Організація роботи виставки, ярмарки

Історія проведення ярмарків нараховує не одне сторіччя. Вони з'явилися в середньовічний Європі як центри привозу значних партій призначених для продажу товарів. Згодом відбулося їхнє перетворення в торги, що періодично проводилися у встановленому місці, ярмарки зразків і ярмарки-виставки.
Широке поширення одержали ярмарки й у Росії. Найбільше відомими з них були Нижегородська і Ірбитська.
У уральському місті Ірбит із першої половини 17 сторіччя щорічно проводився ярмарок, що рахувався центром торгівлі Європейської частини Росії і Сибіру. Особо широко на ній були подані тканини, шкіри, хутровина, чай.
Нижегородський ярмарок (перша по товарообігу в Російській імперії) діяв щорічно в липні-серпні з 1817 року. Участь у ній приймали не тільки росіяни, але і східні і західноєвропейські купці, що продавали тканини, фарби, метали й інші товари.Усього ж у Росії в середині 19 сторіччя в середньому проводилося 6,5 тис., наприкінці сторіччя - майже 17 тис., а на початку 20 ст.- 18,5 тис. ярмарків щорічно.
У останні роки в Україні ярмарки набули форми самостійних ринкових заходів, доступних для всіх товаровиробників-продавців і покупців, що організуються у встановленому місці і на встановлений термін із метою висновку договорів закупівлі-продажу і формування регіональних, міжрегіональних і міждержавних господарських зв'язків. Як приклад можна привести Міжнародний книжковий ярмарок, оптовий ярмарок товарів і устаткування текстильної і легкої промисловості та ін. У багатьох містах України регулярно проводяться ярмарки різноманітних видів товарів, сировини й устаткування для їхнього виробництва.
Мета цієї роботи детально розглянути поняття виставка/ярмарка та складові організації цих заходів.


Участь у виставках в ярмарках
Організаторами оптових ярмарків можуть виступати підприємства й організації будь-яких форм власності.
Учасниками ярмарків можуть бути як російські, так і закордонні підприємства і фірми. Як правило, вони подають зроблену ними продукцію, а також інформацію про перспективні товари, що є випускатися в найближчому майбутньому. Участь у ярмарках допомагає товаровиробникам краще вивчити сформовану на ринку ситуацію, скорегувати плани випуску товарів, знайти покупців.
Відвідувачами оптових ярмарків у першу чергу є представники торгових підприємств і організацій. Тут їм дається можливість познайомитися з невідомими раніше виробниками товарів і зразками запропонованої ними продукції, взяти участь у проведених під час ярмарків семінарах, конференціях, конкурсах і т.п. Крім того, комерційні робітники мають можливість провести переговори з питань закупівель товарів із потенційними партнерами, укласти договори і контракти, підписати протоколи про наміри. Контакти з уже знайомими постачальниками дозволяють одержати документацію на перспективні товари, сприяють відновленню асортименту що закуповуються в них товарів.
Таким чином, регулярна участь представників торгових підприємств і організацій у роботі оптових ярмарків дозволяє підвищити ефективність закупівельної роботи. Насамперед це пов'язано з розширенням кола постачальників і можливістю встановлення з ними довгострокових господарських зв'язків. Розвиток таких відношень сприятливо позначається на розширенні асортименту і підвищенні якості що закуповуються товарів.
Поряд із ярмарками проходять також торгово-промислові виставки-ярмарки, виставки, виставки-салони. Всі ці заходи можуть бути універсальними або спеціалізованими, а в залежності від масштабу діяльності - міжнародними, національними або регіональними. Різноманітної може бути і періодичність їхній проведення (щорічні, сезонні і т.д.).
Різноманіття заходів, пов'язаних із пропозицією товарів, жадає від комерційних робітників постійного вивчення .періодичних видань, що спеціалізуються на виставочній-ярмарковій тематиці (газет, часописів, каталогів і т.д.). Це дозволить їм правильно вибрати ті ярмарки і виставки, провідини яких принесе найбільшу користь.
Основні типи ярмарків і виставок
В процесі становлення ярмарків виділяються такі основні етапи. Спочатку стихійні торжища були ярмарками сільгоспродуктів і продукції ремісників. Останні надалі частіше усього спеціалізувалися на товарах індивідуального споживання або на засобах виробництва. Спочатку ярмарки були тільки товарними (що зроблено, те і привезено на ярмарок і продане на ній). Згодом вони стають ярмарками зразків, на яких полягають оптові контракти. Сучасний етап еволюції ярмарків характеризується перетворенням ярмарку зразків у ярмарок ідей. Поряд із товарами, тут уже реалізуються новітні технології, "ноу-хау". Таким чином, ярмарки стають місцем демонстрації останніх досягнень науково-технічного прогресу, що було вихідною прерогативою виставок.
Виставки ж, що споконвічно подавали собою показ досягнень людини в тієї або іншій сфері його діяльності, поступово коммерціалізуються. У процесі своєї еволюції вони перетворюються в заходи, у ході який передбачається встановлювати ділові контакти й укладати торгові угоди.
В даний час терміни "виставка" і "ярмарок" набутли настільки близьке значення, що використовуються часто як слова-синоніми. Схожі риси, придбані ними в ході еволюції, дозволяють говорити про своєрідну конвергенцію. З позиції організації та участі фірм в ярмарку мало чим відрізняється від організації та участі у виставці. Тому в роботі розглядаються ці процеси в рамках єдиного синтетичного засобу маркетингових комунікацій.
У той же час необхідно відзначити розходження, що залишаються, в основному організаційні, що відбито в таких визначеннях. Так, Міжнародне бюро виставок визначає виставку як "показ, основна ціль якого складається в просвітництві публіки шляхом демонстрації засобів, наявних у розпорядженні людства, для задоволення потреб в одній або декількох областях його діяльності або майбутніх його перспектив" .
Відповідно до іншого визначення, "Торгово-промислова виставка - це короткочасне, періодично і звичайно в тому самому місці проведений захід, у рамках якого значне число підприємств (експоненти) за допомогою зразків (експонатів) дають представницьку картину пропозиції товарів/послуг однієї або декількох галузей і ринуться інформувати кінцевих споживачів (або ж і проміжних) про свою фірму і її продукцію з кінцевою ціллю сприяння продажам".
Ярмарок визначається Спілкою міжнародних ярмарків як міжнародна економічна виставка зразків, що відповідно до звичаїв тієї країни, на території якої вона проводиться, являє собою значний ринок товарів, діє у встановлені терміни протягом обмеженого періоду часу в тому самому місці і на який експонентам вирішується подавати зразки своєї продукції для висновку торгових угод у національному і міжнародному масштабах [54, с. 252]. Ще одне визначення: "Торговий ярмарок - короткострокове, періодично і , в основному, у тому самому місці проведений захід, у рамках якого велика кількість підприємств (експоненти) за допомогою зразків (експонатів) подають об'єктивний масштаб товарів/послуг однієї або декількох галузей, із тим щоб відвідувач-комерсант одержав ясне уявлення про їхні підприємницькі можливості, тоді як експонент за допомогою товарів, що експонуються ринеться розповсюджити інформацію про свою фірму і її продукцію й укласти прямі торгові угоди".
Відповідно до класифікації ярмарків, запропонованої Міжнародним бюро ярмарків, у залежності від їхньої спеціалізації виділяють 10 типів ярмарків:
1. Сільське і лісове господарство, а також устаткування, що відноситься до цих областей;
2. Продовольчі товари, підприємства харчування, готелі і відповідне устаткування;
3. Текстиль, одяг, взуття, шкіряне виробництво і відповідне устаткування;
4. Суспільні роботи (цивільне будівництво, опоряджувальні робота) і відповідне устаткування;
5. Житло, побут і відповідне устаткування;
6. Охорона здоров'я, гігієна, техніка безпеки, охорона навколишнього середовища і відповідне устаткування;
7. Транспорт і транспортне устаткування;
8. Інформатика, засоби зв'язку, оргтехніка, книжкова справа і відповідне устаткування;
9. Спорт, відпочинок, дозвілля;
10. Торгівля і побутові послуги і відповідне устаткування.
Класифікація виставок у залежності від спеціалізації, організаційних особливостей і рівня, на якому приймається рішення про їхнє проведення, передбачає виділення таких основних їхніх типів:
1. Міжнародні галузеві виставки, тематика яких охоплює цілу галузь науки і техніки ("Хімія", "Лісопереробка", "Сільгосптехніка" і т.п.); р
2. Міжнародні спеціалізовані виставки (салони), тематика яких охоплює окремі : напрямки, підгалузі науки і техніки ("Зварювання", "Устаткування підприємств харчування", авіасалони в Бурже, Фарборо і т.п.);
3. Міжнародні виставки, проведені в рамках конгресів, конференцій, симпозіумів (наприклад, при міжнародному конгресі геологів - "Геологія"; у рамках симпозіуму кардіологів - "Кардіологія" і т.п.);
4. Національні виставки, що організуються відповідно до міжурядових угод по науково-технічному і культурному співробітництву;
5. Дні (тижні, декади) науки і техніки конкретної країни;
6. Ювілейні виставки, приурочені до річниць установлення міждержавних відношень, ювілею фірми або її діяльності на визначеному ринку і т.п.;
7. Виставки-симпозіуми, у ході який організатори забезпечують читання курсу лекцій, наукових соспілкувань, що супроводжуються демонстрацією експонатів по аналізованій проблемі;
8. Виставки каталогів окремих фірм або групи фірм. Вони потребують менше витрат і можуть бути пересувними;
9. Виставки, проведені за пропозицією окремих фірм із метою збільшення збуту на конкретному ринку.
Якщо розглядати сукупність виставок/ярмарок із погляду їхньої спеціалізації, то виділяються наступні типи:*
універсальні;*
багатогалузеві;*
галузеві;*
виставки споживчих товарів.
Тип виставки багато в чому визначає основний контингент її відвідувачів, характер аудиторії. Це повинно обов'язково враховуватися фірмою-учасницею виставки з позицій організації, її комунікативної політики і діяльності в цілому. Для того щоб зробити участь у виставці (ярмарку) більш ефективним засобом, необхідно вивчити структуру й основні етапи організації типової, достатньо значної виставки.
Процес організації виставки
Процес організації виставки являє собою складний комплекс організаційних, договірних, у деяких випадках - дипломатичних заходів. Іноді організація значної міжнародної виставки займає більш одного року. Характерною рисою сучасного етапу розвитку вітчизняної виставочної справи є різко виражена тенденція комерціалізації виставок. У переважній більшості випадків їхні організатори ставлять своєю основною ціллю одержання прибутку від проведення виставочних заходів. Різко зросла кількість виставок. Склався достатньо насичений національний ринок виставочних послуг. Зросла кількість фірм, що спеціалізуються на послугах даного роду, і загострена конкуренція між ними сприяють росту рівня професіоналізму. Проте, на жаль, ще нерідки випадки відвертих помилок, прорахунків і недоробок у процесі організації і проведення виставочних заходів. Нижче подана схема організації значної міжнародної виставки.
Малюнок 1
Її підготування і проведення включає такі основні етапи:
1. Ухвалення рішення про проведення виставки. У залежності від характеру виставки, задач, які ставляться перед нею і особливостей експонентів, рішення про її проведення може прийматися на державному рівні, на рівні конкретного міністерства й; (відомства), органа місцевого самоврядування або вищого управлінського органа значної фірми. При організації комерційної виставки важливим чинником ухвалення рішення про проведення є маркетингова проробка попиту на виставочні послуги з боку потенційних експонентів і кон'юнктури ринку виставочних послуг у цілому.
2. Офіційне оголошення про проведення виставки з : указівкою цілей, основної тематики, термінів пропонування заявок і роботи виставки і т.д.
3. Формування структури керування підготуванням і проведенням виставки.
4. Прийом заявок на участь у виставці. На значних виставках він закінчується в деяких випадках за півроку до початку роботи виставки.
5. Комплекс підготовчих організаційно-технічних заходів. Основними з них є такі міри:
5.1. Розподіляються виставочні площі між учасниками;
5.2. Фірмам-учасницям направляються копіювання з планів виставочних помешкань із чітким нанесенням плану стенда експонента;
5.3. Провадяться розрахунки за що виділяються площі і матеріальні ресурси, обмовляються розміри авансових платежів;
5.4. Розробляються транспортні інструкції (визначаються станції призначення з указівкою їхніх кодів для різноманітних типів вантажів і т.п.).
6. Монтаж експозиції. На значних міжнародних виставках він повинний закінчуватися за 24 часу до відкриття виставки.
7. Урочисте відкриття виставки й офіційний огляд. На відкритті міжнародних галузевих виставок повинен бути присутнім заступник глави уряду або міністр відповідної галузі, запрошуються посли країн-учасниць виставки.
8. Відкриття виставки для відвідувачів. Звичайно -це наступний день після офіційного відкриття. Багато виставок першу половину дня відкриті для спеціалістів і представників ділових кіл, а другу - для широкої публіки.
9. Забезпечення робочої програми виставки.
10. Офіційне закриття виставки.
11. Демонтаж виставочної експозиції. Розподіл, або продаж, або безоплатна передача експонатів і устаткування, або їхнє обернене транспортування.
12. Підведення оргкомітетом результатів виставки з погляду досягнення поставлених цілей (кількості відвідувачів, об’єма укладених контрактів і т.п.). У процесі участі фірми у виставці вона взаємодіє з різноманітними керівними і робітниками виставочними структурами. Вміла організація цієї взаємодії багато в чому визначає успіх участі фірми у виставці.
Структура керування виставкою подана на схемі (мал. 1). Основні керівні органи виставки (організаційний комітет і науково-технічний центр) формуються, як правило, одночасно з рішенням про проведення виставки.
Головними задачами оргкомітету є такі:*
утвердження тематичного змісту виставки;*
утвердження списку організацій і фірм, що беруть участь у виставці;*
розгляд і утвердження тематичного і тематико-експозиційного плану виставки;*
розробка, утвердження і контроль за виконанням плану підготування і проведення виставки;*
утвердження регламенту роботи виставки, процедури офіційних відкриття і закриття, організації перегляду, проведення на виставці днів фірм (країн)-учасниць і т.п.;*
підведення результатів виставки.
Основні функції науково-технічного центру (НТЦ) виставки містять у собі:
- участь у розробці тематичного плану виставки і доборі її учасників;
- збір і вивчення інформації про учасників виставки;
- аналіз останніх досягнень НТП по тематиці виставки, забезпечення її високого науково-технічного рівня;
- консультування фірм-учасниць по доборі експонатів для демонстрації на виставці;
- проведення наукових заходів (конференцій, ( семінарів, "круглих столів"), що організуються в рамках виставки.
Комерційний центр виставки покликаний координувати підприємницьку діяльність на виставці фірм-учасниць. Для цього він виконує такі функції:
- забезпечення умов для проведення комерційних переговорів;
- збір інформації про укладені угоди;
- проведення роботи з притягнення місцевих ділових кіл до відвідання виставки й участі в її роботі;
- керівництво рекламним відділом.
Рекламний відділ забезпечує весь комплекс комунікацій виставки. Для цього відділ - після ухвалення рішення про проведення виставки разом з оргкомітетом і НТЦ організує серію публікацій про виставку в засобах масової інформації;
- розробляє і видає рекламні виставочні буклети, листівки і плакати, організує їх розсилка і розклеювання;
- розробляє і керує виготовленням засобів зовнішньої реклами виставки;
- у період проведення виставки організує передачу по внутрішньовиставковій радіомережі, забезпечує освітлення ходу виставки в засобах масової інформації;
- по окремих заявках фірм-експонентів проводить на виставці рекламні заходи, розсилає рекламні матеріали фірм потенційним замовникам і посередникам.
Значний інтерес, із погляду рішення комунікативних задач, для фірми-учасниці виставки подає діяльність прес-центру виставки. У його основні функції входить таке:*
підготування і проведення прес-конференції з нагоди відкриття виставки;*
проведення акредитації кореспондентів і запрошення їх на прес-конференції;*
підготування прес-релізів і інших інформаційних матеріалів для журналістів;*
надання помочі акредитованим на виставці журналістам у зборі матеріалів, організації проведення репортажів і інтерв'ю з учасниками виставки;*
надання помочі іноземним учасникам виставки в проведенні прес-конференцій із нагоди днів країни на виставці й ін.
Висновок
В роботі були розглянуті питання, які висвітлюють як самі поняття “виставка”, “ярмарка” так і організацію їх діяльності.
Виставка являє собою показ, основна ціль якого складається в просвітництві публіки шляхом демонстрації засобів, наявних у розпорядженні людства, для задоволення потреб в одній або декількох областях його діяльності або майбутніх його перспектив. Ярмарок - міжнародна економічна виставка зразків, що відповідно до звичаїв тієї країни, на чиїй території вона проводиться, являє собою значний ринок товарів, діє у встановлені терміни протягом обмеженого періоду часу в тому самому місці і на якій експонентам дозволяється подавати зразки своєї продукції для здійснення торгових угод у національному і міжнародному масштабах. У процесі еволюції згладжуються розходження в значенні виставок і ярмарків у формуванні маркетингових комунікацій. Це дозволяє розглядати їх як єдиний синтетичний засіб.
Участь організації в роботі виставки/ярмарки повинно обумовлюватись необхідністю вирішення конкретних завдань.
Використана література:
Е.Ромат Реклама. – К.: 1999р.
Зав’ялов П.С. Формула успіху: маркетинг. – М.: 1988р.
Критсотакіс Я.Г. Торгові виставки та ярмарки. – М.: 1997р.
Олвуд Д. Виставки: планування і дизайн. – Н.: 1991р.
Дейян А. Стимулювання сбуту і реклама на місці продажу. – М.: 1994р.
О.В. Памбухчиянц Організація і технологія комерційної діяльності. – М.: 2001р.
Бове К.Л. Сучасна реклама. – Т.: 1995р.
Дуже смішні ціни//Комсомольська правда. – 1993. – 2 липня
Крилов І.В. Теорія і практика реклами в Росії. – М.: 1996р.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать