Загальні принципи організації процесу управлінського обліку в умовах функціонування АІС

Тема даної роботи – „Загальні принципи організації процесу управлінського обліку в умовах функціонування АІС”.
Мета написання даної роботи полягає в дослідженні питань щодо принципів побудови автоматизованої інформаційної системи управлінського обліку.
Актуальність обраної теми полягає в тому, що ефективне управління, ефективна організація управлінського обліку не мислиме в даний час без автоматизації процесів вирішення великої кількості задач і впровадження технічних засобів, програмного забезпечення й інформаційних технологій, але при вирішенні задач автоматизації управлінського обліку слід дотримуватися певних принципів, характеристику яких автор зробив спробу привести в даній роботі.
В роботі розкриті наступні питання:
сутність автоматизації управлінського обліку;
принципи впровадження автоматизованих систем управлінського обліку;
загальні принципи організації процесу управлінського обліку в умовах функціонування АІС;
тощо.
При написанні роботи автором були використані статті вітчизняних і зарубіжних фахівців з управлінського обліку, інформаційних технологій, інформаційного менеджменту тощо.


1. Загальні принципи організації процесу управлінського обліку в умовах функціонування АІС
В даний час, питання автоматизації управлінського обліку стає усе більш популярними серед вітчизняних керівників. Ми ж вважаємо їх ключовими для виходу на рівень нового, регулярного й ефективного ведення бізнесу. Ми навмисно поєднуємо поняття управлінського обліку і бюджетування, тому що упевнені, що тільки рішення "у зв'язуванні" задачі чистого обліку і планування може дозволити домогтися позитивного результату. Цей висновок базується на класичному представленні управлінського циклу і можливостях автоматизації (Рис.1).
Рис.1. Управлінський цикл[8]
Традиційно, спочатку задайте собі питання — для чого Ви збираєтеся автоматизувати систему управління? Усі відповіді на це питання можна розділити на три типи:
Великий обсяг різноманітних операцій. Без автоматизованої системи витрати на обробку такої кількості інформації неймовірно великі, а терміни обробки даних не задовольняють менеджерів. Практично неможливо одержати необхідну інформацію потрібної якості в потрібному обсязі, а головне в необхідний термін для ухвалення управлінського рішення.
Хочу знати, скільки реально заробляє і витрачає підприємство. Хочу бачити, які області найбільш витратні і куди ідуть засоби компанії. При цьому ставиться задача автоматизації окремих, найбільш важливих функцій.
Ну, так зараз роблять багато хто, мені порекомендували друзі, чув, що є в конкурентів або порадили аудитори.
На практиці, кожний з варіантів відповіді можна віднести до одного з цих типів. Відповіді розрізняються за ступенем готовності підприємств до вирішення задач і вимагають принципово різних підходів до підбора програмних засобів. В залежності від відповіді, яку Ви чесно собі дасте, буде залежати план впровадження і функціональні вимоги до ПЗ.
Якщо Ваша відповідь близька за змістом до третього варіанта, Вам потрібна система первісної "проби пера". Відповідно, і план впровадження повинний бути спрямований на вирішення саме цієї задачі. Найчастіше такі системи стають інструментом для одного — двох співробітників компанії, які самі знаходять і вводять фактичні дані, складають плани (частина функціональних або операційних бюджетів), проводять аналіз даних. Якщо систему купили для керівника, то, швидше за все, через 1-3 місяця "забав" він закине це ПЗ, тому що практичної користі в керуванні компанією від нього буде вкрай мало. Якщо програмне забезпечення купили для підлеглих, вплив результатів їхньої роботи з такими системами на прийняття рішення буде ще менше, ніж у першому прикладі. У будь-якому випадку, прямий вплив на ефективність роботи підприємства буде мінімальним. Єдине, що може бути корисним — це одержання базового представлення про автоматизовані системи керівником і співробітниками і прийняття вже усвідомленого рішення про необхідність впровадження комплексної інформаційної системи на підприємстві. Розумно, щоб підсумкова вартість такого рішення-іграшки відповідала результату використання.
При другому варіанті відповіді, керівник ставить перед системою конкретну задачу. Наприклад, необхідно знати, скільки в даний момент товару на складі, яка сума дебіторської заборгованості, скільки вироблено продукції або скільки витрачено засобів. Саме цікаве в таких ситуаціях, що приблизно в половині випадків програма, що розглядається як вирішення цих задач, такою не є. Часто рішення лежить поза можливостями внедренців і ПЗ, а залежить від внутрішніх показників: рівня кваліфікації персоналу, наявності регламентів функціонування системи управління, достатності фінансових і матеріальних ресурсів, нарешті, рівня підготовки і виконання рішень.
Як ви розумієте, у такому випадку можливі два варіанти розвитку подій: або від використання придбаного ПЗ відмовляються (воно не вирішує поставлених задач), або поступово роль і функції ПЗ трансформуються і воно займає якесь локальне місце в системі управління, теж малозначиме. Якщо ж на практиці програма допомагає вирішити поставлені задачі, то вона успішно вписується в загальну інформаційну інфраструктуру підприємства і займає в ній місце адекватне значимості розв'язуваних задач. Відповідно, щоб заздалегідь прорахувати ефективність програмного продукту, що купується, потрібно уважно оцінити ступінь відповідності функціонала ПЗ задачам, що стоять, і розробити план впровадження, спрямований на формалізацію й автоматизацію цих задач.
Природно, що й у цьому випадку вартість рішення повинна бути порівнянна з результатами від вирішення поставлених задач. Умовно говорячи, якщо в результаті впровадження системи управління товарними запасами, "стоки" знизяться на 10% і, відповідно, скоротяться витрати на обслуговування кредитів під оборотні кошти, то можна визначити і припустиму вартість вирішення цієї задачі. До речі, відразу ж виникає питання про окупність впровадженої автоматизованої системи. Виходячи з досвіду роботи вітчизняних компаній і швидкості розвитку інформаційних технологій, норма окупності таких систем повинна бути 3-9 місяців.[8]
Щоб вирішувати поточні і майбутні задачі
Залишається самий серйозний випадок, що вимагає рішення для автоматизації всієї системи управлінського обліку і бюджетування. Тоді і план впровадження, і функціонал системи повинні дозволити вирішити всі задачі, що постали, і, що більш важливо, задачі, що можуть виникнути протягом експлуатації впровадження ПЗ. Такі системи вибираються не тільки і не стільки для рішення конкретних задач, скільки для повноцінної інформаційної підтримки всього управлінського циклу і побудови ефективної системи управління підприємством, як конкурентної переваги.
Окупність таких систем звичайно відбувається за 9-27 місяців експлуатації при грамотному впровадженні і сумлінній експлуатації.[8]
Рис. 1. Позиціонування системи в залежності від існуючих задач і можливостей ПЗ
Як вибрати потрібне ПЗ?
Розумно припустити, що для навчання й одержання першого досвіду оптимальні прості, базові версії ПЗ, що мають вже готове настроювання для ведення управлінського обліку в частині господарських операцій, і мають можливість конфігурування, зміни хоча б частини наявних настроювань. Це необхідно для первісного запуску і придбання навичок роботи з автоматизованою системою, а також розвитку навичок і одержання першого досвіду настроювання ПЗ для вирішення конкретних задач. Добре, якщо для обраного програмного продукту буде існувати більш складна версія, призначена вже для вирішення реальних задач. У майбутньому, після освоєння базового функціонала, можна буде удосконалити свою програму, тобто зробити "upgrade".
Для систем середнього класу (за ступенем комплексності вирішення задач) найважливішим є їхня підготовленість до вирішення поставлених задач. З урахуванням того, що ПЗ повинно боротись саме з проблемами і причинами їхнього виникнення, функціональність програми повинна припускати ускладнення і збільшення кількості розв'язуваних задач у межах визначеної зональної області. Наприклад, якщо зараз стоїть задача ведення бюджету виплат, то в майбутньому треба припускати ведення бюджету руху грошових коштів і управління платоспроможністю в цілому.
Системи для вирішення комплексу задач з інформаційної підтримки циклу управління, повинні бути на 20-50% багатші за функціоналом, ніж потрібно в момент впровадження, надійні як в експлуатації, так і з погляду постачальника і внедренця. Такі системи повинні дозволяти вести весь список господарських операцій у компанії, включаючи внутріхолдингові, складати всю систему бюджетів і показників (індикаторів) фінансово-господарської діяльності. Гнучкість таких систем повинна бути максимальна, тому що для вітчизняних холдингів характерно часте виникнення нових напрямків діяльності і зміни правил управлінського обліку з тенденцією до їх ускладнення. Тут дуже важлива властивість — це ведення всього спектра господарських операцій з одержанням форм бюджетів, що набудовуються, включаючи бюджет по балансу. Повну й актуальну інформацію з поточного стану підприємства може представити тільки Баланс. Причому даний звіт повинний бути побудований на підставі управлінської інформації.
Відповідно, система без складання всіх управлінських форм звітності з виходом на управлінський баланс, не може, за визначенням, вважатися оптимальною для комплексної автоматизації управлінського обліку.
Давайте представимо типовий стан інформаційних систем у вітчизняних компаніях. Найбільш відпрацьована і проста ділянка корпоративної інформаційної системи (КІС) вітчизняної фірми — бухгалтерія, проблема автоматизації якої вирішена вже декілька років тому. Найбільш популярне програмне забезпечення для цієї задачі — "1С:Бухгалтерія". З автоматизацією задач оперативного контуру управління справи йдуть гірше. Ще не усі фірми вирішили цю проблему (особливо промислові підприємства, у частині виробничого обліку), і використовувані програми тут більш різноманітні. На додаток до системи "1С" зустрічаються і спеціалізовані рішення (у страхуванні, інвестиціях, дистрибуції т.п.), часто розроблені індивідуально під специфіку операційної діяльності компанії.
Для того щоб ефективно керувати підприємством, необхідно в будь-який момент часу мати доступ до інформації про поточний стан компанії. Бухгалтерський облік не може надати керівнику таких даних. Саме тому зараз гостро встає проблема автоматизації управлінського обліку. Переважна більшість вітчизняних підприємств дотепер вирішують задачі управлінського обліку, складання зведеної й аналітичної звітності, у MS Excel, при цьому зіштовхуючись з багаторазовим введенням даних і природними труднощами у консолідації інформації зі складних управлінських правил. Основною причиною цьому є висока мінливість вимог компаній до управлінської звітності. Розробивши (або купивши) один раз програму для автоматизації управлінського обліку, компанія вже не може істотно змінювати принципи обліку, тому що вона прив'язана до програмного забезпечення. Для внесення змін у програмі необхідно прибігати до дорогих послуг розроблювача або купувати нову програму. От і змушені економісти і фінансові працівники користуватися "простирадлами" MS Excel , додаючи в них все нові і нові терміни і стовпці в звітах. [9]
Кожен керівник має право на оперативну і достовірну інформацію. Безсумнівно, ряд управлінських звітів можна реалізувати безпосередньо в програмі оперативного контуру. Правда, із двома застереженнями:
Якщо мова йде про групу компаній з відокремленими офісами, то у випадку використання різнорідного ПЗ проблема одержання консолідованої управлінської звітності залишиться;
У будь-якому випадку, не удасться одержати повну систему управлінських звітів, оскільки практично ніколи в програму оперативного контуру не вводиться 100% усіх господарських операцій компаній. Це означає, що всю систему бюджетів (мається на увазі класична схема складання бюджетів, або майстер-бюджет), включаючи управлінський баланс, скласти на даних оперативного контуру не удасться. Як правило, дані по зарплаті, податкам, банківським кредитам, основним засобам в оперативному контурі відсутні. А інформацію про стан і рух товарних запасів, коштів, комерційної заборгованості, прямих доходів і витрат компанії одержати можна.
Так що з оперативного контуру для управлінської звітності можна витягти тільки звіт про стан поточних активів і пасивів підприємства, іноді ще називаний комерційним балансом фірми. Потім ці дані переводяться в Ехсеl, доповнюються відсутньою інформацією, і виходить звіт на стіл керівнику, що складається з "суміші" експертних оцінок і фактів, частина даних у якому зібрана з ПЗ оперативного контуру, інша частина — з бухгалтерії, а третя — із вручну врахованих даних. Неважко догадатися, що термін підготовки подібного звіту може розтягтися в часі і, до моменту одержання звіту керівником, інформація може втратити актуальність, не говорячи вже про те, що ризик втрат від прийняття управлінських рішень, заснованих на такій звітності досить великий.
Зі сказаного видно, що ПЗ оперативного контуру вирішує локальні задачі, але не є системою інформаційної підтримки управління, що повинна не тільки забезпечувати керівництво актуальною і достовірною інформацією про всі бізнес-процеси підприємства в конкретний момент часу, але і реалізовувати повний цикл від планування бізнесу до аналізу результатів діяльності підприємства і наступного коректування планів.
Як виглядає оптимальна система управлінського обліку
Яким же вимогам повинна відповідати система управлінського обліку, для того щоб бути ефективним інструментом для прийняття управлінських рішень?
Виділимо основні принципи побудови автоматизованих систем управлінського обліку і бюджетування:
Принцип багатоваріантності стандартів ведення управлінського обліку, планування, аналізу і контролю. В даний час на багатьох підприємствах незалежно від форми власності і масштабів діяльності проводиться активна робота з упорядочивання (стандартизації) бізнес-процесів у цілому. Це стосується і розробки стандарту управлінського обліку: виділення центрів фінансової відповідальності, структури бюджетів компанії, регламентів бюджетування, фінансово-економічного аналізу, облікової політики й ін.
Після появи такого стандарту виникає потреба ведення управлінського обліку в єдиній інформаційній базі. А якщо в статутний капітал уклали засоби іноземні інвестори, то виникає необхідність у наданні звітності, наприклад, у міжнародних або національних стандартах.
Принципи дотримання правил обліку. Управлінський облік не повинний залежати від бухгалтерського обліку, тому що вони виконують різні функції на підприємстві, тим більше що бухгалтерський облік є одним з інструментів управлінського. І все-таки ігнорувати основні положення і принципи бухгалтерського обліку не має сенсу. Навпроти, їхнє використання дозволяє побудувати логічну, коректно працюючу систему, перевірену часом.
Принцип однократного введення даних. Як відзначалося раніше, частина даних в управлінському обліку витягається з бухгалтерського контуру. Тому для забезпечення вірогідності інформації, мінімізації роботи з введення даних у систему дуже важливо, щоб в автоматизованій системі був функціонал для настроювання правил автоматичного перенесення даних з первинних документів і бухгалтерських операцій в управлінський контур.[9]
Принцип гнучкості настроювання системи. Основним результатом дотримання даного принципу в побудові системи є відповідність набудованої системи задачам підприємства, можливість "перенести" розроблений стандарт в інформаційну систему. Тому виникає потреба в універсальному і наочному механізмі настроювання, наприклад системи бюджетування і показників фінансового аналізу.
Принцип безпеки або поділу доступу до управлінської інформації. У побудові будь-якої автоматизованої системи повинний бути дотриманий принцип її безпеки, тим більше це важливо для системи управлінського обліку. Інформація повинна бути закрита від зовнішніх користувачів, тому що в цьому випадку вона є комерційною таємницею підприємства. Для внутрішніх користувачів система повинна забезпечувати доступ тільки до необхідної інформації в залежності від посади користувача і виконуваних функцій, тобто дозуватися. Її кількість повинна бути необхідною і достатньою.


Висновки
В результаті проведеного дослідження автором були зроблені наступні висновки:
Одним з найважливіших інструментів у побудові системи управлінського обліку є сучасні інформаційні технології, без яких у принципі неможливе вирішення цілого ряду облікових задач. Доступність комп'ютерів для більшості вітчизняних підприємств, їхні можливості з оперативної обробки великих масивів інформації, реальна віддача від використання комп'ютерних технологій значно розширюють сферу практичного застосування обчислювальної техніки.
Серед основних принципів організації процесу управлінського обліку в умовах функціонування АІС:
Принцип багатоваріантності стандартів ведення управлінського обліку, планування, аналізу і контролю.
Принципи дотримання правил обліку.
Принцип однократного введення даних, - дуже важливо, щоб в автоматизованій системі був функціонал для настроювання правил автоматичного перенесення даних з первинних документів і бухгалтерських операцій в управлінський контур.
Принцип гнучкості настроювання системи - виникає потреба в універсальному і наочному механізмі настроювання, наприклад системи бюджетування і показників фінансового аналізу.
Принцип безпеки або поділу доступу до управлінської інформації - інформація повинна бути закрита від зовнішніх користувачів, для внутрішніх користувачів система повинна забезпечувати доступ тільки до необхідної інформації в залежності від посади користувача і виконуваних функцій, тобто дозуватися. Її кількість повинна бути необхідною і достатньою.


Література
Горский Павел. Мифы и реальности использования научных методов принятия решений в бизнесе.//
Горский Павел. Уточнение понятия "система поддержки принятия решений".//
Григорьев Л. Ю. Современные технологии организации системы управленческого учета. Спб.: «БИГ-СПб», 2003
Ларичев О.И., Петровский А.В. Системы поддержки принятия решений. Современное состояние и перспективы их развития. //Итоги науки и техники. Сер.Техническая кибернетика. Т.21. М. ВИНИТИ, 1987.
Сергей Шурин. Системы поддержки принятия решений: состояние и перспективы развития. "Банковские Технологии", №3 2000
Сурков Е.А. Методологические аспекты процессов автоматизации управленческой деятельности (Управление в трех измерениях).// Enterprise partner, №24(41), 2001, стр.20-21
Сурков Е.А., Методологические аспекты процессов автоматизации управленческой деятельности (Управление в трех измерениях).// Enterprise partner, №24(41), 2001, стр.20-21
Федосеев Алексей, Рочкус Яна. Автоматизация управленческого учета и бюджетирования.// http://www.management.com.ua/ims/ims021.html
Федосеев Алексей, Рочкус Яна. Даешь автоматизацию управленческого учета!

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать