Сравнительный анализ «Основных правил работы ведомственных архивов» и «Основных правил работы архивов организаций»

Характеристики

Ведомственный архивов

Архив организации

Задачи

1) Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

Использование хранящихся в архиве документов;

1. осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводственных подведомственных организациях;

1 создание научно-справочного аппарата к документам архива;

2 организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов АФ РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.

3. осуществляют прием электронных документов, обеспечивают сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение

Функции

1. ведут списки организаций (структурных подразделений для архивов организаций) – источников комплектования архивов;

2. принимают упорядоченные документы организаций

(структурных подразделений для архивов организаций) – источников комплектования архивов;

3. учитывают, обеспечивают сохранность принятых в архив документов;

4. создают, поддерживают в актуальном состоянии НСА к документам архива;

5. проводят экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

6. участвуют в разработке нормативных и методических

документов по архивному делу и ДОУ;

7. участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы ДОУ, в том числе в организациях – источниках комплектования архива;

8. осуществляют проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях- источниках комплектования;

9. осуществляют использование документов по запросам организации и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

1. осуществляет фондирование принятых в архив и документов;

2. осуществляет и организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

3. осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

4. представляет ежегодно в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

5. Центральный архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли, вносит предложения руководству министерства о совершенстве архивного дела и делопроизводства;

1. организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений.

Права

1.Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

1. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

1. требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

2. контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

3. участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления

Ответственность

В нормативном акте не оговорено

1. несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

2. утрату и несанкционированное уничтожение документов;

3. необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

4. нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством