Основи створення інформаційних систем

Створення і функціонування інформаційних систем в управ-лінні економікою тісно пов'язані з розвитком інформаційної тех-нології — головної складової частини автоматизованих інформа-ційних систем (АІС).
Автоматизована інформаційна технологія (ЛІТ) — систем-но організована для вирішення задач управління сукупність ме-тодів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, на-копичення, пошуку, опрацювання і захисту інформації на базі застосування розвинутого програмного забезпечення, засобів об-числювальної техніки і зв 'язку, а таксою способів, за допомогою ' яких інформація пропонується клієнтам.
Всезростаючий попит в умовах ринкових відносин на інфор-мацію й інформаційні послуги зумовив те, що сучасна технологія опрацювання інформації орієнтована на застосування досить ши-рокого спектра технічних засобів, і насамперед електронних об-числювальних машин і засобів комунікацій. На основі їх створюються обчислювальні системи і мережі різних конфігурацій не тільки для накопичення, збереження, переопрацювання інформа-ції, а й для максимального наближення термінальних пристроїв до робочого місця фахівця або керівника, що приймає рішення. Де є досягненням багаторічного розвитку АІТ.
З появою і широким розвитком ЕОМ і периферійної техніки настала ера «комп'ютерної» інформаційної технології, яка в своєму розвиткові пройшла три етапи.
Перший етап (1950—1960рр.), що характеризується викорис-танням великих (для того часу) ЕОМ, у своїй основі був зорієнто-ваний на економію машинних ресурсів. Концепція інформаційної технології полягала в тому, що все, що можуть робити люди, вони повинні робити; центральний процесор виконував лише ту части-ну роботи з опрацювання інформації, яку люди принципово вико-нувати не могли, наприклад масові розрахунки.
Основне завдання інформаційної технології можна сформулювати як підвищення ефективності опрацювання даних на підставі використання фор-малізованих алгоритмів.
Для другого етапу (1960—1970 рр.) визначальним став широ-кий випуск малих машин (міні-ЕОМ). Оскільки вартість апарат-них засобів (машинних ресурсів) істотно знизилась, то метою ін-формаційної технології стала економія праці програмістів, тобто необхідно було підвищити ефективність програмування, зокрема за рахунок автоматизації програмних розробок. Докорінно зміни-лась концептуальна орієнтація: все, що можна запрограмувати, повинні робити машини, люди ж зобов'язані виконувати лише те, що не може бути запрограмоване
Третій етап інформаційної технології (1970—1990рр.), ві-домий під назвою нової (сучасної, безпаперової) інформаційної технології, характеризується масовим випуском персональних електронно-обчислювальних машин (ПЕОМ). Визначальною ме-тою стала економія праці користувачів. Основу нової інформа-ційної технології становлять розподілена комп'ютерна техніка, «дружнє» програмне забезпечення, розвинуті комунікації. Кон-цепція третього етапу: автоматизувати можна все, що люди спро-можні описати (програмування без програмістів). Тому централь-ним завданням технології програмування стала розробка інст-рументальних засобів, які полегшують професіоналам-непрограмістам процес самостійної формалізації їхніх індивідуальних знань.
Розвиток ринкових відносин сприяв появі нових видів підприємницької діяльності, і насамперед створенню фірм, зайнятих інформаційним бізнесом, розробкою інформаційних технологій, удосконалюванням їх, поширенням компонентів АІТ, зокрема програмних продуктів, що автоматизують інформаційні й обчис-лювальні процеси. До числа їх відносять також обчислювальну техніку, засоби комунікацій, офісне устаткування і специфічні види послуг — інформаційне, технічне і консультаційне обслуго-вування, навчання тощо. Це сприяло швидкому поширенню й ефективному використанню інформаційних технологій в управ-лінських і виробничих процесах, практично привело до повсюд-ного застосування їх і великого різноманіття.
Зараз ЛІТ можна класифікувати за рядом ознак, зокрема: за способом реалізації в АІС, ступенем охоплення АІТ задач керу-вання, за класами реалізованих технологічних операцій, типом користувацького інтерфейсу, варіантами використання мережі ЕОМ, предметною областю, що обслуговується.
1. Постановка задач
Концепція інформаційної системи «Галактика» передбачає чіткий розподіл функцій між фахівцями оперативних підрозділів і бухгалтерією. Всі документи, сформовані в контурі оперативно-го управління під час виконання закупівлі, продажу, приймання і відпускання товарів і МЦ, вважаються первинними. Для обліку господарських операцій і відображення їх у Головній книзі і в звітних документах працівники бухгалтерії повинні сформувати проводки по рахунках бухгалтерського обліку.
Для автоматизації формування проводок рекомендується ви-користати каталоги типових господарських операцій (ТГО). Кожна ТГО може виконати одну або відразу декілька проводок по документу.
Опис типової господарської операції включає такі елементи.
1. Найменування господарської операції.
2. Кореспонденцію рахунків у проводках. За необхідності мо-жуть бути вказані субрахунки, коди аналітичного обліку і струк-турні підрозділи.
3. Відсоток суми кожної проводки відносно суми документа, а також алгоритми розрахунку сум проводок.
4. Набір ознак, що визначають вхід сум оборотів у суму пла-тежу по документу, необхідність конвертації валют тощо.
Виконуючи рознесення (прив'язку) первинних документів по типових господарських операціях, бухгалтер тим самим визначає проводки, що мають бути виконані. Можливе формування групо-вих проводок — згорнутих або розгорнутих. За необхідності сформовані проводки можуть бути відкориговані або відмінені.
У контурі бухгалтерського обліку передбачене формування фі-нансових документів, що супроводжують рух грошових коштів — готівкових (касові ордери) і безготівкових (платіжні доручення тощо).
Ці документи можуть бути пов'язані з документами-підставами, створеними в контурі оперативного управління. Програмний комплекс забезпечує контроль відповідності платежів, оформлених фінансовими документами, і сум, вказаних у документах-підставах, а також отримання балансу взаєморозрахунків з контрагентами.
Забезпечується можливість автоматизованого впровадження банківських виписок у вигляді текстових файлів, що пересила-ються модемним зв'язком або на дискетах, а також виконання електронних платежів (в електронних стандартах банків-кореспондентів). Проводки по фінансових документах також можуть бути сформовані за допомогою типових господарських опе-рацій. Передбачена можливість ведення обліку не тільки в на-ціональній грошовій одиниці, а й у іноземних валютах. За до-помогою модуля «Валюта» провадиться реєстрація поточних курсів валют, перерахунок і рознесення по рахунках бух-галтерського обліку курсових різниць по валютних операціях і сальдо.
Розрахунок зарплати
Модуль «Зарплата» повністю автоматизує ведення табелів і розрахунок нарахувань, утримань і податків на фонд оплати пра-ці (ФОП) за погодинної та відрядної форм оплати. При її розроб-ці реалізовані два основних принципи:
універсальність — можливість використання в будь-яких організаціях, починаючи від великих, з штатом у декілька тисяч чоловік, — до підприємств малого бізнесу, з будь-яким режимом роботи;
адаптованість — забезпечення можливості бухгалтерові са-мостійно провести настроювання з урахуванням специфіки конк-ретного підприємства і змін чинного законодавства.
Враховані особливості розрахунків по оплаті праці в сучасних умовах, включаючи зміну мінімальної заробітної плати, видів і ставок податків, індексацію. Передбачена можливість викорис-тання районних коефіцієнтів, доплати за вислугу років, виплати матеріальної допомоги та цінних подарунків. Для нарахування заробітку можна використати близько 160 видів оплат. Для кож-ного виду оплати можна визначати алгоритм розрахунку, відбит-тя у розрахунку різних видів утримань, середніх заробітків і по-датків на ФОП, у стандартному варіанті — поставки налагод-ження видів оплат. За необхідності, крім стандартного набору ал-горитмів розрахунку, можна використати власні алгоритми. Формування їх забезпечується набором функцій, що відкривають доступ до бази даних, і не потребує спеціальної підготовки кори-стувача. Передбачене використання близько 60 видів утримань, які також допускають самостійне настроювання. Розрахунок при-буткового податку, а також відрахувань до пенсійного фонду, профсоюзних внесків повністю автоматизований, включаючи перерахунок при донарахуванні або сторнуванні зарплати за по-передні місяці.
Реалізовано два алгоритми розрахунку прибуткового подат-ку: по місячному і по сукупному річному прибутку. Всі види оплат можуть бути віднесені до основного або додаткового за-робітку і оподатковуватися прибутковим податком окремо, по одному із згаданих алгоритмів і окремих таблицях ставок по-датку.
Автоматизовано розрахунок авансу, грошових допомог мате-рям, лікарняних, відпускних, допомог на дітей, разових витрат, індивідуальних і бригадних нарядів, договорів підряду. Забезпе-чується ведення особових рахунків працівників і зберігання да-них про всі нарахування та утримання за минулий і поточний рік. Ці дані можуть використовуватися для одержання різноманітних довідок.
Модуль «Зарплата» дозволяє отримувати різноманітну доку-ментацію, починаючи від розрахункових листків і платіжних ві-домостей і кінчаючи різними зведеннями і контрольним журна-лом по оплаті праці.
Основний документ по оплаті праці — розрахунково-платіжна відомість — допускає настроювання форми залежно від специфіки підприємства.
При переході до нового розрахункового періоду автоматично формуються бухгалтерські довідки по нарахуваннях, утриманнях і податках на ФОП. Одночасно формуються платіжні доручення на перелік податків, а також утримань на користь інших юридич-них і фізичних осіб. Подальша робота з цими документами вико-нується в модулі «Фінанси».
Модуль «Зарплата» тісно пов'язаний з модулем «Облік і управління кадрами». Облікові дані працівників, введені в од-ному з цих модулів, стають доступними для іншого. Таким чи-ном, виключається необхідність повторного введення ідентичних даних про працівників підприємства.

2. Алгоритм вирішення задач
Головна книга. Баланс.
Формування Головної книги в програмному комплексі «Га-лактика» полягає у виборці записів по вхідних сальдо і по всіх проводках, в розрахунку оборотів і вихідних залишків по рахун-ках бухгалтерського обліку. Провадиться перевірка на закриття рахунків і, якщо який-небудь тимчасовий рахунок не закритий, видається попереджуюче повідомлення.
На відміну від Головної книги алгоритм розрахунку Балансу підприємства і численних додатків до нього не є строго визначеним. Він може мати масу особливостей на різних підприємствах залежно від їхньої специфіки і вимог вищестоящих організацій. Тому всі вихідні звітні бухгалтерські форми постачаються в складі комплексу «Галактика» у відкритому вигляді (тобто ра-зом з вихідними формулами розрахунку), доступними для корек-ції користувачем.
Набір включених до «Галактики» стандартних звітних бухгалтерських форм повністю відповідає поточним вимогам за-конодавства України. Водночас користувач має можливість са-мостійно модифікувати ту або іншу форму або розширити список цих форм. Для редагування або створення звітних форм досить ознайомитися з встроєною в систему мовою проектування бухгал-терських і економічних звітів, а також із зразками оформлення форм, що надходять з «Галактикою». Стислі відомості про мову проектування бухгалтерських і економічних звітів наведені у на-ступному розділі.
Проектування бухгалтерської та економічної звітності довільної форми
Усю бухгалтерську звітність можна поділити на три групи: бухгалтерська звітність для внутрішнього користування, ви-хідна бухгалтерська звітність, розрахунки економічних показ-ників.
1. До бухгалтерської звітності для внутрішнього користування належать такі види документів:
* Відомості щоденного обліку будь-якого рахунку;
* Групуючі відомості;
* Оборотні відомості про будь-який рахунок (за звітний пері-од, за довільний інтервал часу) в розрізі структурних підрозділів;
* Відомості аналітичного обліку;
* Журнал (книга) господарських операцій;
* Головна книга;
* Відомості з розрахунку курсової різниці;
* Відомості з обліку праці і зарплати;
* Відомості з обліку основних засобів і нематеріальних ак-тивів;
* Відомості з обліку МЦ і МШП.
2. Вихідна бухгалтерська звітність:
Баланс підприємства (організації}.
Додатки до балансу.
Звіти про податки.
3. Розрахунки економічних показників.
Аналітичний баланс.
Розрахунок рентабельності.
Розрахунок стійкості.
Розрахунок оборотності.
Розрахунок ліквідності.
Кількість і склад форм вихідної бухгалтерської звітності, їх оформлення і методики розрахунку можуть змінюватися залежно від таких чинників:
чинного законодавства;
вимог вищестоящих організацій і податкових органів у ме-жах діючого законодавства;
специфіки діяльності та структури підприємств, визначаль-них особливостей обліку.
Усі перелічені чинники зумовлюють необхідність постійної доробки форм вихідної бухгалтерської звітності.
У бухгалтерському контурі «Галактики» ця проблема ви-рішена наданням користувачеві можливості легко скоригувати будь-яку існуючу або створити власну звітну форму. Ця можли-вість ґрунтується на використанні вмонтованої в систему мови проектування звітів. Даною мовою виконані всі вихідні форми бухгалтерської звітності й документи з розрахунку економічних показників.
3. Масив результативної інформації
Технологія створення нової звітної форми є надто простою і складається з таких кроків:
* формі, що створюється, треба привласнити найменування, яке надалі з'являтиметься в переліку обраних для друку звітних форм;
» за допомогою вбудованого текстового редактора створюєть-ся шаблон звіту, що включає «шапку», «боковик», стовпчики, підписи;
* на кожній сторінці шаблона в місцях, де повинні знаходити-ся розрахункові дані, проставляються найменування розрахунко-вих полів, а нижче окремими рядками записуються самі формули розрахунку.
Як змінні в розрахункових формулах використовуються проводки по рахунках, обороти і сальдо по рахунку.
Розрахункова формула може включати перевірку відносин значень змінних (рівно, нерівно, більше, менше тощо), а також ло-гічні операції («так», «або», «ні»). Мова проектування звітів про-ста в освоєнні, наближена до звичної для бухгалтера термінології і дозволяє користувачеві оперативно адаптувати свої звіти до по-точних змін зовнішніх вимог.
Багатоплановість рахунків бухгалтерського обліку
За допомогою модуля «Консолідація» в «Галактиці» реалі-зується можливість паралельного обліку в декількох планах ра-хунків бухгалтерського обліку, тобто багатопланових рахунків. Один план рахунків може, наприклад, відповідно українським стандартам, інші — російським чи стандартам ОААР. Кількість планів рахунків програмою не обмежується. Перемикання між ними провадиться натисненням певної комбінації клавіш.
Користувач може самостійно визначати найменування планів рахунків, вводити будь-які номери рахунків (близько 19 алфавіт-но-цифрових символів) та назви їх. В усіх планах можна вводити субрахунки, коди аналітичного обліку, вести контроль допусти-мої кореспонденції. Типові господарські операції можуть бути настроєні таким чином, щоб одночасно формувати проводки по всіх існуючих планах рахунків, причому в кожному з них — у необхідній кореспонденції і з розрахунками сум оборотів.
Консолідована звітність корпорації
За допомогою вже згаданого модуля «Консолідація» забезпе-чується можливість ведення консолідованої (спільної) бази даних корпорації і отримання консолідованої звітності. Під корпораці-єю в цьому разі треба розуміти об'єднання декількох юридичних осіб. Усі вони ведуть роздільний бухгалтерський облік по одно-му і тому самому набору планів рахунків. Один із учасників кор-порації вважається головною фірмою, інші — філіями. Ця від-мінність не відбивається на способі подання даних або роботі з ними. Для простоти можна вважати головну фірму також філією. Кожна філія, в свою чергу, може мати безліч офісів.
Загальна (консолідована) база даних створюється різними способами:
* Під час ведення обліку по філіях на одному комп'ютері або в єдиній обчислювальній мережі. Додаткові програмні засоби не потрібні. ^ ь
* Під час передачі даних через електронну пошту, модем або на дискетах. У цьому разі потрібне об'єднання їх за допомогою програми міжофісного обміну даними Согро.
У модулі «Консолідація» користувач має ряд можливостей:
встановлювати потрібний йому план рахунків, вид консолі-дованих звітів. Для кожного виду визначається набір філій, що включаються;
для обраного виду звіту визначати, які операції філій відби-рати для роботи: тільки зовнішні, тільки внутрішні, всі (і зовніш-ні, і внутрішні).
Внутрішніми вважаються операції між учасниками корпорації, зовнішніми — з контрагентами, що не входять у корпорацію. При роботі з іншими модулями контуру бухгалтерського обліку користувач має доступ до даних і може отримувати звіти по за-даній філії корпорації і у встановленому плані рахунків.
Модуль «Консолідація» забезпечує отримання узагальнених звітів про рух коштів корпорації, що відображається на рахунках аналітичного обліку, і контроль сальдо на початок і кінець звіт-ного місяця.
Мова проектування звітних форм забезпечує створення форм загального балансу корпорації та інших видів звітів. Для доступу до даних ріних філій в мінах змінних передбачений спеціальний елемент, що включає код філії він повинен передувати іншим елементам імені змінної.
Література
В.М. Гужва «Інформаційні системи і технології на підприємтсвах», Київ, 2001, 400 стр.
А.М. Береза «Основи створення інформаційних систем», Київ, 1998, 140 стр.
В.Ф. Ситник, О.С. Краєва «Технологія автоматизованої обробки економічної інформації», Київ, 1998, 200 стр.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать