Основні вимоги до інформаційної системи обліку на ВАТ "Будівельник"

Суб’єктом господарювання , що досліджується , я обрала відкрите акціонерне товариство “Будівельник “ , яке займається виготовленням залізо-бетонних виробів та виконання будівельних робіт. Ціллю даного підприємства є отримання прибутку від реалізованих товарів .
ВАТ „ Будівельник” активно включилось в конкурентну боротьбу, гідно витримуючи конкуренцію завдяки, високій якості товарів,порівняно невисокій ціні та широкому асортименту товарів.

Гарні інформаційні бухгалтерські системи поза залежністю від їхнього масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

У функціональному аспекті вимогами до інформаційних бухгалтерських систем є :
безпомилкові арифметичні розрахунки;
забезпечення підготовки , заповнення, перевірки і роздруківки первинних і звітних документів довільної форми;
здійснення безпомилкового перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу;
нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності;
забезпечення звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).
Бухгалтерській службі інформаційна система дає можливість уникати ручної технічної праці при заповненні первинної документації та її обробки, та швидкого доступу до залишків товарів і аудиту складського обліку. Подання податкової звітності в електронному вигляді теж являється перевагою інформаційної системи .
Для того щоб забезпечити зазначені можливості, інформаційна система повинна мати єдину базу даних по поточному стану бухгалтерського обліку на підприємстві й архівних матеріалах, будь-які відомості з яких можуть бути легко отримані по запиті користувача. У залежності від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати різну структуру, але в обов'язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність . Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, що прийняті в поточне час.
Надійність інформаційної системи в комп'ютерному плані означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від навмисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп'ютери є досить відкритими, тому не можна вірогідно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротший термін. Гарні інформаційні бухгалтерські системи відповідають цим вимогам.
Підприємство створює інформаційну систему, щоб стати більш ефективним й зберігати гроші. На підприємстві з економічної точки зору ПОЕМ та інформаційна система загалом може розглядатися як засіб, який може вільно замінювати робочу силу. Так як вартість інформаційних технологій падає, вони заміняють робочу силу, що історично має зростаючу вартість.
Фінансовий вплив інформаційних технологій складається у внутрішніх витратах управління. Відповідно до теорії організації фірми залежать від витрат організацій, вартості контролюючих і керівних службовців. Оскільки розміри фірми ростуть, витрати організації підвищуються, тому що власники повинні витрачати усе більше зусиль на контроль за службовцями. Інформаційні технології, зменшуючи витрати на придбання й аналіз інформації, дають можливість організаціям знижувати витрати фірми, так як з їхньою допомогою керівнику простіше спостерігати за більшим числом службовців, а працівникам різних ланок виконувати поставлені завдання з меншими затратами часу.
Сучасна технологія передачі даних надала організації роботу більш гнучкими способами, підвищуючи здатность реагувати на зміни в ринку. Інформаційна система надає підприємству додаткову гнучкість, щоб перебороти деякі обмеження, що випливають із географічно-невигідного . Не менш важливо, щоб фірма - розроблювач бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну репутацію. При виборі системи варто враховувати ту обставину, що надалі до продавця прийдеться неодноразово звертатися і за порадою або консультацією, і за заміною застарілої версії на більш свіжу.
Таким чином, впровадження системи управління на підприємстві створить передумови для якісного поліпшення процесу управлінського планування й контролю діяльності з боку керівництва.
Інформаційні потреби управління на підприємстві є досить широкими:
Спрощення та прискорення обробки первинної документації, та контролю над нею;
Прискорення та оптимізація обороту ТМЦ на складі та структурних підрозділах;
Полегшення доступу до бази даних товарів для прийняття рішення, щодо замовлень;
Аналіз, та аудит первинної інформації, зберігання та накопичення інформації отриманої від структурних підрозділів;
Одержання доречної зведеної інформації для прийняття рішення керівництвом підприємства.
2.Особливості формування автоматизованої інформаційної системи бухгалтерського обліку на підприємстві .
У неавтоматизованій системі ведення бухгалтерського обліку обробка даних про господарські операції легко просліджується і звичайно супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку МПЗ. Аналогічні документи часто використовуються й у комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) у комп'ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера не можливо.
Інформаційна система містить у собі наступні елементи:
1. Апаратні засоби.
До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п.
2. Програмні засоби.
а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп'ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.
б) Прикладні (користувальницькі) програми - це набори машинних команд для обробки даних, що організація--користувач розробляє самостійно чи купує в зовнішнього постачальника.
3. Документація - опис системи і структури керування стосовно до введення, обробці і виводу даних, обробці повідомлень, логічним і іншим командам.
4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.
5. Дані - зведення про господарські операції й іншу необхідну інформацію, що вводять, зберігають і обробляють у системі.
6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідну запис операцій, що попереджають чи реєструють помилки.
Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку впливає на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які варто враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.
1. Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпроти, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.
2. Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, що у неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, що у неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситься система паролів, що запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи й облікові документи через термінал у діалоговому режимі.
3. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для схованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коректуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.
4. Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.
5. Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.
Наведемо ряд особливостей автоматизованої інформаційної системи ВАТ „ Будівельник „ :
· Упорядкуванні бухобліку та аудиту. Якщо при паперовій бухгалтерії для одержання якої-небудь інформації, наприклад специфічної вибірки оборотів по субрахунку рахунка № 60, було потрібно кілька годин роботи, то на комп'ютері - натиснув клавішу і вибірка роздрукувалася.
· Збільшенні кількості інформації, одержуваної з бухобліку. Раніш можна було побачити аналітику по 41 рахунку тільки в якому-небудь одному розрізі, зараз, на комп'ютері - у декількох.
· Зниження числа бухгалтерських та аудиторських помилок. Це дуже важливий фактор, якщо враховувати величину штрафів і пенею за приховання оподатковуваних величин, причиною якого, як правило є саме бухгалтерські помилки, а не деякий злий намір.
· Підвищення оперативності бух обліку і аудиту. Якщо раніш, при паперовому бухобліку, бухгалтера не поспівали за первинною документацією і робили проводки з запізненням, а квартальний і річний звіт здавався в останній момент, то зараз це припинилося.
· Підвищенні економічності бухгалтерського обліку і аудиту. Наша практика показує, що в багатьох випадках, змінити, що застосовуються на підприємстві план і типова кореспонденція рахунків, форми первинних документів і інші "підвладні" бухгалтерії параметри можна без використання різних ризикованих схем зменшити оподатковувані величини чи, принаймні, пересунути терміни і знизити частоту податкових платежів.
Теоретично доведено, що використання системи дозволяє поліпшити якість обробки інформації, забезпечити об'єктивність, оперативність, обґрунтованість управлінських рішень. Можливість оперативного одержання комерційної інформації допомагає прийняттю рішень про закупівлю препарату, формуванню ціни на продукцію, а також може впливати, у комплексі інших факторів, на прийняття різноманітних управлінських рішень .
Бухгалтер ВАТ „ Будівельник „при веденні бухгалтерського фінансового обліку в умовах автома-тизованої системи обробки інформації використовує програму „1 С Бухгалтерія „ версія 7.7 . Дана програма являє собою універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах. Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок .
Виділимо основні етапи облікового процесу :
На першому етапі відбувається документальне оформлення на під-приємстві господарських фактів. Під час введення первинних даних вод-ночас формується бухгалтерське проведення. Бухгалтер має змогу фор-мувати бухгалтерське проведення і вручну, проте це призводить до до-даткових помилок, потребує значних затрат часу. Автоматизоване формування бухгалтерського проведення здійснюється на основі довідника типо-вих господарських операцій.
На другому етапі всі бухгалтерські проведення формуються в зве-дений бухгалтерський реєстр — книгу обліку господарських операцій, яка є узагальненим бухгалтерським реєстром і являє собою хронологічно впо-рядкований список проведень. Для обліку забалансових рахунків потрібно вести спеціальний журнал господарських операцій за кожним окремим рахунком. Така структура обліку дає змогу нагромаджувати в електронному каталозі інформацію для синтетичного і аналітичного обліку.
На — третьому етапі формуються реєстри бухгалтер-ського обліку, внутрішня і зовнішня бухгалтерська звітність.
На базі даних бухгалтерських проведень формуються реєстри синтетич-ного обліку, реєстри і звіти аналітичного обліку, спеціальна звітність. До реєстрів синтетичного обліку відносять оборотно-сальдовий баланс, обо-ротні відомості за рахунками, Головну книгу, шахову відомість. Внутрішні облікові реєстри призначені для фактичного визначення стану засобів і залишків на рахунку, оборотів за рахунком та за кореспондуючими рахун-ками, а також для їх аналізу і контролю.
Реєстрами аналітичного обліку є аналітичні відомості за рахунками, оборотно-сальдова відомість в аналі-тичному розрізі. До спеціальної внутрішньої звітності належать касова книга, книга фактичних витрат засобів.
На четвертому етапі закривається обліковий період і формується архів облікових даних. Зведення про залишки та обороти за рахунками бухгалтерського обліку звітного періоду переносяться до спеціального набору для подальшого зберігання.
В умовах ринкової економіки підготовлена бухгалтерська інформація має розглядатися з погляду остаточного впливу на прийняття рішень. Система обліку оперує даними двох типів: про здійснені операції та оцін-ними даними майбутніх періодів. З огляду на це організацію бухгалтерсь-кого обліку слід розглядати як сукупність фінансового та внутрішньогос-подарського обліку за окремими комплексами завдань, які вирішуються в "1С Бухгалтерії" на підприємстві, контролю та аналізу.


3.Сформувати модель автоматизованої обробки облікової інформації на ВАТ „ Будівельник „ .
Аналіз теперішнього рівня функціонування інформаційної системи оброблення даних з праці показує, що здебільшого автоматизуються рутинні роботи й традиційні розрахунки, переважає централізоване розв'язування задач. При цьому не змінюються організаційні структури і технологія вико-нання функцій управління. Значна кількість користувачів, особливо низової ланки управління, позбавлені доступу до обчислювальних та інформаційних ресурсів, які розміщені централізовано.
На підприємстві найпоширенішим є індивідуальне використання ПЕОМ на робочо-му місці користувача для розв'язування локальних завдань в структурних підрозділах, та швидкого доступу до інформації, що дає змогу застосувати персональну технологію оброблення даних. Водночас на різних рівнях у процесі оперативної взаємодії різних служб і виконавців відбувається обмін даними (інформаційний обмін), у зв'язку з чим виникає потреба колективно використовувати інформаційно-обчислювальні ресурси. Наприклад, спільне використання периферійного спорядження, підключення кількох ПЕОМ до спільного центру (головної ЕОМ), який реалізує функції колективної бази даних. Використання такої БД виключає дублювання, забезпечує оперативний вибір інформації, а також доводить переваги індивідуальної роботи на ПЕОМ з ефективним зверненням до великих БД.
Суттєвим критерієм інформаційної системи є створення локальних мереж: ПЕОМ, у яких ефективно поєднуються можливості ПЕОМ для персонального оброблення даних з перевагами розподіленого оброблення даних, що забезпечують колективне використання загальних інформаційних ресурсів для управління об'єктами.
У локальних мережах ПЕОМ тип взаємодії користу-вачів, за якого по каналах зв'язку відбувається обмін текстами, докумен-тами, іншою інформацією, реалізуються елементи "безпаперової" технології оброблення даних, для зручності використовується "електронна пошта" яка дає можливість підвищити швидкість обороту товарів та полегшити роботу з накладними. У таких мережах ЕОМ ефективно виконуються операції первинного введення даних до системи, провадиться діалогове та регламентне розв'язування завдань, виробляються і застосовуються управлінські рішення на підставі наскрізної інформаційної підтримки засобами БД мережі.
Як єдина система управління підприємством в цілому, так і управління її складовою частиною належить до багаторівневої ієрархічної системи. На кожному рівні цієї системи розв'язуються комплекси локальних (персональних) завдань за індивідуальними алгоритмами та даними, які лише в певній частині виходять на інформаційний обмін з іншими рівнями. Це зумовлює потребу створення автоматизованих обчислювальних систем, які охоплювали б усі рівні управління і забезпечували ефективне оброблення даних на кожному рівні, інформаційну взаємодію між рівнями, а також гнучкий доступ користувачів до загальносистемних обчислювальних та інформаційних ресурсів, що відповідає концепції багаторівневих розподілених автоматизованих систем оброблення даних.
До основних недоліків інформаційної системи на даному етапі впровадження можна віднести
пріоритетну роль в перерозподілі інформації центрального комп’ютера системи. Відсутність прямого зв’язку між системами рівнів І та ІІІ не дають можливості приймати рішення обґрунтовані на незалежних даних первинного обліку. Це можна виправити встановивши такий зв'язок;
відсутності зведеної бази всієї первинної інформації із структурних підрозділів. Це можна пояснити складністю комп’ютеризації у зв’язку з високими витратами та повільне впровадження інтернет-технології .
Список використаної літератури та інформаційних джерел
1. Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами. - М.: "Инфра-М", 2000. - 352 с.
2. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - К.: ФіС, 2001, 368 с.
3. Информационные системы в экономике: Учебник /Под ред. проф. В.В. Дика. - М.: ФиС, 1996. - 272с.
4. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. - М.: ФиС, 1997
5. Компьютерные системы и сети: Учеб.пособие/ В.П.Косарев и др./Под ред. В.П.Косарева и Л.В.Еремина-М.:Финансы и статистика,1999.
6. Костров А.В. Основы информационного менеджмента - М.: ФиС, 2001. - 336 с.
7. Мескон М. Менеджмент. М.: Финансы и статистика, 1998.
8. Модин А.А. Основи розроблення і розвитку ІСУ. К., 1981

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать