, фінансова й інформаційна.
Бізнес-модель, як і будь-яка модель, є деяким спрощеним представленням реального об'єкта (підприємства), що має властивість давати правильні відповіді на визначене коло питань, визнаних істотними для організації управління (Рис. 2.2.).
Рис. 1. Бізнес-модель підприємства

Рис. 2.2. Система питань, що описують діяльність компанії.
З даного малюнка добре видна послідовність, у якій ці питання повинні бути задані і які частки моделі повинні бути створені, для одержання відповідей.
Послідовне нарощування моделі (зверху – вниз) дозволяє отримати більш детальну інформацію про діяльність підприємства:
Навіщо: стратегічна модель, у якій зафіксовані стратегії і цілі компанії;
Що – Де – Хто: організаційно-функціональна модель, що представляє собою матрицю – проекцію, закріплення бізнесу і функціонала компанії (що) за структурними ланками (де) і співробітниками (компанії);
Як – Коли – Кому: процесна модель, що визначає спосіб реалізації (як) і послідовність дій (коли – кому);
У якому виді: інформаційна модель, що визначає склад і структури різних документів, облікових регістрів, звітів і т.п., а також їхнього представлення в базах даних інформаційних систем.
Скільки: фінансова модель, що дозволяє перейти до кількісної оцінки ресурсів, які будуть необхідні підприємству у ході своєї діяльності.
Для побудови моделей компанії в orgware застосовуються два основних інструменти:
Класифікатори - ієрархічні списки виділених об'єктів компанії (організаційних ланок, функцій, фінансових і матеріальних ресурсів, сховищ даних, документів і їхніх внутрішніх структур і т.п.), яким можуть бути приписані різні атрибути – тип, значення, коментарі і т.п.
Матриці - проекції, що задають систему відносин між класифікаторами в будь-якій їхній комбінації. Зв'язки також можуть мати додаткові атрибути (напрямок, назву, індекс, шкалу і вагу).
За допомогою цих інструментів, кожна з моделей підтримується своєю особливою системою управлінських регістрів. Таким чином для одержання точної картини організації бізнесу, крім звичних для обліку регістрів, що відбивають тільки фінансово-господарську діяльність, необхідно ввести додаткові регістри, що будуть відбивати також і нові об'єкти обліку і контролю (Рис. 2.3).


Рис. 2.3. Управлінські регістри повної бізнес-моделі компанії
При погляді на компанію, з погляду організації її діяльності ми виходимо за рамки чисто кількісних даних. Це і дозволяє побудувати повну бізнес-модель підприємства, необхідну для ефективного цілеспрямованого управління. У кожній з функціональних областей менеджменту інформація специфічна – і треба навчитися працювати з різними її типами.
Стратегічна модель, що спирається на позиціонування компанії в зовнішньому середовищі (Рис. 2.4),дозволяє виявити і зафіксувати стратегію і цілі управління підприємством, без наявності яких неможлива побудова системи управлінського обліку.


Рис. 2.4. Стратегічне позиціонування компанії
Задача управлінського обліку виходить з деяких обов'язкових, але часто не відповідних вітчизняній практиці припущень, перше з яких говорить: «Керівництво підприємства має чіткі стратегічні і тактичні цілі: будь-який процес починається з постановки цілей і оцінюється за досягнутими результатами, часом і витратами на їх досягнення».
Для цілеспрямованого управління компанією (відповідно до цілей компанії) необхідна наявність погоджених на рівні вищих менеджерів аналітичних показників, які досліджуються – індикаторів успішності її діяльності. Ця система обраних показників повинна надавати менеджерам інформацію про те, як йде просування до намічених цілей або попереджати про погіршення ситуації.
Наприклад, загальноприйняте, що основна ціль бізнесу на операційному рівні – це максимізація показника ROA (або, рентабельності активів РА), тобто відношення прибутку до оподатковування і виплати відсотків по кредитах до активів – показника, що характеризує основну діяльність підприємства.
Підприємство повинно вибрати, за рахунок чого цей показник у першу чергу буде поліпшуватися – за рахунок підвищення оборотності активів, за рахунок більш ефективного управління запасами, або за рахунок зниження витрат і підвищення тим самим рентабельності обороту.
Можлива і подальша деталізація цих показників (Рис. 2.5),які стануть критеріями успішності досягнення поставлених цілей менеджерами компанії.

Рис. 2.5. Приклад декомпозиції показника ROA відповідно до моделі Dupont
Таким чином, основна задача в рамках постановки управлінського обліку за допомогою стратегічної моделі – це прописування структури цільових показників і вибір стратегій їхнього досягнення, що визначає необхідну функціональну структуру компанії.


Висновки
В результаті проведеного дослідження автором були зроблені наступні висновки:
Створенню автоматизованих систем (АС) у нашій країні приділяється багато уваги. За масштабами, темпами зростання, витратами матеріальних, фінансових і трудових ресурсів, а також за ступенем впливу на процеси управління проблема створення АС перетворилася на велике народногосподарське завдання.
Одним з найважливіших інструментів у побудові комплексного інтегрованого обліку є сучасні інформаційні технології, без яких у принципі неможливе вирішення цілого ряду облікових задач. Доступність комп'ютерів для більшості вітчизняних підприємств, їхні можливості з оперативної обробки великих масивів інформації, реальна віддача від використання комп'ютерних технологій значно розширюють сферу практичного застосування обчислювальної техніки.
Які принципові вигоди привносить використання комп'ютерів при комплексній автоматизації діяльності підприємства?
По-перше, відбувається реальне зниження операційних витрат. Найбільше помітно це зниження при автоматизації бухгалтерських операцій за рахунок значного скорочення часу на обробку первинних документів і складання бухгалтерської звітності. У цьому випадку економічний ефект впровадження може бути розрахований елементарним способом на основі часу бухгалтерів, що вивільняється, і їхньої погодинної ставки. Звідси, до речі, виникає не завжди виправдане упередження про обов'язкове скорочення чисельності працівників бухгалтерських служб при автоматизації. Адже ці ресурси можна надалі використовувати в інтересах удосконалювання, наприклад, облікових процедур.
По-друге, переваги формуються за рахунок підвищення якості управлінських рішень. Детальне обґрунтування політики підприємства у вирішенні таких задач, як розширення і модернізація виробництва, диверсифікованість діяльності, підвищення ефективності використання виробничих потужностей дозволяє формувати здійсненні і добре контрольовані плани робіт. Таке обґрунтування, що базується на поточному виробничому завантаженні, необхідних матеріальних і людських ресурсах можливе лише в добре структурованих середовищах, що мають достатній інформаційний базис про фінансово-господарські процеси, що відбуваються. Економічний ефект у цьому випадку виходить за рахунок зниження ділових ризиків і максимального використання всіх наявних ресурсів підприємства.
Реалізована в управлінському обліку економічна модель підприємства дозволяє будувати класичну схему управління за наступними етапами:
планування робіт;
збір і аналіз даних про процеси, що відбуваються;
аналіз відповідності фактичних результатів плановим показникам;
розробка організаційних, фінансових, маркетингових і інших процедур, що знижують вплив несприятливих факторів, до яких можна віднести зниження ринкового попиту або зміну вартості комплектуючих виробів;
адаптація подальших планів робіт з урахуванням сформованих умов.
При усій своїй очевидності така схема управління підприємством на практиці не має універсальних рішень. Вона формується з урахуванням специфіки і масштабу бізнесу, існуючого менеджменту, рівня детальності розв'язуваних задач.
У цьому відношенні цікавим є досвід західних компаній. За оцінками західних дослідників понад 30% з опитаних великих підприємств підтримують більш ніж два методи оцінки собівартості продукції, що випускається, практично реалізуючи принцип “розрахунок різної собівартості для різних задач”. У це поняття вкладаються як мінімум три типи собівартості: “собівартість за центрами відповідальності - для планування і контролю діяльності відповідальних виконавців”, “повної собівартості - для встановлення цін і прийняття інших оперативних рішень у нормальних обставинах” і “прямої виробничої собівартості - для встановлення цін і прийняття інших оперативних рішень у специфічних обставинах, якщо необхідно задіяти вільні виробничі потужності”. Такий підхід дозволяє знизити методичні погрішності різних облікових процедур і детальніше сприймати взаємозв'язок процесів, що відбуваються.
Очевидно, що в цьому випадку інформаційні технології є найважливішим інструментом підтримки прийняття рішень, що забезпечують стійкість розвитку бізнесу в ринкових умовах.


Література
Гайдрик К.В.СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ:
ЭВОЛЮЦИЯ КОНЦЕПЦИИ И НЕКОТОРЫЕ ПЕРСПЕКТИВЫ. Институт математики АН РМ, г. Кишинев, Молдова, 1998
Г.Я. Гольдштейн Основы менеджмента. Таганрог:ТГТУ, 2001 г., 219 с.
Горский Павел. Мифы и реальности использования научных методов принятия решений в бизнесе.//
Горский Павел. Уточнение понятия "система поддержки принятия решений".//
Григорьев Л. Ю. Современные технологии организации системы управленческого учета. Спб.: «БИГ-СПб», 2003
Ларичев О.И., Петровский А.В. Системы поддержки принятия решений. Современное состояние и перспективы их развития. //Итоги науки и техники. Сер.Техническая кибернетика. Т.21. М. ВИНИТИ, 1987.
Сергей Шурин. Системы поддержки принятия решений: состояние и перспективы развития. "Банковские Технологии", №3 2000
Сурков Е.А., Методологические аспекты процессов автоматизации управленческой деятельности (Управление в трех измерениях).// Enterprise partner, №24(41), 2001, стр.20-21

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать