Поняття посадової інструкції

Вступ.
1. Поняття посадової інструкції.
2. Схема складання посадової інструкції.
3. Правила складання посадової інструкції.
4. Посадова інструкція менеджера.
Список літературних джерел.
Вступ.
У даній роботі представлені загальні принципи складання посадової інструкції й основні понятття, а також приведена вже розроблена інструкція. За базу взята розробка Посадова інструкція менеджера як керівника. Дана інструкція містить у собі 5 розділів: загальні положення, 10 основних обов'язків менеджера, дії по плануванню й звітності, що керують документи, критерії оцінки праці, необхідну кваліфікацію, принципи оформлення на роботу.
Посадова інструкція повністю прив'язана до бізнес - процесу й містить у собі як адміністративну, так і функціональну складову обов'язків співробітника.
1. Поняття посадової інструкції.
Посадова інструкція являє собою перелік основних функцій, що їх має виконувати працівник згідно зі своєю посадою. До цієї роботи в нових компаніях слід залучати експертів, а також найбільш реальних претендентів на ті чи інші посади. Підготовка проекту посадової інструкції дає слушну нагоду перевірити рівень професійних знань шкірного претендента, а також з'ясувати, чи має він намір і здатність сприяти вдосконаленню роботи компанії.
Посадова інструкція має бути реальною з погляду можливостей її виконання. Психологи стверджують, що люди, які обіймають посади, де вимоги надте високі або занижені, відчувають незадоволення. Наприклад, деякі компанії пропонують випускникам вузу з дипломом магістра чи спеціаліста тривалий година працювати на другорядних посадах, тоді як на посади провідних працівників запрошуються особини без економічної освіти й відповідного досвіду роботи. Звичайно, що це неприпустимо. Адже фахова освіта - важлива передумова успішної професійної діяльності шкірного працівника.
2. Схема складання посадової інструкції.
Посадова інструкція менеджера - документ, що регламентує діяльність менеджера й містить вимоги до працівника, що займає цю посаду.
Посадова інструкція менеджера:
розробляється фахівцем служби керування персоналом, або керівником відповідного структурного підрозділу, або самим працівником разом з безпосереднім керівником;
підписується керівником підрозділу або фахівцем-розроблювачем;
затверджується першим керівником організації;
узгоджуэться з юристом;
доводить до працівника під розписку.
3. Правила складання посадової інструкції.
Усі погодяться з тим, що головні достоїнства будь-якого нормативного документа - стислість й ясність. Зовсім очевидно, що неясний, тобто двозначний або суперечливий документ, просто неможливо виконувати. Також, зовсім очевидно, що користуватися довгим документом незручно - його утомливо читати, у ньому важко орієнтуватися, у ньому легко пропустити що-небудь важливе. Більше того, чим довше посадова інструкція, тим більше ймовірність появи в ній несумісних або двозначних положень. Все це знають, однак більшість посадових інструкцій довгі й неясні. У чому справа?
Більшість авторів нормативних документів не цілком розуміють, що таке посадова інструкція. Не розуміють цього й більшість керівників, що замовляють ці нормативні документи. І керівники, і виконавці схильні недооцінювати й одночасно перебільшувати можливості письмових нормативних документів. З одного боку, вони недооцінюють службові інструкції, думаючи, що начальницького рику цілком достатньо, щоб вправити підлеглим мозки й направити їх на шлях щирий. З іншого боку, вони наївно думають, що посадова інструкція може замінити цей самий начальницький рик на той час, коли виконавець випадає з поля зору керівництва. І те, і інше омана пов'язане з нерозумінням скромної ролі посадової інструкції в керуванні великою організацією.
У дійсності, єдине призначення нормативного документа - відповістити на запитання виконавця "Що робити?" перед початком робіт і на питання керівника "Хто винуватий?" у випадку, коли отриманий результат не збігся із задуманим. Все інше повинне бути самим безжалісним образом винищено з посадової інструкції. Це перше правило.
Призначення посадової інструкції - пояснити, що потрібно. Мотивувати підлеглого до виконання його посадових обов'язків посадова інструкція не може!
Якщо це зрозуміло, можна приступати до "чищення" документа. З посадової інструкції треба виключити всі заклики, побажання, обороти типу "виконавець зобов'язаний…","виконавець повинен…"... Все це зайве.
Отже, з нормативного документа варто виключити всі необов'язкові епітети й заклики, а також все те, що виконавець знає без усякої посадової інструкції просто в силу свого утворення, кваліфікації й досвіду. А що ж там повинне залишитися?
Розділ 1 "Загальні положення". Зміст цього розділу повністю визначається традиціями кожної конкретної організації й практично не впливає на якість самого документа. Кожен юрист або кадровик має своє подання про те, як повинен виглядати цей розділ. Залишимо його на їхній розсуд. Відзначимо тільки, що цей розділ повинен бути уніфікований у всіх корпоративних документах. Якщо цього не буде, то значення придбають не самі формулювання, а розходження в них.
Навіщо вам це треба?
Розділ останній "заключні положення". Те ж саме.
Розділ 2 "Цілі й завдання". Із цього розділу властиво й починається нормативний документ. Якщо загальні й заключні положення можна просто запозичити з іншого документа, то "Цілям і завданням" потрібно приступати чітко розуміючи, навіщо взагалі ви узялися за цей документ.
Наступний розділ "Функції" можна доручити становити підлеглому, якому в майбутньому має бути ці функції здійснювати, але "Цілі й завдання" повинен визначити керівник особисто. Як би не був для нього болісний цей процес, це і є його основна робота.

Як правильно сформулювати цілі?
Цілі повинні бути одного масштабу.
Правило наступне: уникати вказівок другорядних і побічних цілей. Припустимо, ваш шлях проходить по маршруті А - Б - В. Якщо ви вказали як цілі пункт В, то не варто згадувати пункт Б - ви й так там будете!
Уникати незв'язаних або, ще гірше, протилежних цілей.
І на закінчення про ціі: не бійтеся декларативних цілей. Ціль може бути в принципі недосяжною. Тепер про завдання.

На відміну від цілей завдання повинні бути досяжними. Більше того, завдання повинні бути вимірювані! Виконання поставлених завдань повинне бути вимірюване в штуках або рублях, тоннах або кілометрах залежно від специфіки організації.
Треба пам'ятати: формулюючи завдання, ви тим самим визначаєте форму звітності!
Завдання повинні відповідати цілям. Кожній меті може відповідати кілька безпосередніх завдань. Кожне завдання може вести до досягнення декількох цілей. Це нормально. А от чого не може бути, так це завдання, яка б не вело хоча б до однієї з раніше поставлених цілей. Також не може бути, щоб для раніше поставленої мети не найшлося хоча б одного конкретного завдання.
Помітимо, що мети й завдання співвідносяться як об'єкт настання з напрямком подальшого руху. Простіше говорячи, конкретне завдання ніяк не може лежати зовсім осторонь від загальної мети.
Розділ 3 "Функції" займає по обсязі близько 60% усього документа. Це найважливіша частина посадової інструкції. Однак, якщо ви правильно сформулювали цілі й завдання, труднощів з описом функцій у вас не виникне.
Слідуюче правило: завдання й функції співвідносяться так само, як цілі й завдання.
Функції повинні бути здійсненні, тобто функція повинна бути сформульована так, щоб у будь-якій конкретній ситуації на питання: "виконане чи ні", можна було відповісти односкладово. "Так, так", "ні, ні"; а що понад це, то від лукавого". Функції повинні відповідати завданням.
Тепер зупинимося на лінгвістичних, якщо так можна виразитися, аспектах техніки складання посадових інструкцій.
Чому важливо дотримуватися єдиного стилю? Так, просто тому що стилістичний різнобій відволікає инструктируюмого, змушує замислюватися, а немає чи тут схованого змісту? Навіщо забивати голову зайвим - пишіть простіше!
Посадова інструкція повинна бути вичерпною, тобто описувати всі дії, які можуть знадобитися від працюючого. Як переконатися, що із цим усе в порядку? Є один технічний прийом. Включити в регламент робочої операції розділ "обов'язки посадових осіб у зв'язку з виконанням дійсного регламенту". Акуратно випишіть всіх посадових осіб, згаданих у розділах "цілі й завдання" й "Функції". Акуратно розподілити всі функції між цими посадовими особами. Залишилися зайві функції, які незрозуміло хто виконує? Залишилися посадові особи, яким не дісталося ні однієї функції?
Зверніть увагу, що система нормативних документів - це цілісна система. Положення про структурні підрозділи повинні сполучатися з регламентами робочих операцій. Персональні посадові інструкції, власне кажучи, являють собою один з розділів положення про підрозділ, оформлений в окремий документ винятково для зручності користувачів. Тому намагайтеся використати у всіх документах однакові формулювання.
Багато авторів посадових інструкцій намагаються описати ситуацію, коли все нормально. Але посадова інструкція потрібна саме в той момент, коли щось відбувається не так. Більшість посадових інструкцій виявляються неспроможними в цей момент. Що ж робити?

Ми розглянули дванадцять правил складання посадових інструкцій. Ми затверджувати, що проходження цих правил складання посадових інструкційзробить нормативні документи ясними, придатними для використання в реальному житті. Що стосується стислості, то приведемо приклад. Авторові довелося аналізувати посадову інструкцію по кредитуванню комерційного банку. Вихідний текст складався з 13,026 слів або 92,187 символів. Після обробки текст скоротився до 6,011 слів й 42,246 символів.
На жаль, проблема складання коротких й ясних нормативних документів не зводиться до рішення чисто технічних питань. У більшості випадків і замовники й автори документів цілеспрямовано, хоча й несвідомо, "розмивають" й "роздмухують" посадові інструкції. Тим самим вони створюють певний "люфт" у відносинах.
4. Посадова інструкція менеджера.
Затверджую
Генеральний директор (ТОВ)
Наказ N ____________________
від "__"_____________ 200 _ м.
Посадова інструкція менеджера
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Дійсна посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права й відповідальність Менеджера.
1.2. Менеджер призначається на посаду й звільняється від посади у встановленому діючим трудовим законодавством порядку наказом Генерального директора.
1.3. Менеджер підкоряється безпосередньо “Ф. И. О., посада”
1.4. На посаду Менеджера призначається особа, що має вищу професійну освіту (за фахом менеджмент) або вище професійну освіту й додаткову підготовку в області теорії й практики менеджменту, стаж роботи зі спеціальності не менш 2 років.
1.5. Менеджер повинен знати:
- законодавчі й нормативні правові акти, що регламентують підприємницьку й комерційну діяльність;
- ринкову економіку, підприємництво й ведення бізнесу;
- кон'юнктуру ринку, порядок ціноутворення, оподатковування, основи маркетингу;
- теорію менеджменту, макро- і мікроекономіки, ділового адміністрування, біржового, страхового, банківського й фінансової справи;
- теорію й практику роботи з персоналом;
- форми й методи ведення рекламних кампаній;
- порядок розробки бізнес-планів і комерційних умов угод, договорів, контрактів; основи соціології, психології й мотивації праці;
- етику ділового спілкування; основи технології виробництва; структуру керування підприємством, установою, організацією, перспективи інноваційної й інвестиційної діяльності;
- методи оцінки ділових якостей працівників; основи діловодства;
- методи обробки інформації з використанням сучасних технічних засобів комунікацій і зв'язку, обчислювальної техніки;
- основи законодавства про працю;
- передовий вітчизняний і закордонний досвід в області менеджменту; правила й норми охорони праці.
1.6. У період тимчасової відсутності Менеджера його обов'язки покладають на “Ф.И.О., посада”
2. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ
2.1. Менеджер:
- здійснює керування підприємницькою або комерційною діяльністю організації, спрямованої на задоволення потреб споживачів й одержання прибутку за рахунок стабільного функціонування, підтримки ділової репутації й відповідно до наданих повноважень і виділених ресурсів;
- виходячи зі стратегічних цілей діяльності організації, планує підприємницьку або комерційну діяльність;
- здійснює контроль за розробкою й реалізацією бізнес-планів і комерційних умов, що містять угод, договорів і контрактів, оцінює ступінь можливого ризику;
- аналізує й вирішує організаційно-технічні, економічні, кадрові й соціально-психологічні проблеми з метою стимулювання виробництва й збільшення обсягу збуту продукції, підвищення якості й конкурентноздатності товарів і послуг, ощадливого й ефективного використання матеріальних, фінансових і трудових ресурсів;
- здійснює підбір і розміщення кадрів, мотивацію їхнього професійного розвитку, оцінку й стимулювання якості праці;
- організує зв'язки з діловими партнерами, систему збору необхідної інформації для розширення зовнішніх зв'язків й обміну досвідом;
- здійснює аналіз попиту на вироблену продукцію або послуги, прогноз і мотивацію збуту за допомогою вивчення й оцінки потреб покупців;
- бере участь у розробці інноваційної й інвестиційної діяльності, рекламної стратегії, пов'язаної з подальшим розвитком підприємницької або комерційної діяльності;
- забезпечує ріст прибутковості, конкурентноздатності і якості товарів і послуг, підвищення ефективності праці;
- здійснює координацію діяльності в рамках певного напрямку (ділянки), аналіз її ефективності, ухвалює рішення щодо найбільш раціонального використання виділених ресурсів;
- залучає до рішення завдань консультантів й експертів по різних питаннях (правовим, технічним, фінансовим й ін.).
3. ПРАВА
Менеджер має право:
3.1. Давати підлеглим йому співробітникам і службам (підрозділам) доручення, завдання по колу питань, що входять у його функціональні обов'язки.
3.2. Контролювати виконання планових завдань і роботу, своєчасне виконання окремих доручень і завдань підлеглими йому службами (підрозділами).
3.3. Запитувати й одержувати необхідні матеріали й документи, що ставляться до питань діяльності Менеджера, підлеглих йому служб (підрозділів).
3.4. Вступати у взаємини з підрозділами сторонніх установ й організацій для рішення оперативних питань виробничої діяльності, що входить у компетенцію Менеджера.
3.5. Представляти інтереси організації в сторонніх організаціях з питань, пов'язаним з його професійною діяльністю.
4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Менеджер відповідає за:
4.1. Незабезпечення виконання своїх функціональних обов'язків, а також роботу підлеглих йому служб (підрозділів) організації з питань, що входять в обов'язку відділу.
4.2. Недостовірну інформацію про стан виконання планів робіт відділом, підлеглих служб (підрозділів).
4.3. Невиконання наказів, розпоряджень і доручень Генерального директора організації.
4.4. Неприйняття мер по припиненню виявлених порушень правил техніки безпеки, протипожежних й інших правил, що створюють погрозу діяльності організації і її працівників.
4.5. Незабезпечення дотримання трудової й виконавської дисципліни працівниками підлеглих служб (підрозділів) організації.
5. УМОВИ РОБОТИ
5.1. Режим роботи Менеджера визначається відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку, установленими в організації.
5.2. У зв'язку з виробничою необхідністю Менеджер може виїжджати в службові відрядження (у т.ч. місцевого значення).
5.3. Для рішення оперативних питань по забезпеченню виробничої діяльності Менеджерові може виділятися службовий автотранспорт.

З інструкцією ознайомлений ___


Список літературних джерел:
Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: "Юнити",1994
Мескон М.Х. Альберт М. Хэдоури Ф. Основы менеджмента. -М.: "Дело", 1992.
Веснин В.Р. Менеджмент для всех. - М.: "Знание", 1994.

Посадові інструкції Керівгиків, фахівців/ .

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать