Відбір і сортування записів за допомогою запитів

Одним з семи стандартних об'єктів Microsoft Access є запит. Запити використовуються для перегляду, аналізу і зміни даних з однієї або декількох таблиць. Наприклад, можна використовувати запит для відображення даних з однієї або декількох таблиць і відсортувати їх в певному порядку, виконати обчислення над групою записів, здійснити вибірку з таблиці за певними умовами. Запити можуть служити джерелом даних для форм і звітів Microsoft Access. Сам запит не містить даних, але дозволяє вибирати дані з таблиць і виконувати над ними ряд операцій. У Microsoft Access існує декілька видів запитів: запити до сервера, що дозволяють здійснювати вибірку даних з сервера; запити на автопідстановку, що дозволяють автоматично заповнювати поля для нового запису; запити на вибірку, що здійснюють вибірку даних з таблиць; запити на зміну, що дозволяють модифікувати дані в таблицях (зокрема видаляти, оновлювати і додавати записи); запити на створення таблиці, що дозволяють створити нову таблицю даних однієї або декількох існуючих таблиць, а також інші типи запитів. У даному розділі основна увага приділяється запитам на вибірку, як одному з найчастіше вживаних типів запитів. Нижче розглядаються питання створення простих запитів за допомогою Майстра і за допомогою Конструктора запитів, особливості виконання запитів і його зміни, виведення результатів запиту на друк, передача результатів запитів в інші додатки, а також використання виразів в запитах. Опис складніших типів запитів приводиться в гл. 8.
Запит на вибірку містить умови відбору даних і повертає вибірку, відповідну вказаним умовам, без зміни даних, що повертаються. У Microsoft Access існує також поняття фільтру, який у свою чергу є набором умов, що дозволяють відбирати підмножину записів або сортувати їх. Основна схожість між запитами на вибірку і фільтрами полягає в тому, що в них проводиться витягування підмножини записів з базової таблиці або запиту. Для здійснення вибору фільтру або запиту необхідно розуміти, як передбачається використовувати відібрані записи. Фільтр зазвичай використовується при роботі в режимі форми або в режимі таблиці для перегляду або зміни підмножини записів. Запит можна використовувати:–
Для проглядання підмножини записів таблиці без попереднього відкриття цієї таблиці або форми.–
Для того, щоб об'єднати у вигляді однієї таблиці на екрані дані з декількох таблиць.–
Для проглядання окремих полів таблиці.–
Для виконання обчислень над значеннями полів.
Основні відмінності запитів і фільтрів полягають в наступному:–
Фільтри не дозволяють додати ще декілька таблиць, записи яких включаються в набір записів, що повертається.–
Фільтри не дозволяють вказати поля, які повинні відображатися в результуючому наборі записів.–
Фільтри не можуть бути виведені як окремий об'єкт у вікні бази даних.–
Запити можуть використовуватися тільки із закритою таблицею, запитом або формою.–
Фільтри не дозволяють обчислювати суми, середні значення, підраховувати кількість записів і знаходити інші підсумкові значення.
1. Створення запитів
1.1 Створення простого запиту за допомогою Майстра
Найпростіше створюється запит за допомогою Майстра запитів. Щоб створити простий запит за допомогою Майстра запитів, необхідно:
1. У вікні бази даних на панелі об'єктів вибрати ярлик Запити (Queries.)
2. Вибрати значок Створення запиту за допомогою майстра (Create query by using wizard) і двічі клацнути на нім лівою кнопкою миші або натиснути на кнопку Створити (New) у вікні бази даних, і в діалоговому вікні, Новий запит (New Query) вибрати Простий запит (Simple Query Wizard) і натиснути на кнопку ОК.
3. У вікні, Створення простих запитів (Simple Query Wizard) (рис.1) в полі із списком Таблиці і запити (Tables/Queries) вибрати таблицю або запит, які служитимуть джерелом даних для створюваного запиту.
Рис.1. Перше діалогове вікно Майстра простих запитів
4. За допомогою стрілок вправо і вліво перемістити із списку Доступні поля (Available Fields) в список Вибрані поля (Selected Fields) ті поля, які необхідні в конструйованому запиті. При цьому порядок полів в запиті відповідатиме порядку полів в списку Вибрані поля (Selected Fields).
5. Натиснути кнопку Далі (Next).
6. У наступному діалоговому вікні Майстра ввести ім'я створюваного запиту.
7. Вибрати спосіб відкриття запиту: Відкрити запит для перегляду даних (Open the query to view information) або Змінити макет запиту (Modify the query design.)
8. Натиснути на кнопку Готово (Finish).
Після закінчення роботи Майстра простих запитів залежно від вибору способу подальшої роботи із запитом відкриється або вікно запиту в режимі перегляду (рис.2), або вікно Конструктора запитів, в якому можна модифікувати запит. Як приклад побудови простого запиту за допомогою Майстра простих запитів розглядається створення запиту, що містить імена, прізвища, адреси і телефони співробітників фірми "Борей" (Northwind). Цей запит будується на основі таблиці "Співробітники" (Employees). На першому кроці Майстра простих запитів була вибрана початкова таблиця "Співробітники" (Employees) в поле із списком Таблиці і запити (Tables/Queries) і в список Вибрані поля (Selected Fields) були перенесені наступні поля: "Ім'я" (First Name), "Прізвище" (Last Name), "Адреса" (Address), "Домашній телефон" (Home Phone). На другому кроці Майстра простих запитів в поле назви запиту було введено ім'я Співробітники і вибраний спосіб подальшого відображення запиту – проглядання інформації.
1.2 Створення запиту за допомогою Конструктора
Існує інший спосіб створення запитів – за допомогою Конструктора запитів. Конструктор запитів дозволяє створювати нові і змінювати існуючі запити. Щоб створити новий запит за допомогою Конструктора запитів, необхідно:
1. У вікні бази даних на панелі об'єктів вибрати ярлик Запити (Queries.)
2. Вибрати значок Створення запиту в режимі Конструктора (Create query in Design view) або натиснути кнопку Створити (New) та у вікні Новий запит (New Query) вибрати Конструктор (Design view) і натиснути на кнопку ОК.
3. У вікні Додавання таблиці (Show Table) вибрати одну або декілька таблиць або запитів для побудови нового запиту і натиснути кнопку Додати (Add). Для зручності вибору таблиць і запитів у вікні існують наступні вкладки: Таблиці (Tables), на якій відображається список таблиць; Запити (Queries), на якій відображається список запитів; Таблиці і запити (Both), на якій відображається список таблиць і запитів разом.
4. Після додавання всіх необхідних таблиць нажинати кнопку Закрити (Close) у вікні Додавання таблиці (Show Table).
5. Щоб додати поле в запит, необхідно в таблиці-джерелі у верхній частині вікна Конструктора запитів вибрати потрібне поле. Для додавання в запит всіх полів таблиці необхідно виділити поле, позначене зірочкою (*).
6. Двічі натиснути лівою кнопкою миші на виділеному полі. При цьому в нижній частині вікна Конструктора запитів в бланку запиту з'явиться стовпець, відповідний вибраному полю. Можна також додати поле у бланк запиту і іншим способом. Для цього потрібно натиснути на ліву кнопку миші на виділеному полі таблиці і перетягнути його в потрібне місце бланка запиту в нижній частині вікна Конструктора запитів і відпустити кнопку. Останній спосіб дозволяє розмістити поле в будь-яке місце бланка запиту. Приклад відбору полий для формування запиту в режимі Конструктора запитів приведений на рис. 2.
Рис.2. Приклад відбору полів для нового запиту в режимі Конструктора
Розглянемо призначення рядків в бланку запиту вікна Конструктора запитів.
У верхній частині бланка запиту знаходиться вузька область виділення. При установці курсора миші на область виділення він приймає форму стрілки вниз чорного кольору. Щоб виділити один стовпець поля запиту, потрібно клацнути лівою кнопкою миші на області виділення над відповідним полем. Для виділення декількох стовпців полів запиту потрібно нажинати на ліву кнопку миші на області виділення, потім, утримуючи кнопку миші, перемістити покажчик, виділивши таким чином потрібні стовпці і відпустити кнопку миші. Після виділення потрібних стовпців їх можна копіювати, переміщати або видаляти.
Рядок Поле (Field) призначено для вводу імені поля запиту і позначення поля-джерела даних або обчислюваного виразу. Звичайно ім'я поля запиту співпадає з ім'ям поля таблиці джерела даних, але поля запиту можна перейменувати, щоб точніше описати їх вміст. Це особливо корисно при визначенні нового обчислюваного поля або при розрахунках суми, кількості записів або інших підсумкових значень за даними існуючого поля. Для таких полів Microsoft Access сам вибирає імена, наприклад вираз (Expri). Вказати ім'я поля запиту можна перед ім'ям поля таблиці або перед виразом, розділивши їх двокрапкою (:). Зміна імені поля в бланку запиту приводить до зміни заголовка стовпця при перегляді запиту в режимі таблиці. Крім того, якщо на основі запиту створити новий об'єкт, такий як нова форма або звіт, в новому об'єкті буде використано нове ім'я поля. Ім'я поля базової таблиці при цьому не змінюється. Це ім'я також не змінюється у формах і звітах, які були створені на основі запиту до зміни імені поля. Імена полів в запитах повинні відповідати угодам про імена Microsoft Access.
Наступний рядок бланка запиту Ім'я таблиці (Tables) призначена для завдання імені таблиці – джерела даних. У кожному стовпці бланка запиту в цьому рядку розташовується поле із списком, в якому вказуються імена таблиць, включених в запит. Із списку для кожного поля запиту можна вибрати таблицю – джерело даних. Для обчислюваних полів указувати базову таблицю не обов'язково.
У рядку Сортування (Sort) можна вказати порядок сортування в даному полі. Вибрати порядок сортування можна за допомогою поля із списком, в якому містяться наступні значення: за збільшенням (Ascending), за зменшенням (Descending) і відсутній (Not sorted). За умовчанням у всіх полях запиту встановлюється значення (відсутній) (Not sorted). При вказівці порядку сортування в декількох полях Microsoft Access сортує записи в першу чергу по крайньому лівому стовпцю, а потім по кожному наступному зліва направо.
Щоб провести обчислення над значеннями полів, необхідно:
1. Натиснути на кнопку Групові операції (Totals) на панелі інструментів Конструктор запитів (Query Design). При цьому в бланку запиту над рядком Сортування (Sort) з'явиться рядок Групова операція (Total).
2. У рядку Групова операція (Total) для кожного поля запиту можна вибрати з поля із списком тип групової операції: Sum, Avg, Сount, Min, Max, StDev, Var, First, Last, Вираз (Expression), Умова (Where) або угрупування (Group by). Ці дії виконуються над значеннями зі всіх записів в запиті або для однієї або декількох груп записів. У рядок Умова відбору (Criteria) додаються умови відбору, що визначають дані, що беруть участь в розрахунках (рис.3).
У наступному рядку Вивід на екран (Show) бланка запиту відображається прапорець, який указує на те, чи виводитиметься відповідне поле запиту на екран при прогляданні запиту в режимі таблиці або при побудові на основі запиту форми або звіту. Прапорець виводу на екран зручно використовувати при необхідності включення в запит полів, за якими проводиться відбір записів або обчислення, але дані яких в підсумковому запиті не потрібні. В цьому випадку досить зняти прапорець в стовпці відповідного поля.
Рис.3. Приклад вибору групової операції в бланку запиту
У рядку Умова відбору (Criteria) і в рядку або (Or) вказуються умови відбору записів. Такими умовами можуть бути логічні вирази. Наприклад, (>30), (='Іванов'), (=10) і т.п. При необхідності вказівки декількох умов відбору, наступна умова вказується в рядку або (Or).
Після формування бланка запиту його можна зберегти, натиснувши на кнопку Зберегти (Save) на панелі інструментів, а потім ввівши ім'я нового запиту і натиснувши кнопку ОК. Запит можна зберегти і закривши його.
Результати виконання запиту можна побачити, перейшовши в режим Режим таблиці (Datasheet View) за допомогою кнопки Вигляд (View) на панелі інструментів або натиснувши кнопку Запуск (Run) на панелі інструментів.
У режимі Конструктора можна також задавати властивості полів запиту, а також перемикатися не тільки в режим перегляду, але і в режим Вікно SQL (SQL View), що дозволяє створювати SQL запити.
1.3 Створення запиту з фільтру
Ще одним способом створення запиту є збереження фільтру у вигляді запиту. Фільтр використовується при перегляді таблиці для відбору потрібних записів. Якщо ви створили достатньо складний фільтр у вікні Фільтр (Filter by Form) і знаєте, що його доведеться використовувати і надалі, то його можна зберегти в базі даних у вигляді запиту. Для цього досить натиснути кнопку Зберегти як запит (Save As Query) на панелі інструментів при відкритому вікні Фільтр (Filter by Form).
1. Відкрийте в режимі таблиці будь-яку таблицю (наприклад, "Клієнти" (Customers)).
2. Натисніть кнопку Змінити фільтр (Filter by form) на панелі інструментів. З'явиться вікно, в якому можна задати фільтр.
3. Виберіть із списку в полі Посада значення "Менеджер з продажу".
4. Перевірте, як працює фільтр, натиснувши кнопку Застосування фільтру (Apply filter) на панелі інструментів. Переконавшись, що фільтр працює правильно, ви можете зберегти його для подальшого використання.
5. Натисніть кнопку Змінити фільтр (Filter by form) на панелі інструментів ще раз, щоб повернутися у вікно визначення фільтру.
6. Натисніть кнопку Зберегти як запит (Save As Query) на панелі інструментів або виконаєте команду Файл, Зберегти як запит (File, Save As Query). З'явиться діалогове вікно, в якому потрібно вказати ім'я запиту, наприклад: "Менеджери з продажу" і натиснути кнопку ОК.
Збережений фільтр може бути легко використаний надалі, причому двома способами:
1. Можна знову в таблиці "Клієнти" (Customers), застосувати збережений фільтр.
Для цього потрібно відкрити вікно визначення фільтру, натиснувши кнопку Змінити фільтр (Filter by form). Потім тиснути кнопку Завантажити із запиту (Load from Query) на панелі інструментів або виконати команду Файл, Завантажити із запиту (File, Load from Query). При цьому з'являється діалогове вікно Вживаний фільтр (Applicable Filter), в якому потрібно виділити в списку потрібний фільтр і натиснути кнопку ОК або просто двічі клацнути лівою кнопкою миші по назві фільтру. Щоб застосувати фільтр, потрібно натиснути кнопку Застосування фільтру (Apply filter) на панелі інструментів.
2. Виконати запит "Менеджери з продажу".
Для цього потрібно розкрити список запитів у вікні бази даних, знайти запит "Менеджери з продажу" і відкрити його в режимі таблиці, натиснувши кнопку Відкрити (Open). Ви отримаєте той же результат, що і в першому випадку, коли застосовується фільтр до відкритої таблиці.
Натисніть кнопку Вигляд, Конструктор (View, Design view) на панелі інструментів. З'явиться вікно Конструктора запиту, в якому відображається запит, що відповідає фільтру.
Зверніть увагу, що хоча в режимі таблиці запит відображав всі стовпці початкової таблиці, в бланку запиту вказаний тільки один стовпець "Посада", який містить умову відбору, і той не включений в результат запиту. Щоб зрозуміти, чому так відбувається, відкрийте запит в режимі SQL. Для цього потрібно натиснути кнопку Вигляд, Режим SQL. З'явиться діалогове вікно, що містить інструкцію мови SQL, яка і обробляється при виконанні запиту. Ця інструкція має вигляд:
SELECT *
FROM Клієнти
WHERE (((Клієнти.Посада)="Менеджер з продажу"));
Значок * означає, що вибираються всі поля з таблиці "Клієнти".
У вигляді запиту можна також зберегти так званий розширений фільтр. Розширений фільтр використовується у тому випадку, коли потрібно задати складні критерії відбору і сортування записів. Щоб створити розширений фільтр для відкритої таблиці, потрібно виконати команду Запис, Фільтр, Розширений фільтр (Records, Filter, Advanced Filter). При цьому з'являється вікно розширеного фільтру, яке дуже нагадує вікно Конструктора запиту.
Вікно розширеного фільтру дійсне дуже схоже на вікно Конструктора запитів, проте панель інструментів дуже сильно відрізняється від панелі інструментів у вікні Конструктора запитів. Наприклад, не можна додати ще одну таблицю (розширений фільтр будується тільки для однієї таблиці – в даному прикладі друга таблиця відображає поле підстановки) або виконати групування записів. На панелі інструментів є тільки дві важливі кнопки: Застосування фільтру (Apply filter) і Зберегти як запит (Save as query). В бланку фільтру відсутній рядок, який містить прапорці включення поля в запит. Це означає, що фільтр не впливає на склад стовпців в результуючій таблиці – завжди відображаються всі стовпці, фільтруються тільки записи. Проте критерії відбору записів можуть бути встановлені скільки завгодно складні. Задаються вони за тими ж правилами, що і в запитах.
2. Виконання запиту і його зміна
Щоб проглянути результати запиту, досить відкрити його в режимі таблиці. Для цього необхідно:
1. У вікні бази даних на панелі об'єктів вибрати ярлик Запити (Queries).
2. Виділити потрібний запит в списку запитів і нажинати на кнопку Відкрити (Open) або двічі клацнути лівою кнопкою миші на потрібному запиті.
Після цього на екрані з'являється таблиця, що містить тільки ті записи, які задовольняють критеріям відбору, вказаним в запиті, і ті поля, які вказані в запиті. Якщо в запиті вказаний порядок сортування записів, то вони виводяться на екран у відповідному порядку.
Коли результати запиту відображаються у вигляді таблиці на екрані, з цією таблицею можна працювати так само, як і із звичайною таблицею, тобто не тільки переглядати, але і змінювати в ній дані. Зміни зберігаються в записах базової таблиці, на основі якої побудований запит.
Для виконання запиту в режимі Конструктора досить перейти в Режим таблиці (Datasheet View) за допомогою кнопки Вигляд (View) на панелі інструментів. Аналогічну операцію можна провести за допомогою команди Режим таблиці (Datasheet View) з меню Вигляд (View).
Якщо потрібно змінити запит, необхідно відкрити його в режимі Конструктора і внести необхідні зміни.
Щоб відкрити запит в режимі Конструктора, потрібно:
1. У вікні бази даних на панелі об'єктів вибрати ярлик Запити (Queries).
2. Виділити потрібний запит в списку запитів і натиснути на кнопку Конструктор (Design). Відкриється вікно Конструктора запитів.
Щоб додати в запит ще одну таблицю або інший запит, необхідно:
1. Натиснути кнопку Додати таблицю (Show Table) на панелі інструментів.
2. У вікні Додавання таблиці (Show Table) вибрати вкладку, що містить потрібні об'єкти.
3. Вибрати ім'я об'єкту, що додається в запит.
4. Натиснути кнопку Додати (Add), а потім кнопку Закрити (Close).
Щоб видалити таблицю або запит із запиту, необхідно у верхній частині вікна запиту виділити таблицю, що видаляється, або запит, вибравши будь-яке місце в списку її полів, і натиснути клавішу .
Щоб додати в запит нове поле, необхідно виділити це поле в таблиці у верхній панелі вікна Конструктора запитів і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Відповідне поле з'являється в бланку запиту. Якщо потрібно перенести декілька полів, виділіть ці поля, користуючись клавішами і , і перетягніть їх мишею у вільний стовпець бланка запиту (покажчик миші при цьому повинен прийняти вид трьох прямокутників).
Щоб видалити поле із запиту, необхідно виділити потрібний стовпець, вибравши в бланку запиту область виділення стовпця, а потім натинути клавішу .
Якщо потрібно змінити порядок проходження полів в запиті, необхідно переставити відповідним чином стовпці в бланку запиту. Робиться це стандартним способом, тобто спочатку виділяється потрібний стовпець або декілька стовпців, а потім вони перетягуються мишею на нове місце. При цьому всі поля, розташовані праворуч від переміщуваного (що вставляється) поля, зміщуються вправо.
У режимі Конструктора запитів можна змінювати імена полів запиту. Щоб перейменувати поле, необхідно встановити курсор в бланку запиту перед першою буквою його імені і ввести нове ім'я і символ, двокрапки.
Ширина стовпців в бланку запиту також може мінятися. Робиться це простим перетягуванням мишею межі стовпця або подвійним клацанням миші по лінії межі, як це робиться в таблиці Excel.
Щоб задати велику кількість умов, в Microsoft Access можна вставляти додаткові рядки умов відбору. Щоб вставити такий рядок, необхідно:
1. Виділити рядок, розташований під тим, де повинен з'явитися новий рядок. Для цього потрібно підвести покажчик миші до його лівої межі (він повинен перетворитися на жирну стрілку управо) і клацнути лівою кнопкою миші.
2. Виконати команду Вставка, Рядки (Insert, Rows). Новий порожній рядок – вставляється над вибраним. У нього можна вносити умови відбору.
Для видалення рядка умов відбору:
1. Клацнути лівою кнопкою миші в будь-якому місці рядка.
2. Виконати команду Правка, Видалити рядок (Edit, Delete Rows).
Щоб змінити порядок сортування в запиті, необхідно в рядку Сортування (Sort) для кожного необхідного поля вибрати із списку відповідний порядок сортування – за збільшенням або за зменшенням. При цьому поля в бланку запиту повинні слідувати в певному порядку, оскільки спочатку виконується сортування найлівішого з вказаних полів, потім поля, що знаходиться праворуч від нього, і так далі.
Щоб змінити умови включення того або іншого поля в результат запиту, встановите прапорці в рядку Вивід на екран (Show) бланка запиту для тих полів, які потрібно відображати, і зніміть прапорці для полів, які відображатися не повинні.
Щоб очистити бланк запиту в режимі Конструктора запитів або у вікні розширеного фільтру, потрібно виконати команду Правка, Очистити бланк (Edit, Clear Grid).
Щоб вставити порожній стовпець в бланк запиту, необхідно:
1. Клацнути лівою кнопкою миші по будь-якому місцю в стовпці, розташованому праворуч від того місця, куди потрібно додати новий стовпець.
2. Виконати команду Вставка, Стовпці (Insert, Columns).
3. Друк результатів запиту
Результати запиту можна не тільки проглядати на екрані, але і надрукувати. Зробити це можна декількома способами:
1. Відкрити запит в режимі таблиці і натиснути кнопку Друк (Print) на панелі інструментів. При цьому таблиця виводиться на принтер, встановлений за замовчуванням, і використовуються параметри друку, задані за замовчуванням.
2. Відкрити запит в режимі таблиці і виконати команду Файл, Друк (File, Print). В цьому випадку перед друком таблиці на екран виводиться стандартне вікно Друк (Print), в якому можна змінити параметри друку.
Можна надрукувати результат запиту і прямо з вікна бази даних, не відкриваючи його. Для цього необхідно:
1. Виділити потрібний запит в списку запитів вікна бази даних.
2. Клацнути правою кнопкою миші по назві запиту.
3. Вибрати з контекстного меню команду Друк (Print).
4. Передача результатів запиту в інші додатки
У Microsoft Access є можливості передачі результатів запитів в інші додатки Microsoft Office. Розглянемо ці можливості.
Існують чотири способи використання даних Microsoft Access в Microsoft Word:–
При роботі з Word версії 7.0/95 або вище можна (за допомогою майстра по створенню складених документів) створювати документи Word, пов'язані з даними Access. Після встановлення зв'язку документ може бути у будь-який час відкритий в Word і використаний для друку нових стандартних листів або поштових наклейок, в яких використовуються поточні дані з Access.–
При роботі з будь-якою версією Word допускається експорт даних з Access у файл даних складеного документа, який застосовується при створенні складених документів Word.–
Допускається збереження запиту Access у файлі формату RTF. У файлі RTF зберігаються такі атрибути форматування, як шрифти і стилі. Цей файл може бути відкритий в Microsoft Word, в інших текстових процесорах на платформі Windows або у видавничих програмах.–
Допускається збереження об'єкту Access в режимі таблиці, форми або звіту у файлі формату RTF з автоматичним завантаженням цього файлу в Microsoft Word.
Щоб створити складений документ Microsoft Word за допомогою майстра, необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, що експортується, вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Зв'язку з Office (Office Links) і підкомандою Злиття з MS Word (Merge It with MS Word).
2. У вікні Злиття з документами Microsoft Word (Microsoft Word Mail Merge Wizard) вибрати подальші дії: Встановити зв'язок з готовим документом MS Word (Link your data with existing MS Word document) або Створити новий документ і встановити зв'язок з ним (Create new document and then link data to it), а потім нажинати кнопку OK (рис.4).
У першому випадку необхідно вибрати потрібний файл у вікні відкриття файлу і натиснути кнопку Відкрити (Open).
3. Щоб вставити в документ потрібні поля, необхідно у вікні Microsoft Word натиснути кнопку Додати поле злиття.
Щоб здійснити експорт запиту у файл даних складеного документа Microsoft Word, необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, що експортується, а потім виконати команду Експорт (Export) з меню Файл (File).
2. У вікні Експорт об'єкту (Export Object) вибрати тип файлу Злиття з MS Word (Microsoft Word Merge) в полі Тип файлу (File Type), а в полі Ім'я файлу (File name) ввести ім'я файлу і натиснути кнопку Зберегти (Save).
Рис.4. Вікно злиття з документами Word
Microsoft Access автоматично створює файл даних, що містить імена полів і всі дані з таблиці. Щоб зберегти запит у файлі формату RTF, необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, що зберігається. Для того, щоб зберегти виділений фрагмент об'єкту в режимі таблиці, необхідно відкрити запит і виділити необхідну частину.
2. Виконати команду Експорт (Export) з меню Файл (File).
3. У полі Тип файлу вікна Експорт об'єкту (Export Object) вибрати тип файлу Формат RTF (Rich Text Format), а в полі Ім'я файлу (File name) ввести ім'я файлу і натиснути кнопку Зберегти (Save).
Щоб зберегти запит у файлі формату RTF з автоматичним відкриттям цього файлу в Microsoft Word, необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, який потрібно зберегти і завантажити в Microsoft Word.
2. Вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Зв'язок з Office (Office Links) і підкоманду Публікація в MS Word (Publish It With MS Word).
Вихідні дані зберігаються у файлі формату RTF в папці, в яку встановлений Access. Word завантажується автоматично, і в ньому відкривається збережений файл.
Щоб проаналізувати дані запиту в Microsoft Excel, необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, який слід зберегти і завантажити в Microsoft Excel. Для того, щоб зберегти виділений фрагмент запиту в режимі таблиці, потрібно відкрити запит і виділити необхідну частину.
2. Вибрати команду Зв'язок з Office (Office Links) в меню Сервіс (Tools), а потім виконати команду Аналіз в MS Excel (Analize It With MS Excel).
Вміст об'єкту зберігається у файлі Microsoft Excel з розширенням .XLS у папці, в яку встановлений Access. Excel запускається автоматично і відкриває цей файл.
Запит можна приєднати до повідомлення електронної пошти у форматі Microsoft Excel (.XLS), RTF (.RTF), текстового файлу (.ТХТ) MS-DOS або файлу HTML (.HTML). Для цього необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту. Для того, щоб відправити фрагмент запиту, потрібно відкрити запит в режимі таблиці і виділити потрібну частину.
2. Вибрати в меню Файл (File) команду Відправити (Send To).
3. У діалоговому вікні Відправка поштою вибрати формат, в якому файл приєднується до повідомлення, і нажинати кнопку ОК.
Microsoft Access відкриває нове поштове повідомлення і приєднує до нього об'єкт у вказаному форматі.
4. Використання виразів в запитах
При роботі з об'єктами Access дуже широко використовуються вирази. Приклади простих виразів наводилися раніше, наприклад, при введенні умов на значення поля в таблиці.
Вирази активно використовуються в запитах для опису критеріїв вибірки записів.
4.1 Вирази в Access
Кожен вираз може містити один або декілька операторів і одну або декілька констант, ідентифікаторів або функцій. Вираз може бути скільки завгодно складним.–
Константи – характеризують незмінні значення. Їх часто використовують для створення значень за замовчуванням і для порівняння значень в полях таблиць. Значення констант визначаються користувачем при введенні виразу. –
Ідентифікатори – це імена об'єктів в Access (наприклад, полів таблиць або запитів), які при обчисленні виразів замінюються їх поточними значеннями (для визначення цієї операції зазвичай використовується термін повертають). Наприклад, ідентифікатор імені поля [Household inventory] у виразі повертає значення поля Household inventory з поточного виділеного запису. Іменовані константи і змінні, вживані в програмах на мові Visual Basic для додатків (VBA – Visual Basic for Applications), теж є ідентифікаторами. Існує декілька постійних іменованих констант, які також служать ідентифікаторами: True, False, Yes, No і Null.–
Функції – повертають у вираз значення замість імені функції. На відміну від ідентифікаторів, більшість функцій вимагають заключати в дужки свої аргументи – ідентифікатори або значення підвиразу. Наприклад, функція (з порожнім списком аргументів) Date! – повертає поточну дату.–
Оператори – знаки арифметичних операцій (+,–,*./) і інші символи і абревіатури. Більшість з них еквівалентні операторам традиційних мов програмування типа Basic. Інші – специфічні для Access або SQL, наприклад Between, або Like. Використовувані в операції константи, ідентифікатори і функції називаються операндами.
Для створення виразів в Access існує шість категорій операторів: арифметичні, оператори привласнення, логічні оператори, оператори конкатенації, ідентифікації і порівняння із зразком.
4.2 Арифметичні оператори
Арифметичні оператори, як випливає з назви, виконують складання, віднімання, множення і ділення. Арифметичні оператори оперують тільки з числовими значеннями і повинні, за винятком унарного мінуса, мати два числові операнди.
У табл. 1 приведений список арифметичних операторів для виразів Access.
Таблиця 1. Арифметичні оператори
Оператор | Приклад | Опис
+ | [Підсумок] + [Надбавка] | Складає два операнди –
DATE() – 7 | Визначає різниця двох операндів –
(унарний) – | 12345 | Міняє знак операнда
* | [Коробка] *[Ціна коробки] | Перемножує два операнди
/ | [Кількість] / 12.55 | Ділить один операнд на інший
\ | [Коробка] \ 2 | Ділить один цілий операнд на іншій без залишку. При використанні ділення без залишку операнди з десятковими дробами округляються до цілого, а дробові частини відкидаються
Mod | 15 Mod 12 | Повертає залишок від ділення без залишку. Наприклад, 15 Mod 12 рівне 3
^ | [Основа] ^ [Показник] | Підносить операнд Основа в ступінь Показник
У таблиці відсутній знак рівності (=), оскільки він віднесений до групи операторів привласнення і порівняння.
4.3 Оператори привласнення і порівняння
Зазвичай як оператор привласнення значення об'єкту, змінній або константі використовується знак рівності (=). Наприклад, вираз Field=Now() може привласнювати полю таблиці значення за замовчуванням і тоді знак рівності діє як оператор привласнення. З іншого боку, знак = є оператором порівняння, що визначає, чи рівні два операнди.
Оператор порівняння порівнює значення двох операндів і повертає логічні значення (True або False), відповідні результату порівняння. Основне призначення операторів порівняння – створення умов на значення, встановлення критеріїв вибірки записів в запитах, визначення дій макросів і контроль виконання програм в VBA. У табл. 2 приведений список операторів порівняння Access.
Таблиця 2. Оператори порівняння
Оператор | Приклад | Результат | Опис
100 | False | Більше
<> | 1 <> 100 | True | Нерівний
4.4 Логічні оператори
Логічні (Булеві) оператори:–
And – кон'юнкція (І)–
Or – диз'юнкції (АБО)–
Not – заперечення–
Xоr – виключне АБО–
Eqv – еквівалентність–
Іmp – імплікація
Вони використовуються для об'єднання результатів двох або більше виразів порівняння в єдине ціле. Логічні оператори можуть складатися тільки з виразів, що повертають логічні значення True, False або Null. Інакше виконується побітове порівняння. Логічні оператори завжди вимагають двох операндів, за винятком Not.
У табл. 3ч5 приведені результати логічних операторів Access залежно від значення операндів.
Таблиця 3. Залежність значення логічних операторів від значення операндів
| A=True B=False | A=True B=True | A=False B=False | A=False B=True
A And В | False | True | False | False
A Or В | True | True | False | True
Not A | False | False | True | True
А Хог В | True | False | False | True
A Eqv В | False | True | True | False
A Imp В | False | True | True | True
Для всіх логічних операторів, окрім Іmp, значення одного з операндів Null приводить до значення результату Null.
У випадку, якщо порівнюються два вирази і, принаймні, один з них – не є константою з множини (True, False, Null), то логічні оператори приводять до побітового порівняння виразів-операндів.
Таблиця 4. Значення оператора Imp з Null-операндами
| A=Null B=False | A=Null B=True | A=False B=Null | A=True B=Null | A=Null B=Null
A Imp В | Null | True | True | Null | Null
Таблиця 5. Значення логічних операторів для однобітових операндів
| А=1 В=0 | А=1; В=1 | А=0; В=0 | А=0; В=1
A And В | 0 | 1 | 0 | 0
A Or В | 1 | 1 | 0 | 1
Not A | 0 | 0 | 1 | 1
А Хог В | 1 | 0 | 0 | 1
A Eqv В | 0 | 1 | 1 | 0
A Imp В | 0 | 1 | 1 | 1
4.5 Оператори злиття рядкових значень (конкатенації)
Стандартний значок оператора конкатенації – амперсанд (&) є впливовішим, ніж значок (+), хоча обидва вони приводять до однакового результату – об'єднання двох текстових значень в єдиний рядок символів. Застосування значка плюс (+) двозначно, його основне призначення – складання двох числових операндів.
Приклад: злиття "visual " & "Basic" дає "visual Basic". Зверніть увагу на додатковий пропуск в першому слові, без нього результат виглядав би трохи інакше: "visuaiBasic".
4.6 Оператори ідентифікації "!" і "."
Оператори ідентифікації застосовуються як роздільники в посиланнях на об'єкти (оператор "!"), їх методи або властивості (оператор "."):
КласОб'єкту!Ім’яОб’єкту
КласОб'єкту!Им’яОб’єкту.Властивість
КласОб'єкту!Ім’яОб’єкту.Метод()
Ім’яОб'єкту.Властивість
Ім’яОб'єкту.Метод().
Ці оператори дозволяють об'єднувати імена об'єктів і класів об'єктів для відбору специфічних об'єктів або їх властивостей, розрізняти імена об'єктів і їх властивостей, ідентифікувати певні поля в таблицях.
Наприклад:*
Forms!Категорії, Tables!Категорії – ідентифікація форми і таблиці з однаковими іменами;*
MyTextbox.Caption = "Будьте уважні!" – MyTextbox – об'єкт управління, а Caption – властивість;*
Замовлення![Код клієнта] – визначає поле Код клієнта в таблиці Замовлення.
Завдяки наявності операторів ідентифікації можна привласнювати полям різних об'єктів одні і ті ж імена (тому, наприклад, властивість caption є у більшості об'єктів).
4.7 Оператори порівняння із зразком
Решта операторів Access (табл. 6) спрощує створення виразів для вибірки записів в запитах і відноситься до операторів порівняння із зразком. Ці оператори повертають True або False, залежно від відповідності значення в полі вибраної специфікації оператора. Наявність цих операторів в умовах на значення дозволяє приймати або відкидати дані, що вводяться, залежно від логічного значення, що повертається виразом (як завжди, значення True приведе до включення запису в запит, а значення False – ні).
Таблиця 6. Оператори порівняння із зразком
Оператор | Приклад | Опис
Between | Between (-100) And (100) | Визначає, чи знаходиться числове значення в певному діапазоні значень
Is | Is Null
Is Not Null | При використанні разом з Null визначає, чи є значення Null чи Not Null
In | In ("Москва", "Київ", "Санкт-Петербург" ) | Визначає, чи є рядкове значення елементом списку значень
Like | Like "Ів*"
Like "db??" | Визначає, чи починається рядкове значення з вказаних символів (для правильної роботи Like потрібно додати символ шаблону "*" або один або декілька символів "?")
Символ "*" заміщає будь-яке число знаків, а символ шаблону "?" заміщає тільки один знак, тому Like "Ів*" поверне True для значень "Іванов", "Іващенко", "Іволга". Для "dbl" АБО "dbioo" значення оператора Like "db??" буде False, але той же оператор поверне для "dbio" і "dbxx" значення True.
Символи шаблону "*" і "?" можуть стояти в будь-якому місці шаблонного рядка, наприклад:*
Like "*ms*.?*" – повертає True тільки для значень, що містять в своєму тілі підрядок "ms", після якої (може бути відразу, а може бути через декілька символів) слідує два символи, перший з яких крапка (.)*
Like "?i???*" – повертає True тільки для значень, що складаються з п'яти символів, другим з яких є «і».
Порядок виконання роботи
1. Створити запити до розробленої бази даних за допомогою–
майстра;–
конструктора;–
на основі фільтру.
2. Вивчити можливості застосування об’єктів баз даних у Word та Exel:–
передати результати запиту у Word, як поле злиття;–
організувати публікацію у Word;–
зберегти запит у форматі RTF;–
проаналізувати результати запиту в Exel.
3. Вивчити можливості застосування виразів у формуванні запитів.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать