Технічний документообіг: Система управління документацією або придаток до додатків обробки даних?

Міф 1. Швидкий пошук документів — не треба витрачати годинник
на пошук необхідного документа.
Цей міф породжений величезною швидкістю обробки електронної інформації обчислювальною технікою, легкістю її створення, тиражування і переміщення. Проте для ефективного пошуку електронних документів базисом є організаційні і адміністративні технології, ігнорування або недооцінка яких (звичайна російська практика), зводить нанівець переваги автоматизованого пошуку. Управління найменуванням документів, розміщенням, правильна ідентифікація документа і його місцеположення, знання того, як правильно це зробити — ось головні умови для швидкого пошуку документа. Наприклад, при формуванні запиту до комп'ютерної системи досить помилитися в одному символі імені документа (або в масці імені), або вказати неправильну область пошуку — і результат пошуку буде нульовим. Ще гірше, якщо саме найменування документа містить орфографічну або синтаксичну помилку. Технології нечіткого пошуку можуть частково допомогти, але вони далеко не завжди забезпечують прийнятні результати пошуку і не так прості в експлуатації. Крім того, вони нерідко породжують ілюзію, що правильно знати мову тепер зовсім необов'язково. Так само впливає на результати пошуку морфологія і структура найменування. Це випадок, коли від зміни місць доданків результат міняється. Наприклад, «Програмне забезпечення системи ЭТДО» і «Система ЭТДО. Програмне забезпечення» — для комп'ютерної системи є абсолютно різними.
Легкість модифікації, тиражування і переміщення електронних документів створюють небезпеку іншого роду — надмірність версій документа, особливо чорнових. Статистика показує, що на практиці електронні документи «плодяться» в сім разів більше, ніж їх паперові побратими. Важливість розміщення документів і сьогодні дуже рідко сприймається серйозно навіть адміністраторами інформаційних систем. ПО управління ЭТДО не може автоматично управляти класифікацією, каталогізацією і розміщенням документів (ці функції часто підміняють функціями привласнення класу, каталога документу і приміщення документа в необхідне місце сховища).
Міф 2. Надійне зберігання документів — значно знижується вірогідність втрати документа або доступу до нього осіб, що не мають на це права.
Зберігання має сенс тільки в контексті того, що користувач, що передав документ на зберігання, одержить його за запитом. Якщо ви точно знаєте, що документ знаходиться і надійно зберігається в сховищі, а знайти або одержати його не можете, то яка вам від цього користь? Проте при неправильній організації системи зберігання електронних документів, останні набагато уязвимее, чим системи зберігання традиційної документації. Ось декілька причин цього.
Створення інфраструктури для електронних сховищ і роботи з ними вимагає великих капіталовкладень і сильно залежить від топології інфраструктури будівель і приміщень.
Електронні сховища більш кліматично і энергозависимы.
Електронні системи набагато більш схильні до можливості несанкціонованого доступу до даних, спотворення і знищення цих даних; швидкість такої руйнівної дії може бути куди швидше, ніж швидкість розповсюдження вогню (найбільш страшна загроза для будь-яких архівів).
Надійне зберігання документів також припускає їх збереження у разі виникнення надзвичайних ситуацій (пожежа, стихійні лиха і т.д.).
Система заходів щодо відновлення електронного архіву у разі його істотного пошкодження або загибелі при катастрофах набагато складніша, чим архівів традиційної документації, - і більш уразлива, оскільки дуже небагато підприємств замислюються про таку загрозу і заходи щодо відновлення архівів.
Електронні сховища в критичних ситуаціях більш человекозависимы, оскільки "пожежниками" часто виступають один-два системних адміністратора, яких на відміну від справжніх пожежників не замінять їх колеги з іншого підприємства. Причина банальна - що пригнічує число рішень і специфіка створення, організації, конфігурації і настройки сховищ не документуються належним чином або не документуються взагалі.
Ще більше вимог виникає при створенні довготривалих сховищ ЭТДО, наприклад, електронних архівів. Отримання документа з електронного сховища ще не гарантує, що користувач може з ним працювати. Адже на відміну від паперових електронні документи вимагають різних програмних засобів їх обробки і візуалізації. Ці засоби повинні бути правильно конфігуровані, причому ця конфігурація може бути пов'язана з конфігурацією системного програмного забезпечення, яке в свою чергу нерідко залежить від особливостей «заліза». Це в значній мірі відноситься до технічних документів, які, на відміну від офісних, мають щонайтісніший зв'язок з системами PDM і САПР. Сховище електронної технічної документації повинно бути розраховано на:
електронні технічні документи (ЭТД);
пов'язані з ЭТД електронні технічні дані;
двомірні і тривимірні моделі, з урахуванням особливостей зберігання частини даних в базах даних програм (САПР, PDM), що управляють, забезпечують роботу з цими моделями;
ПО, на якому велася обробка документів і даних, що зберігаються в архіві;
дані про конфігурацію програмного забезпечення і обчислювальну техніку, на яких велася обробка.
Таким чином, надійне зберігання електронної документації без створення відповідної системи управління зберіганням, що враховує вищесказане — не більше ніж черговий міф.
Міф 3. Впровадження ПО управління ЭТДО різко збільшує ефективність управління діловими процесами.
Зарубіжна статистика наводить цифри про збільшення продуктивності при автоматизації управління діловими процесами (УДП) на 30-40%. Але причини цього криються не тільки в можливостях, що надаються комп'ютерними технологіями, але і в зміні технології виконання цих процедур і в дисципліні праці. По-перше, перехід до АСА ЭТДО вимагає організаційної і управлінської зрілості підприємства, як початкового стану для ефективної автоматизації УДП. Нашим підприємствам до такого стану поки далеко: навіть не вдаючись до автоматизації УДП, тільки за рахунок організаційних змін можна підняти ефективність УДП не на 30-40%, а на все 100-200% і більш. По-друге, проблема співіснування електронного і паперового документообігу вимагає розробки і впровадження відповідної системи правил УДП, доопрацювання стандартів ЕСКД, ЕСТД і інших серій. Система правил УДП в технічному документообігу набагато різноманітніша і складніша, ніж в інших видах (організаційно-розпорядливий, банківський і ін.).
По-третє, ефективне автоматизоване УДП в ЭТДО можливо тільки при крізній інтеграції потоків робіт і документів між всіма додатками, що здійснюють УДП. Це сама по собі надзвичайно складне завдання, процес стандартизації якої почався зовсім недавно (перші стандарти з'явилися в 1999 році) і активно продовжується коаліцією Workflow Management Coalition. Ці стандарти поки реалізовані у вельми невеликій кількості продуктів таких відомих розробників, як SAP AG, BAAN, IBM і деяких інших. На жаль, наші розробники засобів управління документообігом цим похвалитися не можуть, та зате багато хто декларує «відповідність вимогам стандартів і принципів створення відкритих систем». Максимум, що пропонується нашими розробниками — точкова інтеграція між окремими засобами УДП, заснована на приватних нестандартних специфікаціях обміну. Відмітна особливість цих специфікацій — опора на поточні програмні реалізації продуктів де-факто (тобто в кращому разі — на внутрішньофірмові стандарти виробників, в гіршому — на логіку розробників програмного забезпечення). Рішення на базі таких інтеграційних рішень звичайно «сыпятся» при переході на нову версію продукту або при зміні опорних технологій, і на всі сто процентів залежать від розробника.
Міф 4. Cодержание паперових архівів обходиться підприємствам на 80% дорожче, ніж архівів електронних.
Можливо, якщо справа стосується архівів нетехнічних документів. Що ж до архівів технічних документів, то говорити про вартість їх змісту поки що рано. Спочатку непогано було б прорахувати, в що виллються вкладення в разові роботи: обстеження підприємства, проектування і створення програмно-технічного комплексу, оцифрування паперового архіву, розробка системи управління застосуванням ЭЦП, розробка нової технології роботи і регламентів роботи з ЭТД, гармонізацією з системою традиційного документообігу, навчанням персоналу, переходом на нову технологію. Додайте сюди специфіку електронних архівів, описану в другому міфі, в скільки обходяться штатні і позаштатні затримки при супроводі програмно-технічного комплексу з його вельми частими змінами...
Міф 5. Впровадження ПО документообігу робить діяльність співробітників прозорішої, а значить і більш керованої.
Керованість є міра досяжності поставлених цілей за рахунок впливу керівників на виконавців, на зміну технологій бізнесу і процесів бізнесу, і вже ніяк не є слідством прозорості діяльності персоналу і не залежить від електронних систем. Кожен рівень управління в ідеалі повинен займатися своїми справами, а не розбиратися, чому не працює більш нижній рівень (хоча є немало керівників, що із задоволенням підміняють виконання своїх основних завдань виконанням завдань нижнього рівня). Практика переконливо доводить, що керівництво все менше і менше має можливостей для обдумування і ухвалення навіть стратегічних рішень. Це ще раз доводить, що управління людьми розвиватиметься у бік «чорного ящика», коли важливий результат, а не процес. Що ж до технологій бізнесу, те грамотне впровадження ЭТДО в сукупності із створенням і впровадженням автоматизованої системи управління процесами бізнесу дійсно може дати ефект прозорості бізнесу, тобто можливість бачити технології бізнесу і процеси бізнесу на різних рівнях їх уявлення, ефективно управляти ними і змінювати їх. Це надзвичайно важливе завдання, оскільки технології проектування і створення виробів в електронному вигляді тільки починають створюватися.
Система управління технічним документообігом: кішка, яка гуляє сама по собі?
Історично склалося так, що технічний документообіг і його автоматизація ніколи не розглядався ні як самостійна дисципліна, ні як комплексна система управління. Були і є стандарти ЕСКД, ЕСТД і інших груп, галузеві стандарти, в яких технологічні, організаційні і процедурні питання, пов'язані з технічною документацією і документообігом досить добре відпрацьовані і перевірені десятиліттями. Сама ж система управління була «человеко-орієнтованою» і що надзвичайно важливо — інтелектуальної (оскільки засобом всіляких операцій над документами, засобом інформаційної взаємодії, засобом дозволу колізій була і є єдина інтелектуальна уніфікована природою «обчислювальна машина» — людина). Це дозволяло вирішувати задачі управління документообігом фактично у фоновому режимі при збереженні слабо формалізованої інформаційної взаємодії його учасників. Таке положення справ довгий час залишалося незмінним під час автоматизації систем створення і підготовки інженерних даних. Це підтверджує і той факт, що категорії Docflow і Workflow з'явилися не у вигляді самостійних систем, а як допоміжні модулі до різних систем PDM, ERP і САПР і додаткам бізнесу.
Така втрата самостійності ЭТДО і сьогодні грає злий жарт з вітчизняними підприємствами: замість створення сучасних систем управління документами і діловими процесами підприємства як і раніше концентрують свою увагу на завданнях створення і підготовки вмісту документів (технічних даних). Методи і засоби управління документообігом фактично опинилися без змін. Таким чином, завдання автоматизації управління ЭТДО фактично є придатком систем створення і обробки електронних технічних даних. В результаті не використовується один з найважливіших інструментів, здатних вплинути на технології бізнесу, зокрема на перехід до процессно-орієнтованої організації бізнесу.
Електронний технічний документ: візьми те, не знаю що...
Стандартів на електронні технічні документи (ЭТД) в Росії поки не існує. Та і сама система стандартизації електронного документообігу будується вельми нелогічно: розробляються приватні системи стандартів, що охоплюють деякі приватні області його застосування (наприклад, стандарти STEP, стандарти серії ГОСТ Р ИСО 10303 і ін.), в той час, як немає основоположних загальносистемних стандартів на електронний документ, системи управління електронною документацією і системи управління електронними даними. Таким чином, навіть в такій системній справі, як стандартизація, ми продовжуємо «славну» справу клаптевих рішень.
В даний час розробку стандартів на систему управління електронною технічною документацією веде науково-дослідний центр CALS-технологій «Прикладна логістика» (). Автору довелося бути розробником проекту стандарту на систему управління електронною технічною документацією. Немало сил було прикладено до того, щоб вирішити, здавалося б, просте завдання: розвести по різних кутах електронний технічний документ і електронні технічні дані (ЭТДА). Аж надто велика була спокуса зробити єдину систему стандартів на систему управління ЭТДО і ЭТДА, і вельми непросто провести відмінність між їх управлінням і обробкою з погляду ИТ.
Чому це так важливо? ЭТД є інтегруючим об'єктом, який дозволяє провести ясну і обгрунтовану межу між власне електронним документом і його контентом (ЭТДА). Лише при такому підході можна виробити уніфіковані інтерфейси і протоколи взаємодії ПО управління ЭТДО і ПО управління ЭТДА, забезпечивши не точкову, а системну інтеграцію між ними. Поки що ця межа визначається розробниками ПО самостійно для кожної програмної системи. Дотепер програмне забезпечення створення і обробки технічної інформації робить упор на роботу з ЭТДА; питання представлення ЭТДА у вигляді підписаних ЭТД розробників фактично не хвилювали, зокрема унаслідок того, що застосування ЭТД не є легітимним. До того ж адміністративне управління ролями і користувачами в додатках, що функціонують в рамках однієї інформаційної системи, частково замінює використання ЭЦП. Крім того, електронні дані в загальному вигляді — та сама «глина», що дозволяє розробникам програмних систем «ліпити» електронні об'єкти найрізноманітнішими способами, що часто не враховують головного: документ повинен вільно переміщатися між різними інформаційними системами, додатками і оброблятися в них, тоді як об'єкти електронних баз даних звичайно прив'язані до своїх прикладних засобів і СУБД. Але робота з ЭТД пов'язана, перш за все, з його «організаційними» властивостями. Документ — паперовий або електронний — цікавить нас як механізм, перш за все регулюючий взаємини між людьми, організаціями. З необхідністю застосування ЭТДА формально, у вигляді документально оформлених об'єктів баз даних (наприклад, тривимірних моделей, каталогів деталей) виникає маса технічних і процедурних питань, зв'язаних, перш за все, із застосуванням ЭЦП, переносимістю цих об'єктів між технологічними середовищами різних інформаційних систем і т.д.
Застосування ЭТД вимагає управління застосуванням ЭЦП, а останнє грунтується на специфіці електронного представлення ЭТД. Тим часом Федеральний закон про електронний цифровий підпис визначає електронний документ як «документ, в якому інформація представлена в електронно-цифровій формі». На жаль, таке визначення говорить про інформацію, але не про сам документ, і вже тим більше про специфіку ЕД. Необхідність роботи з ЕД і ЭТД примушує підприємства самим давати визначення цим термінам, розробляти власні системи правил і механізми управління ЭЦП і ЕД, що породжує безліч відмінностей в реалізаціях, часто принципових. При інтеграції з інформаційними системами інших підприємств виникають неминучі колізії або несумісність. І якщо люди з їх інтелектуальною системою обробки даних і ухвалення рішень можуть домовитися в таких випадках, то їх комп'ютерні системи тут безсилі — їм потрібні стандартні інтерфейси і протоколи обміну.
Час діяти системно
Створення і впровадження системи управління електронним документообігом є невід'ємна частина зміни технологій бізнесу. Якщо підприємство не готове провести необхідні організаційні і управлінські зміни в технологіях бізнесу, хай краще працює по-старому. Автору довелося безпосередньо брати участь в прецеденті, коли розроблений зусиллями співробітників п'яти відділів електронний архів, причому в двох програмних реалізаціях, просто став пам'ятником автоматизації — на завершуючому етапі робіт керівництво навіть не спромоглося ухвалити рішення по вибору і впровадженню системи. На жаль, «закопування грошей« в автоматизацію стало повсюдним явищем. Щоб зрадити цю ситуацію, необхідна реальна (а не декларативно-показна) зацікавленість і контроль вищого керівництва підприємств над ИТ і діяльністю ИТ-служб, наявність сильних ИТ-керівників і фахівців у підприємств, а також підрядчиків, що пропонують, перш за все, чесний і грамотний консалтинг, заснований на системних рішеннях, а не приватні програмно-технічні комплекси.
Час «самостійного» виживання машинобудівних підприємств після пострадянського періоду пройшов. Підприємствам потрібні нові моделі і технології співпраці, засновані, перш за все, на взаємодіючих системах управління електронною технічною документацією.
Михайло Головко () — незалежний консультант по CALS-технологіях (Казань).
Деякі визначення
Електронний технічний документ (ЭТД) — авторизований набір даних в електронному вигляді, що містить відомості технічного характеру, оформлений встановленим порядком і що має відповідно до чинного законодавства і інших нормативних документів правове значення. Авторизація ЭТД представляється набором електронних підписів посадовців.
Електронні технічні дані (ЭТДА) — набір даних в електронному вигляді, що містять відомості технічного характеру.
Система управління електронною технічною документацією (СУ ЭТДО) — автоматизована система підприємства, яка забезпечує управління виробництвом і використанням електронної технічної документації в процесі її життєвого циклу, управління документообігом усередині підприємства і із зовнішніми підприємствами, і управління діловими процесами, які безпосередньо відносяться до електронної технічної документації.
СУ ЭТДО може використовуватися паралельно з системою підготовки і звернення технічної документації в традиційному вигляді.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать