Понятие делопроизводства

Используя данное учебное пособие при подготовке к сдаче зачета, студенты смогут в предельно сжатые сроки систематизировать и конкретизировать знания, приобретенные в процессе изучения этой дисциплины; сосредоточить свое внимание на основных понятиях, их признаках и особенностях; сформулировать примерную структуру (план) ответов на возможные вопросы преподавателя.
Данное учебное пособие является дополнением к учебникам для получения фундаментальных знаний по изучаемой дисциплине, а также служит пособием для успешной сдачи зачета.
1. Введение
1.1. Предмет - делопроизводство
1.1.1.Понятие делопроизводства
Делопроизводство - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.
От организации делопроизводства зависят:
- эффективность управления;
- экономичность;
- оперативность;
- культура труда работников управления.
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства
(регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т. п.)
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
- документирования;
- организации работы с документами.
1.1.2.Документирование
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.
1.1.3.Организация работы с документами
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:
- общеизвестных принципов обработки документов;
- приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
- используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
- сложившихся национальных традиций работы с документами;
- установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
- квалификации делопроизводственной службы предприятия.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.
В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.
1.2. Документ
1.2.1.Значение документов в управлении
Любое управленческое решение выносится на основе информации. Правильность принятого решения зависит:
- от полноты представленной информации;
- достоверности информации;
- своевременности ее представления.
Информация может быть представлена:
- в устной форме;
- в документированной форме.
Термин «документ» появился в России в XVIII в. и означал «способ доказательства».
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к. они:
- отражают деятельность организации;
- на их основе принимаются управленческие решения; - являются главным аргументом в спорных ситуациях; - являются гарантом прав на недвижимость, собственность.
Документ обеспечивает:
- закрепление информации;
- сбор информации;
- обработку информации;
- передачу информации;
- использование информации; - хранение информации.
Формы управления тесно связаны с видами документов, например:
- учет - с написанием различных отчетов;
- планирование - с составлением планов;
- инструктирование - с разработкой методик, инструкций; - руководство - с изданием приказов, распоряжений.
1.2.2.Понятие документа
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.
Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях; явлениях и процессах.
Документ может быть:
- носителем информации (в сфере информационных технологий);
- средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении); - способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); - источником фактов (в науке).
1.2.3.Функции документа
Документы многофункциональны. К основным функциям документов следует отнести:
- информационную (документирование, хранение и предоставление информации);
- управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
- коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);
- правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);
- организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);
- научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).
1.3. Нормативно-методическая основа делопроизводства
1.3.1.Понятие нормативно-методической основы делопроизводства
Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; - юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
1.3.2. Виды нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
- законами РФ;
- государственными и отраслевыми стандартами;
- общероссийскими классификаторами;
- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; - инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
Законы РФ:
Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;
Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;
Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) -содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) -содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией; Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.
Государственные стандарты:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
Основными целями ГСДОУ являются:
- упорядочение документооборота;
- сокращение количества документов;
- повышение качества документов;
- нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности; - совершенствование работы аппарата управления.
ГОСТ 6.38-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.
Стандарт устанавливает:
- состав реквизитов;
- расположение реквизитов на листе бумаги; - требования к тексту и бланкам документов.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от
27.02.98 № 28
Стандарт устанавливает современное толкование терминов: - по делопроизводству; - по архивному делу.
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.
Общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
Государственные инструкции по делопроизводству:
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.
На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
1.3.3.Инструкция по делопроизводству организации
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:
- общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
1.4. Служба документационного обеспечения управления
1.4.1.Понятие службы ДОУ
Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) - называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т. п.).
Основными задачами службы ДОУ являются:
- организация делопроизводства;
- ведение делопроизводства;
- совершенствование делопроизводства.
Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:
- управление делами;
- управление делопроизводства;
- канцелярия;
- отдел ДОУ;
- секретариат (дирекция); - инспекция при руководителе.
1.4.2.Положение о службе ДОУ
Положение о службе ДОУ определяет ее структуру, функциональные задачи, обязанности и права ее сотрудников.
- Общие положения:
- отдел документационного обеспечения (в дальнейшем – «отдел») является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется исполнительному директору (заместителю директора) предприятия;
- отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия;
- в своей деятельности отдел руководствуется Уставом предприятия, настоящим положением, стандартами и нормативно-методическими документами по делопроизводству.
- Задачи:
- обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия;
- регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия;

внедрение новых информационных технологий в работе с документами.
- Структура:
- структура и штаты отдела утверждаются генеральным директором предприятия с учетом специфики работы и объема документооборота;
- в состав отдела входят: группа (участок) обработки входящих документов, группа (участок) обработки исходящих документов, группа контроля, экспедиция, копировально-множительное бюро, секретариат.
- Функции:
- организация делопроизводства на предприятии в соответствии с федеральными стандартами и нормативно-методическими документами Росархива и предприятия;
- организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия;
- прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, отправляемой и внутренней документации, оперативный поиск и выдача информации по документам;
- рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия;
- организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия;
- обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них;
- составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях;
- участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии;
- разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия);
- участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством;
- оформление командировочных документов, регистрация командированных сотрудников.
- Права:
- проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер;
требовать от руководителей структурных подразделений справок, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства;
- возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных инструкцией по делопроизводству правил оформления.
- Ответственность:
- всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет руководитель отдела;
- степень ответственности других работников отдела устанавливается должностными инструкциями.
- Служебные контакты (служебное взаимодействие):
- с руководителями структурных подразделений предприятия - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству предприятия документов, использования служебной информации;
- с юридическим отделом - по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений, контрактов и других документов;
- с отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки работников отдела;
- со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
- с отделом информатизации - по вопросам проектирования, эксплуатации и внедрения автоматизированных информационных систем;
- в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.
1.5. Электронный документ и электронный документооборот
1.5.1.Понятие электронного документа
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;
быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.
Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия:
- на экране дисплея;
- на бумажном носителе;
- на ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.
При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.
1.5.2.Преимущества и недостатки электронного документа
Преимущества использования электронных документов:
- компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;
- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
- с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;
- хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;
- технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;
- возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);
- компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.
Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества:
- прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу; исправления вносятся в проект документа;
- одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.
К недостаткам электронных документов можно отнести:
- недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;
- необходимость наличия технических средств для прочтения;
- возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

1.5.3.Электронный документооборот
Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.
Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.
Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.
Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.
Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.
При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.
Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП.
Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки ЭЦП.
Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов.
Электронный документооборот регулируется нормативными актами:
- государственными;
- межотраслевыми;
- отраслевыми;
- локальными (предприятия).
Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:
- на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
- обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
- обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
- правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.
Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.
Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.
Адресат получает документ на экран ПК, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель.
С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.
Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).
Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях.
Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли.
Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования - 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.
При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:
- защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
- возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;
- возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;
- возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.
В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.
1.6. Юридическое значение документа
1.6.1.Понятие юридического значения документа
Юридическое значение - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом.
1.6.2.Юридически значимые реквизиты документа
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документов, являются:
- наименование организации (должностного лица) - автора документа;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер;
- гриф утверждения документа;
- текст;
- подпись; - печать.
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность:
- за достоверность документа;
- все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.
Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено:
- в уставе предприятия;
- в положении о предприятии (о структурном подразделении);
- в инструкции по делопроизводству; - в должностной инструкции работника; - в приказе о распределении обязанностей.
Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия.
Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости - на других экземплярах, например при заключении контракта.
Дата документа - один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Печать - юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.
Печать свидетельствует:
- о подлинности документа;
- принадлежности документа к указанной на печати организации.
Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:
- какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
- материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.
Гриф утверждения - некоторые документы приобретают юридическое значение только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.
Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат:
- уставы, положения о предприятиях (филиалах);
- штатные расписания;
- акты проверок, акты приема-передачи;
- должностные инструкции;
- сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.
1.6.3.Юридическое значение электронного документа
Для придания юридического значения электронному документу используется электронная цифровая подпись.
Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:
- сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа;
- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электрон ном документе;
- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Благодаря этой технологии получается электронный документ:
- имеющий юридическое значение;
- подтверждающий авторство документа;
- подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.
1.6.4.Заверение копий документов
Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит «отметка о заверении копии», который содержит:
- заверительную надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- его подпись;
- дату заверения;
- печать (для наиболее важных или внешних документов).
Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.
В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:
- копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу; - копии документов для решения социальных проблем работников.
На предприятии копии заверяются:
- руководителем организации;
- должностным лицом (начальником отдела кадров).
2. Организация делопроизводства на предприятии
2.1. Основные принципы работы с документами. Документооборот
2.1.1.Организация работы с документами
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.
Совершенство организации работы с документами определяется:
- оперативностью перемещения документов внутри организации;
- качеством и своевременностью исполнения документов;
- эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
2.1.2.Документооборот
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.
Объем документооборота зависит:
- от значимости организации; - ее функций и уровня решаемых задач; - связей с внешними организациями.
2.1.3.Основные группы документов
В документационном обеспечении существуют три группы документов.
- входящие (поступающие в организацию документы);
- исходящие (отправляемые из организации документы);
- внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение службой делопроизводства.
Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:
- составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа.
Общими для всех групп являются следующие операции:
- рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних документов и резолюция - для входящих документов);
- регистрация документов;
- передача документов исполнителям;
- контроль исполнения документов;
- исполнение документов;
- подшивка исполненных документов в дела;
- использование документов в справочно-информационных целях;
- подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).
2.1.4.Принципы работы с документами
Основными принципами работы с документами являются:
- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;
- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);
- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);
- умелое сочетание документациопного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).
В организации работы с документами должны быть предусмотрены:
- инструкция по делопроизводству предприятия;
- образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;
- номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;
- должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;
- техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;
- методическое руководство службой делопроизводства работой с документами в структурных подразделениях предприятия;
- информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;
- назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию