Короткі відомості по табличному процесору Excel

З табличним представленням даних ми стикаємося в багатьох сферах діяльності, починаючи з побутових потреб і кінчаючи бухгалтерськими або науковими розрахунками.
Програмне забезпечення, зване системою обробки електронних таблиць, або табличним процесором, дозволяє автоматизувати рутинні операції виконання однорідних обчислень і перерахунку з початковими даними, що змінюються.
У елементи електронної таблиці можна вносити різну інформацію: текст, числа і формули.
Осередки можуть містити незалежні дані, які, як правило, заносяться уручну або завантажуються з деякого файлу даних. Ці дані можуть використовуватися як результатні для обчислення значень інших осередків. У коміркии з обчислюваними значеннями заносяться формули для обчислень. Користувач звичайно бачить на екрані результати обчислень по заданих формулах. При кожній зміні комірок проводиться автоматичний перерахунок у всіх комірках, пов'язаних із змінними правилами обчислень.
Сучасні табличні процесори, до яких можна зарахувати і Excel, надають користувачу наступні можливості:
робота з «робочими книгами» (сукупністю таблиць);
завдання в таблицях чисел і формул, перерахунок значень обчислюваних комірок при змінах початкових даних;
побудова діаграм за даними таблиць;
великий набір вбудованих функцій;
автоматичне заповнення комірок послідовностями (дні тижня, місяці і т. п.);
можливість роботи із зовнішніми базами даних;
управління параметрами тексту;
виведення таблиць на друк;
можливість створення макросів (серії команд, згрупованих разом для спрощення роботи);
перевірка орфографії;
пошук, сортування і систематизація інформації, тобто використання електронному шаблі пі як проста база даних.
Слід ще раз підкреслити, що електронна таблиця дозволяє не тільки авоматично виконувати розрахунки, але і є дуже ефективним засобом для проведення чисельного моделювання. Міняючи у всіляких поєднаннях значення початкових параметрів, можна спостерігати за зміною вихідних даних і аналізувати отримані результати. Табличний процесор миттєво надає безліч варіантів рішень, на основі яких можна вибрати найбільш прийнятне.
Всі ці якості дозволяють рахувати табличний процесор обов'язковим елементом автоматизації установ і управлінської діяльності.
Графічний інтерфейс програми Microsoft Excel 2000.
На мал. 1 зображений загальний вид вікна програми Microsoft Excel 2000. Це — стандартне вікно Windows-додатку.
Рядок стану Ярлички листів
Мал. 1. Загальний вид вікна програми Microsoft Excel 2000.
Об'єкти інтерфейсу.
Інтерфейс програми вам вже знаком. Групи кнопок, об'єднаних на невеликих панелях, дублюють операції, закладені в основних меню програми.
Робочим полем програми є таблиця, що складається з рядків і стовпців. Максимальна кількість рядків та стовпців залежить від конкретної комп'ютерної реалізації. Під час роботи з програмою таблиця зберігається в оперативній пам'яті. Для переглядання частини електронної таблиці служить область листа, що включає осередки, заголовки рядків і стовпців, смуги прокрутки і ярлики листів. Для управління роботою табличного процесора, як і скрізь в Windows, використовується меню команд.
Для видачі інформації про поточний осередок служить рядок стану.
Рядок формул (іноді її називають рядком введення) призначений для індикації даних, які користувач набирає перед введенням в елемент таблиці.
Excel дозволяє працювати з так званою робочою книгою (сукупністю таблиць). Перемикання між листами цієї книги можна здійснювати за допомогою спеціальних ярликів.
Основні об'єкти документа електронних таблиць
Документи, що створюються в середовищі табличного процесора Excel, містять таблиці і діаграми (див. мал. 2).
Мал. 2. Об'єкти табличного документа
Діаграми є наочним засобом представлення даних і полегшують виконання порівнянь даних, виявлення закономірностей і т.д. Наприклад, замість аналізу декількох стовпців чисел на листі, можна, поглянувши на діаграму, дізнатися, падають або ростуть ціни на товари повсякденного попиту, або порівняти витрати підприємства по різних позиціях.
Щоб створити діаграму, слід, перш за все, ввести дані в таблицю, а потім виділити в таблиці область, за даними якої будуватиметься діаграма.
Для покрокового створення діаграми середовищем пропонується Майстер діаграм.
Діаграму можна створити на окремому листі або помістити як упроваджений об'єкт на лист з даними. У зв'язку з цим, розрізняють два види діаграм:
упроваджені діаграми;
діаграмні листи.
Упроваджена діаграма розглядається як графічний об'єкт і зберігається як частина листа, на якому вона створена. Упроваджені діаграми слід використовувати у випадках, коли потрібно відобразити або надрукувати одну або декілька діаграм разом з даними листа.
Лист діаграми це окремий лист в книзі, що має власне ім'я. Листи діаграм слід використовувати у випадках, коли потрібно переглянути або зрадити великі або складні діаграми окремо від даних або коли потрібно охоронити простір екрану для роботи з листом.
Незалежно від способу розміщення, діаграма є пов'язаною з початковими даними на листі, тобто при оновленні даних оновлюється і створена на їх основі діаграма.
Р
Мал. 3. Об'єкти діаграми.
Основні режими роботи в Excel.
Режими роботи в Excel. забезпечують:
введення і подальше зберігання даних і зв'язків між ними;
редагування даних при введенні;
автоматичний перерахунок результатів при зміні початкових даних;
побудова діаграм, що представляють числові дані в наочному вигляді;
автоматична зміна діаграм при зміні даних, по яких вони побудовані.
Робота 1. Використання електронної таблиці як форми для ведення звітності.
Електронні таблиці є обов'язковим атрибутом офісного програмного забезпечення. По-перше, їх можна використовувати для зберігання і впорядкування даних, тобто як форму звітності. По-друге, електронні таблиці дозволяють автоматизувати рутинні однотипні обчислення. По-третє, за табличними даними можна побудувати діаграми, що дозволяють аналізувати ці дані найдоступнішим способом — візуально. Постараємося продемонструвати це в практичній роботі.
Завдання 1. Заповнення листа книги початковими і розрахунковими даними.
Для демонстрації роботи з електронними таблицями виберемо реальне завдання, що встає перед секретарем: замовлення і ведення звітності по канцтоварах. Вважатимемо, що звіти складаються у вигляді таблиці щокварталу, тобто раз на три місяці.
Перелік придбанних підприємством канцтоварів приблизно відомий, але може змінюватися з урахуванням специфіки виробництва. По основних позиціях він приведений табл. 1.
Ціни на канцтовари можна оперативно коректувати безпосередньо в елів тронних таблицях.
Поквартальна книга, складена одного разу, може потім використовуватися м року в рік, оскільки вносити корективи в готову таблицю набагато простіше, ніж щорічно створювати нову.
Технологія роботи
Відкрийте програму Excel: Пуск > Програми > Microsoft Excel
Збільште ширину стовпця А, для чого:
наведіть курсор мишки на область заголовків між А і В (курсор прийме вид перехрестя із стрілками);
Мал. 4. Збільшення ширини стовпця.
«захопивши» межу між заголовками, перетягніть її управо (мал. 4).
3. Заповніть шапку таблиці (мал. 5).
Мал. 5. Шапка таблиці
4 .Виділіть осередки із заголовками і призначте ним зображення шрифту кнопкою Напівжирний і вирівнювання в осередках кнопкою По центру.
Заповніть елементи таблиці початковими даними про використовувані канцтовари, згідно приведеним табл. 1.
Проставте зразкову кількість придбаного канцелярського приладдя у відповідному стовпці (з розрахунку на 200 що працюють).
Введіть формулу для підрахунку вартості конкретного найменування товару: =C6*D6 (ціна * кількість) (мал. 6).
Мал. 6. Введення формули в осередок.
Виділіть стовпець Вартість для всього списку товарів, починаючи з осередку Е6, в який введена формула.
Скопіюйте введену формулу у виділені осередки: Правка – Заповнити – Вниз.
Комірки, які не відповідають конкретному товару (порожні рядки, заголовки), приймуть при копіюванні формули нульове значення. Це дуже важливо для подальшого обчислення загальної суми витрат.
10. Введіть в осередок Е82 формулу підрахунку загальної суми витрат на канцтовари за перший квартал: =СУММ(Е6:Е80).
Для цього:
використовуйте стандартну математичну функцію (мал. 7): Вставити >
Функція >вибрати Математичні >вибрати СУМ();
підсумовуваний діапазон осередків в таблиці виділите мишкою від Е6 до Е80.
Мал. 7. Вікно вибору стандартної функції
11. На вільному полі таблиці розмістите дані розрахунків проміжних сум за дрібні канцтовари: дрібниця, теки і швидкозшивачі (Теки), клей і клеючі засоби (Клей), папір і паперові вироби (Папір), що пишуть приладдя (Ручки) (мал. 8).
Мал. 8. Вільна таблиця проміжних сум.
12. Збережіть табличний документ в теці Мої документи – Назва вашої організації – Організаційні – Канц_товари.
Завдання 2. Копіювання таблиці на інші листи книги.
Форма і зміст таблиць на наступні квартали будуть такими ж, тому для їх створення досить скопіювати заповнену таблицю і скоректувати її за цінами і кількістю придбаних товарів. Якщо товар не купувався, в графу Кількість проставляється «0». Існує два способи копіювання листів книги.
Копіювання листів: перший спосіб
Перший спосіб копіювання листів застосовується як в межах однієї книги, так і для перенесення листів в інші книги (інші файли).
Технологія роботи
Виділіть копійований лист, якщо він ще не активний, клацнувши на його ярлику.
Виберіть команду копіювання: Правка > Переместить/Скопировать лист...
У вікні Перемістити або скопіювати (мал. 9) вказати місце копіювання:
у полі В книгу вкажіть ім'я того ж файлу, в якому ви працюєте (в даному випадку Канц_товари);
У полі Перед листом вкажіть, перед яким листом повинна бути вставлена копія (в даному випадку перед Листом 2).
4. Для копіювання, а не переміщення листів, встановіть прапорець Створювати копію > ОК.
Мал. 9. Вікно переміщення і копіювання листів таблиці.
Копіювання листів: другий спосіб
Другий спосіб копіювання застосовується в межах однієї книги.
Технологія роботи
Натисніть клавішу Ctrl.
Утримуючи Ctrl, захопіть мишкою ярлик копійованого листа (при цьому курсор набуває форми листка із знаком «+»).
Перетягніть ярличок на потрібне місце (наприклад, перед ярличком чиста 2) (мал. 10):
Мал. 10. Створення копії листа.
Відпустіть клавішу Ctrl.
Зробіть три копії Листа 1: Лист 1(2), Лист 1(3) і Лист 1(4) (мал. 11).
Мал. 11. Створення декількох копій листа.
Вибірково зрадите вміст Листів 1(2), 1(3) і 1(4), збільшивши в третьому кварталі кількість споживання паперу і понизивши закупівлі дрібного канцелярського приладдя.
Припустимо, в четвертому кварталі ціни на всі види паперових виробів збільшилися на 10%. Щоб змінювати ціни всього стовпця автоматично, залежно від зростання цін, слід поступити так:
на вільному полі таблиці розмістите дані зростання цін;
введіть формулу перерахунку цін: стара ціна*(1+процент зростання) (мал. 12).
Мал. 12. Введення формули.
заповніть формулу вниз;
скопіюйте нові ціни;
виділіть стовпець із старими цінами;
виберіть команду Правка > Спеціальна вставка (мал. 13);
встановіть перемикач Вставити: Значення, потім натисніть ОК.
8. Збережіть розширений табличний документ.
Мал. 13. Вікно спеціальної вставки з буфера.
Завдання 3. Формування річного звіту.
За наслідками чотирьох кварталів можна скласти підсумковий звіт по витрачених засобах на основні складові канцелярського приладдя витратних матеріалів.
Технологія роботи
На вільному полі таблиці четвертого кварталу (Лист 1(4)) розмістите заголовки по приведеному зразку (мал. 14. Зведена таблиця річного звіту).
У осередок, призначений для підсумкової суми по дрібних канцтоварах (у прикладі - осередок Е90), введіть формулу: =СУММ(Лист1!Е84+'Лист1 (2)'!Е84+'Лист1 (3)'!Е84+'Лист1 (4)'!Е84).
Виділіть осередки Е90:Е94 і скопіюйте в них введену в Е90 формулу: Правка - Заповнити - Вниз.
Підсумовувані в підсумковому звіті осередки знаходяться на різних листах книг. Для введення посилань на ці осередки як аргументи функції СУМ( слідує, клацаючи на ярликах відповідних листів книги, вибирати лисиць а потім клацати мишкою в підсумовуваному осередку на цьому листі. Знак«+» слід додавати уручну.
У осередок, призначений для підсумкової суми по всіх канцтоварах (у прикладі – осередок Е96), введіть формулу: =СУММ(Е90:Е94).
Збережіть файл.
Для самостійної роботи
Завдання 1. Знайдіть середнє значення квартальних витрат на основні категорії канцтоварів для подальшого планування витрат на 2007 рік.
Завдання 2. Створіть таблицю витратних матеріалів і коштів на утримання оргтехніки ( ксероксів, ризографів, сканерів, принтерів, і т.п.).

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать