Автоматизация основных финансовых показателей

Содержание.
Введение
1 ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА………………………………………………..….6
1.1 Основные задачи автоматизации бухгалтерского учета………………..…6
1.2 Критерии выбора…………………………………………………………....12
1.3 Классификация бухгалтерских автоматизированных систем…………….18
2 АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ООО «ЯНТА-Т»..32
2.1 Экономическая характеристика ООО «Янта-Т»………………………..…32
2.2 Составление бухгалтерской финансовой отчетности в системе «Галактика+»…………………………………………………………….............40
3 АВТОМАТИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ ФИНАНСОВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ…60
3.1 Анализ основных финансовых показателей………………………………60
3.2 Автоматизация анализа…………………………………………………….71
3.3 Анализ недостатков автоматизированных систем……………………….75
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………83
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………86
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………88
ВВЕДЕНИЕ
Современное предприятие - большое и сложное образование, у которого много разных «органов» и частей. Организм этот может только нарождаться, появляться на свет или находиться в отроческом периоде, быть в «расцвете сил», наконец, уже дряхлеть, «отживать свой век» (но при этом, кстати, так и не успев набраться мудрости).
В построении современного предприятия можно выделить два взаимосвязанных процесса: формирование производственно-opганизационной структуры (определяющей, как будет вестись бизнес) и структуры, управляющей информационными потоками, порождёнными деятельностью предприятия. [21, c.17-24]
Бухгалтерский учет - прикладная экономическая дисциплина, при обретающая в условиях переход ной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров — обеспечивает регистрацию, xpанение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В условиях экономической нестабильнос­ти и частой смены нормативных актов государства, правил ведения бухгалтерского учета профессия бухгалтера становится все более престижной, а его роль в управлении предприятием — ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы» с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уп­латы налогов, а с другой - фор­мально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.
Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью систе­мы информационного обеспече­ния всей деятельности предпри­ятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутин­ных операций, связанных с мно­гократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных до­кументов и переносом данных из одних документов в другие. Не­смотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской де­ятельности, не так-то легко по­дучить решение, удобное для не­искушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изме­нение требований, предъявляе­мых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.
Безусловно, компьютерная про­грамма не может заменить гра­мотного бухгалтера, но она поз­волит сэкономить его время и силы за счет автоматизации ру­тинных, операций, найти арифметические ошибки в учете и от­четности, оценить текущее фи­нансовое положение предприя­тия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные сис­темы бухгалтерского учета спо­собны помочь подготовить и со­хранить в электронном виде первичные и отчетные докумен­ты, а также бланки часто повторя­ющихся форм (платежные пору­чения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформиро­ванными реквизитами предпри­ятия. [20, c.3-10]
Непременными структуры, управляющей информационными потоками являются инструментарий в виде современной системы автоматизации (КИС) и управленческие кадры (менеджмент), которые могут эффективно её использовать. Для большинства российских предприятий сегодняшняя ситуация требует актив­ных действий, преобразований, движения — иначе не выжить.
Главное — определить в сформулировать цели пре­образований, правильно вы­брать направление и понять, каким средствами готово по­жертвовать предприятие для их достижения.
Целью, например, может быть повышение эффективности биз­неса, улучшение деятельности всего предприятия или его неко­торых направлений. Необходи­мо оценить, что даёт в данном случае внедрение и использова­ние ИС. При этом ее полезность может не обязательно измерять­ся в денежном эквиваленте. Все зависит от поставленных целей.
Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.
Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов. [16, c.5-6]
Вышесказанное и определило актуальность настоящего исследования.
Цель исследования: изучить автоматизированные системы, применяемые в бухгалтерском учете.
Объект исследования: ООО «Янта-Т»
Для достижения поставленной цели и проверки выдвинутой гипотезы исследования были определены следующие задачи:
1. проанализировать степень необходимости в программном обеспечении бухгалтерского учета;
2. выявить особенности ведения бухгалтерского учета в автоматизированной форме;
3. изучить программный комплекс, внедряемый на ООО «Янта-Т»
Методы исследования:
1. Анализ, изучение и обработка научной и учебной литературы по автоматизации бухгалтерского учета;
2. Сравнение наиболее популярных автоматизированных систем, применяемых в бухгалтерском учете;
3. Индукция – переход от изучения единичных факторов к общим выводам.
Структура диплома:
Работа состоит из трех глав. В первой главе – теоретической – на основе изучения научной, учебной и периодической литературы отечественных авторов, таких как Брага В.В., Глицкий А.Б., Коцюбинский А.О., Шуремов Е.Л., Вартанян А., Королев Ю.Ю. и многих других рассматриваются автоматизированные бухгалтерские системы, специфика бухгалтерского учета с их применением, их достоинства и недостатки.
Во второй главе – практической – анализируется применение программного комплекса «Галактика» на предприятии «Янта-Т».
В третьей главе - изучить автоматизацию основных финансовых показателей на ООО «Янта-Т»
1 ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
1.1 Основные задачи автоматизации бухгалтерского учета.
Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. [13, c.12]
Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия и даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, не знающий в бухгалтерский учет, просто не сможет работать с бухгалтерской программой. Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учетом и хранением первичных документов и выполнением простых расчетов, а также построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы поведения в любой ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, и она автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию. При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.
Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.
Остальные документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или из сторонних организаций. В этом случае ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения. Однако современные бухгалтерские программы не способны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов. [12, c.11-13]
Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера. Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа.
На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создается журнал операций на основе введенных документов. Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.
Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.
Требования ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако, использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр. Главное, чтобы фирмы, производящие бухгалтерские программы, своевременно добавили ведение налогового учета в свои продукты.
Кроме первичных документов, журнал хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Выше отмечалось, что справочники нужны для быстрого ввода документов. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.
Конечная цель работы любой бухгалтерии – составление отчетов по результатам хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ – автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале проводок верна. [29, c.9-13]
В бухгалтерском учете имеется ряд периодических действий, которые следует регулярно выполнять. Начислять и выплачивать заработную плату, рассчитывать амортизационные отчисления и переоценивать валюту. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ выполняются автоматически, при этом генерируются все необходимые проводки.
Для бухгалтерии крупных предприятий чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская программа позволяла работать одновременно нескольким бухгалтерам с одной информационной базой. Также иногда возникает необходимость консолидации учета. Большинство бухгалтерских программ реализуют эти требования, однако при этом необходимо использовать более дорогую версию программы. При работе с большими объемами информации чрезвычайно важна приемлемая скорость ее обработки. Чтобы несколько бухгалтеров могли бы работать с одной информационной базой большого размера, и скорость работы при этом не снижались, программа должна быть оптимизирована для такой работы. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей, а также количества первичных документов и проводок.
Бухгалтера в своей работе часто используют калькулятор и календарь. Многие программы включают их поддержку, но часто обычный настольный калькулятор или настенный календарь оказывается значительно удобнее, чем встроенные в программу. Также некоторые программы позволяют создавать текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор Word. Если же программа позволяет создавать электронные таблицы, то они оказываются менее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие дополнительные возможности, встроенные в бухгалтерские программы, на практике используются достаточно редко. [12, c. 151-153]
Следует отметить одну особенность бухгалтерского учета у нас в стране. Правила учета постоянно меняются, все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными, и значительно больше операций придется выполнять вручную. Кроме того, для успешной работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. Часто затраты на приобретение программы оказываются значительно меньше, чем затраты на ее адаптацию и обновление.
Большинство современных программ имеют мощные средства настройки на особенности учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации, знающий не только особенности программирования на встроенном языке, но и все тонкости бухгалтерского учета. Неквалифицированный специалист может допустить ошибку, которая в результате приведет к значительным материальным потерям из-за неверного бухгалтерского учета. Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать значительного времени, так что часто проще вручную выполнять некоторые операции, не адаптируя программу под свои нужды.
Современные бухгалтерские программы вышли за рамки автоматизации бухгалтерской деятельности. Часто фирмы, производящие бухгалтерские программы, предлагают дополнительное программирование по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т.п. При этом все программы тесно связаны и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям предприятия. Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с некоторыми автоматизируемым торговым и складским оборудованием. Таким образом, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров, штрихкодов и другого оборудования автоматически попадает в информационную базу программы.
Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.
Хотелось бы отметить некоторые недостатки, присущие всем современным бухгалтерским программам. Они сильно уступают современным универсальным программам в продуманности пользовательского интерфейса, т.е. в принципах организации общения человека с компьютером. Ведущие фирмы, производящие универсальные программы, такие как Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec до мелочей продумывают интерфейс своих программ, постепенно вырабатываются единые приемы работы с программами. Пользователям проще освоить новую программу, если в ней использованы общепринятые правила общения.
Кроме не слишком качественного интерфейса, подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки и обновления. В большинстве случаев для обслуживания этих программ потребуется привлекать специалистов. В то время как большинство универсальных программ становится все дружелюбнее и проще в освоении, бухгалтерские программы становятся все сложнее и запутаннее. [19, c.11-16]
Таким образом, несмотря на все недостатки, другого выхода, кроме использования программ, автоматизирующих бухгалтерский учет, не существует. Вручную вести учет в современной бухгалтерии если и возможно, то уж точно нерационально. Главное, выбрать наиболее подходящую программу и постараться лучше ее освоить.
1.2 Критерии выбора
Процессы выбора автоматизированных систем бухгалтерского учета (АСБУ) для небольшой фирмы и для крупного предприятия существенно различаются.
В первом случае речь идет о приобретении недорогого предмета массового спроса, когда затраты на покупку программы сопоставимы с затратами на покупку кресла или факсимильного аппарата. При этом не нужно думать о смене компьютеров. Ведь тиражные продукты, как правило, не требовательны к мощности компьютера.
Во втором случае бухгалтерская система может рассматриваться лишь в качестве звена комплексной автоматизации предприятия. Решающим критерием здесь может стать, например, платформа разработки, когда выдвигается требование использования АСБУ совместно с мощными СУБД типа Oracle, Informix, Sybase, Progress и т.д.
Тем не менее в процедуре и принципах выбора бухгалтерских систем для любого предприятия есть много общего, поэтому уже давно предпринимаются попытки создания методики такого выбора. Наиболее часто это сводится к набору формальных механизмов, связанных с обработкой массивов экспертных оценок, сопоставляющих совокупность свойств программного комплекса и потребностей его потенциальных пользователей.
Очевидно, что разработка таких механизмов необходима, поскольку открывает возможности для наиболее общего решения данной задачи и учета всего спектра проблем автоматизации учета конкретного предприятия. Вместе с тем применение соответствующего инструментария может оказаться достаточно затруднительным в силу того, что он может давать адекватные результаты только при привлечении значительного числа экспертных оценок большого перечня характеристик, что не всегда выполнимо. Поэтому целесообразно выделить набор общих критериев выбора АСБУ применительно к предприятиям различных типов. Данный набор критериев должен быть основан на небольшом числе важнейших содержательных факторов, в число которых, по нашему мнению, должны быть включены:
функциональная полнота; особенности построения программной системы; принципы адаптации к особенностям учетной работы конкретных предприятий; возможность использования на различных программноаппаратных платформах; возможность комплексирования с другим офисным программным обеспечением (ПО) производителей.
Классификация предприятий при выборе АСБУ:
выделенные выше параметры следует рассматривать применительно к классификационным группам, построенным на критерии величины бухгалтерии предприятия. Конечно, этот критерий не единственный при рассмотрении всего спектра различий программных систем. В то же время он неявно определяет степень специализации различных сотрудников бухгалтерии, а следовательно, и потребность в степени специализации отдельных компонент ПО.
Использование принципа отраслевого деления предприятий как основного применительно к разработке критериев выбора АСБУ вряд ли целесообразно, поскольку массовое, тиражное ПО универсально по своей природе. Следует отметить, что отраслевые настройки для ПО инструментального типа нельзя считать предметом выбора, поскольку они лишь дополняют тот универсальный программный продукт, применительно к которому созданы.
Одним из важнейших факторов выбора АСБУ является их функциональная полнота. Однако, совершенно очевидно, что требования, предъявляемые к системам автоматизации бухгалтерского учета со стороны различных предприятий, достаточно индивидуальны. Например, предприятиям, не имеющим на балансе большого числа основных средств, не требуется развитая поддержка функций их учета. При выполнении расчетов по начислению зарплаты также далеко не всем требуются функции по учету северных надбавок, а на многих малых предприятиях не рассчитывают даже больничные листы и т.д.
Поэтому требования к функциональной полноте при дальнейшем рассмотрении исключены из критериев выбора ПО АСБУ и должны рассматриваться индивидуально.
Исключение данного фактора объясняется еще и тем обстоятельством, что в понятие функциональной полноты в значительной степени вкладывается представление о степени автоматизации решения той или иной учетной задачи, а не о возможности или невозможности использования всей системы в целом из-за отсутствия конкретной функции. Кроме того, для многих систем отсутствие той или иной функциональности в базовой поставке не означает невозможности ее достижения при использовании встроенных инструментальных средств.
Основные критерии выбора АСБУ разбиваются по четырем группам, сформированным по признаку величины бухгалтерии предприятия.
Критерии выбора АСБУ для малой бухгалтерии
Унифицированная модель представления данных формируется следующим образом:
Единая программная среда
Встроенные проблемно-ориентированные инструментальные средства
Функционирование в одноранговой сети или в сети с выделенным сервером
Наличие сертифицированных для внедрения системы дилеров фирмы - производителя ПО в собственном регионе
Возможность простого комплексирования со стандартным офисным ПО и проблемно-ориентированным ПО других производителей
Критерии выбора АСБУ для средней бухгалтерии
Построение системы в виде полнофункционального набора специализированных по участкам учета программных модулей
Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки
Функционирование в сети с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер
Функции разграничения прав доступа пользователей к данным
Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки
Критерии выбора АСБУ для крупной бухгалтерии основывается на
построении системы в виде полнофункционального набора узкоспециализированных по участкам учета программных модулей
Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки
Возможность функционирования в неоднородных сетях, значительная независимость в выборе пользователем аппаратных средств, операционных систем и СУБД
Развитые функции разграничения прав доступа к данным и авторизации выполняемых пользователями действий
Развитое разграничение функций бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учета; взаимодействие с подсистемами планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства
Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки
Критерии выбора АСБУ для корпоративной бухгалтерии:
Соответствие перечисленным требованиям по отношению к отдельным предприятиям и самостоятельным подразделениям корпорации
Развитые средства репликации данных удаленных подразделений
Наличие средств консолидации данных для построения корпоративной отчетности, в том числе с возможностью ведения учета в различных учетных стандартах.
Для малых предприятий, где численность сотрудников бухгалтерии менее 4 человек, вполне подойдет разработка, основанная на концепции универсальной модели учетных данных и построенная в виде единой программной системы. Как правило, здесь отсутствует специализация сотрудников по участкам учета, и ввод данных фактически ограничивается формированием проводок, расширенных минимальной аналитической информацией.
В более крупных бухгалтериях при наличии явной специализации сотрудников, ведущих различные участки учета, более адекватным представляется использование комплексов, специализированных по функциям и данным. Кроме того, с ростом бухгалтерии и предприятия в целом возрастает потребность в разграничении прав пользователей по доступу к информации.
Существенны различия между предприятиями и с точки зрения наличия технического персонала, способного выполнять техническое обслуживание АСБУ и привязку ПО к особенностям учетной работы. У более крупных предприятий, как правило, такой персонал имеется. Поэтому для адаптации АСБУ они могут привлекать собственных сотрудников, которым вполне по силам использование достаточно сложного инструментария профессионального уровня.
У малых предприятий собственный штат инженеров и программистов обычно отсутствует. Поэтому для них важна поддержка используемой программной системы со стороны дилеров либо ее настройка собственными силами на основе встроенных в ПО проблемно-ориентированных инструментальных средств.
Требования к возможности функционирования программных систем в условиях локальных сетей и на разных программноаппаратных платформах достаточно очевидны. В этой связи для бухгалтерий с небольшим числом автоматизированных рабочих мест обычно вполне достаточно применения одноранговых сетей персональных компьютеров.
Для более крупных бухгалтерий уже желательны системы, функционирующие в сетях с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер. И, наконец, для АСБУ с большим числом рабочих мест актуально применение неоднородных сетей, возможно, с использованием серверов на более мощных программноаппаратных платформах. Отсюда и требования к ПО, предполагающие перспективное масштабирование системы и предусматривающие возможность его функционирования на основе технологии тонкого клиента.
Для корпоративных систем критерии выбора АСБУ дополнены требованиями поддержки функций репликации и консолидации данных с возможностью составления отчетности в нескольких учетных стандартах.
Перечисленные выше критерии определяют лишь самые общие требования к АСБУ. Профессиональный подход требует более полного рассмотрения особенностей программных продуктов и их сопоставления с детализированным набором требований к АСБУ со стороны конкретных предприятий. Решение этой задачи требует привлечения более сложных инструментов.
В то же время достоинством рассмотренного подхода является его простота, и потому он может применяться для грубого отбора совокупностей программных продуктов, в известной степени сужая число систем, включаемых в более подробное обследование.
1.3 Классификация бухгалтерских автоматизированных систем
Существующие прикладные системы бухгалтерского учета очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное программное обеспечение, но чаще всего специалисты выделяют следующие классы программ:
- ориентация на размер предприятия;
- локальные и сетевые версии;
- ориентация на бухгалтерский учет в различных сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный учет;
- отечественные и зарубежные программы. [23, c.35-43]
1. Программный комплекс «Галактика», разработанный одноименной российско-белорусской корпорацией, уже долгое время успешно эксплуатируется на сотнях средних и крупных предприятиях России и ближнего зарубежья. Среди них торговые предприятия, предприятия сферы услуг, а также различных отраслей промышленности: машиностроительные, горнодобывающие, металлургические, нефтеперерабатывающие и многие другие. Отличительной особенностью «Галактики» является комплексный подход к проблеме автоматизации, охватывающий все сферы управления современным предприятием, включая хозяйственное и финансовое планирование, управление кадрами, бухгалтерский учет, оперативное управление и многие другие направления.
Концептуальная модель системы базируется на тщательно проработанной технологии компьютерного ведения бухгалтерского и оперативного учета, легко адаптируется под специфику различных типов предприятий. В основу архитектурного построения системы «Галактика» заложен принцип разделения комплексной системы автоматизации на ряд взаимосвязанных контуров. Программный комплекс решает группу задач планирования:
-финансовое планирование,
-построение бюджета,
-календарно-сетевое (хозяйственное) планирование,
-планирование маркетинговых кампаний, проектов развития,
-техническая подготовка и планирование производства,
-планирование себестоимости продукции - товаров и услуг,
-оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей.
В рамках оперативного управления предприятием “Галактика” решает следующие задачи:
-управление закупками - материально-техническое снабжение,
-управление продажами - сбыт и реализация продукции,
-управление бартерными операциями и взаимозачетами,
-управление запасами - движение и наличие материальных ценностей и МБП,
-управление консигнационными операциями,
-управление продажами через торговый зал с использованием интеллектуальных кассовых аппаратов,
-управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и получателями,
-управление штрафными обязательствами,
-управление финансами - мониторинг в режиме реального времени,
-управление производством,
-управление проектами управление себестоимостью продукции - товаров, услуг,
-управление персоналом, учет кадров,
-управление внутренним и внешним делопроизводством,
-управление автотранспортом.
К комплексу задач бухгалтерского учета относятся:
-кассовые и финансово-расчетные операции,
-учет валютных операций,
-учет товарно-материальных ценностей и МБП,
-учет основных средств и нематериальных активов,
-учет труда и заработной платы,
-учет фактических затрат,
-ведение главной книги и составление баланса,
-налоговый учет,
-сводная и консолидированная бухгалтерская и финансовая отчетность,
-бухгалтерская и финансовая отчетность в международных стандартах.
Серия задач контроля:
-контроль выполнения планов, проектов,
-контроль исполнения бюджета,
-контроль взаимных финансовых обязательств,
-контроль использования ресурсов,
-контроль неликвидов, сверхнормативных запасов, дефицитных позиций,
-контроль качества, отработка возвратов и рекламаций,
-контроль исполнительской дисциплины.
К группе задач анализа относятся:
-анализ выполнения планов и использования ресурсов,
-анализ финансовой и хозяйственной деятельности,
-анализ эффективности использования оборотных средств,
-анализ фактических затрат (себестоимости) и сопоставление их с плановыми (анализ отклонений),
-анализ эффективности маркетинговых мероприятий и рекламных кампаний,
-анализ факторов, определяющих качество и причины рекламаций и возвратов.
С помощью контура «бухгалтерский учет» осуществляют обработку данных первичного учета и формируют всю необходимую бухгалтерскую отчетность предприятия. В этот же контур включен модуль по расчету заработной платы.
В «Галактике» сделан новый шаг вперед в решении проблемы совершенствования технологии работы с первичными документами. Здесь, благодаря единой базе данных всей управленческой, а не только бухгалтерской информации, организация электронного документооборота выводится на качественно новый уровень. За счет полной интегрированности данных управления и четкого разделения функций между модулями, существенно повышены качество пользовательского интерфейса и технологичность в использовании системы.
В системе «Галактика» для организации учета по операциям такого рода предназначена специальная подсистема «Консигнация», куда и может быть вынесена вся аналитика по ним. Здесь учет может строиться без привязки к бухгалтерским счетам. Объединяющим звеном являются документы-основания на отгрузку товаров и соответствующие им финансовые документы, занесенные в базу данных системы и, естественно, при использовании локальной вычислительной сети, в оперативном режиме доступные всем ее пользователям, имеющим право доступа к данной информации. Поэтому при желании в бухгалтерском контуре можно вести только синтетический учет, оставив всю аналитику менеджерам коммерческого отдела и пользуясь ею лишь по мере необходимости.
Формирование отчетов может выполняться как обычным способом так и средствами Microsoft Еxcel. Требование к используемому компьютеру: Pentium III800/FCPGA/RAM 128/RIVA TNT/HDD 20 GB/7200/CD-ROM 48x/SB.
2. В настоящее время, безусловно, самой распространенной системой автоматизации учетных работ является программа, а точнее целое семейство программ – «1С: Предприятие».
Система «1С: Предприятие» может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов. «1С: Предприятие» может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.
Разнообразные и гибкие возможности системы позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.
Система «1С: Предприятие» выполняется под управлением ОС Windows 95 и Windows NT. Сетевая версия может устанавливаться в наиболее распространенных локальных сетях. В последнем случае рабочие станции должны иметь процессор класса 486 DX и выше и оперативную память объемом не менее 8 Мбайт, а сервер – оперативную память не менее 16 Мбайт и процессор Pentium / 75 и выше.
Система «1С: Предприятие» обладает гибкими возможностями организации учета:
- синтетический учет по многоуровневому плану счетов;
- учет по нескольким планам счетов;
- валютный учет и учет покрытия валют;
- многомерный аналитический учет;
- многоуровневый аналитический учет по каждому измерению;
- количественный учет;
- учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.
Ввод информации в «1С: Предприятие» может быть организован с разной степенью автоматичности:
- режим ручного ввода операций;
- режим типовых операций;
- режим автоматического формирования операций по первичным бухгалтерским документам – безусловно, самый прогрессивный способ.
Система «1С: Предприятие» является универсальной системой для учета наличия и движения средств и может быть настроена на различные схемы учета складских запасов, взаиморасчетов, средств на расчетных счетах и в кассе, кредитов, консигнации и т.д.
Система «1С: Предприятие» обеспечивает решение широкого круга разнообразных задач оперативного учета, например:
- учет складских запасов товаров и их движения;
- учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;
- резервирование товаров и контроль оплаты;
- учет денег на расчетных счетах и в кассе;
- учет товарных кредитов и контроль их погашения;
- автоматический расчет цен списания товаров и других материально-производственных запасов;
- учет выданных на реализацию товаров, их возврата и оплаты.
Средства конфигурирования системы позволяют настроить ее на самые различные виды деятельности предприятий. Можно организовать произвольное количество справочников и документов необходимой структуры, настроить произвольное количество регистров для учета средств в самых различных разрезах.
Система «1С: Предприятие» ориентирована на работу в реальном времени. Она автоматически поддерживает в актуальном состоянии текущие остатки товарных и денежных средств. При вводе документов может выполняться контроль наличия товаров на складе или состояние взаиморасчетов клиента. Система авторизации и контроля прав позволяет ограничить возможности использования различных функций для отдельных категорий пользователей.
Можно настроить произвольное количество журналов расчета для выполнения расчетов по тем или иным объектам и хранения их результатов. Система позволяет проводить расчеты с определенной периодичностью, от одного дня до года. Она, например, может быть настроена на расчет заработной платы, как по месячному, так и по недельному циклу.
Система имеет широкие возможности для связи с другими программами. Конкретная конфигурация может поддерживать автоматическую загрузку справочников из внешних приложений, передачу отчетов в другие программы, в том числе формирование бухгалтерских проводок. По данным специалистов российской компании «1С», на 1 апреля 2008 года (данные взятые от всех франчайзинговых сетей).
3. Система автоматизации «БОСС», предназначена для крупных предприятий, производственных и торговых объединений. Как инструмент управления предприятием система «БОСС» имеет отраслевую ориентацию и включает «БОСС – Бухгалтер», осуществляющую ведение бухгалтерского учета и составления отчетности, а также набор следующих функциональных модулей, направленных на автоматизацию определенных хозяйственных процессов: «БОСС – Кадровик» (управление персоналом и начисление заработной платы); «БОСС – Референт» (управление документооборотом); «БОСС – Кладовщик» (автоматизация складского учета, причем для крупных предприятий, как правило, разрабатывается отдельно); «БОСС – Продавец» (управление сбытом); «БОСС-Снабженец» (автоматизация процесса снабжения); «БОСС-Технолог» (управление производством); «БОСС-Финансист» (автоматизация управления финансами с элементами анализа); «БОСС-Аналитик» (анализ фактических производственных затрат и полученных финансовых результатов.
Для средних и некоторых крупных предприятий имеется система «БОСС-Компания». Для крупных корпораций, производственных и торговых объединений, куда, например, входят разные по профилю и форме собственности предприятия и организации, предназначена САБУ «БОСС-Корпорация».
«БОСС–Бухгалтер» может применяться на предприятиях любой формы собственности и функционировать как автономно, так и в составе системы управления «БОСС – Компания» или «БОСС – Корпорация».
С позиции организации бухгалтерского учета крупные и средние предприятия отличаются большим штатом работников бухгалтерии, узкой специализацией каждого работника на своем участке, разнообразным потоком первичных и отчетных документов и четко отработанной технологией их обработки.
С позиции методологии бухгалтерского учета эти предприятия характеризуются сквозным аналитическим учетом затрат, детальным количественно-суммовым учетом, связью с планированием и финансовым анализом.
Поэтому подсистема бухгалтерского учета должна обеспечивать автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета в соответствии с российскими и международными стандартами, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, планирования, а также внутреннего аудита.
4. Одна из самых популярных программ автоматизации работы бухгалтерской службы – программа «БЭСТ» ориентирована на предприятия различных масштабов и форм собственности. Комплекс программ «БЭСТ» (Бухгалтерия Экономика Статистика) предназначен для комплексной автоматизации бухгалтерского учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Его отличие состоит в том, что здесь функции собственно бухгалтерского учета органично переплетаются с оперативным учетом и управлением. Отдельные подсистемы комплекса могут использоваться не только работниками бухгалтерии, но и администрацией, коммерческим отделом и т.д. Система «БЭСТ» представляет собой комплексную систему автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. Гибкая технология автоматизированного учета позволяет объединить в единой системе специализированный программный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройства считывания штрихкодов и другое оборудование.
Бухгалтерский учет в системе «БЭСТ» ведется на основании первичных документов, зарегистрированных при оперативном учете. Проводки по документам можно формировать двумя способами – либо автоматически, с применением механизма типовых операций, либо вручную. В программе поддерживается многоуровневый синтетический и аналитический учет, и формируются внутренние, внешние и налоговые отчеты.
5. «Инфо-Бухгалтер». Разработчиком программы является ООО «Инфо-Бухгалтер» (Учредитель – Институт проблем информатики РАН). ООО «Инфо-Бухгалтер» входит в десятку ведущих компьютерных фирм России среди производителей программ бухгалтерского учета, а также в число лидеров компьютерного бизнеса России среди производителей программных продуктов.
«Инфо-Бухгалтер» – универсальная бухгалтерская программа для предприятий всех сфер деятельности с небольшим информационным потоком. Реализовано – DOS, Windows. Компактная, удобная и любимая бухгалтерами небольших предприятий программа может быть легко адаптирована практически к любой методике учета. Имеет мощный генератор отчетных форм, широкие возможности для аналитического учета и анализа, возможность графического представления результатов, быстро подготавливает все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, во внебюджетные фонды, в Госкомстат.
Отчетные формы и первичные документы, используемые в программе «Инфо-Бухгалтер», регулярно обновляются в соответствии с изменениями законодательства. Заключен договор с Министерством финансов Российской Федерации об оперативном предоставлении сборников, содержащих всю информацию Минфина РФ, официально направляемой всем финансовым органам субъектов РФ.
Программа «Инфо-Бухгалтер» не занимает много места на компьютере и для работы достаточно иметь не менее 64 Мб оперативной памяти и процессор типа Celeron 700. Для более быстрой работы в программе и предотвращения неожиданного зависания можно увеличить объем памяти до 128 Мб.
6. Программа «Турбо-Бухгалтер» ориентирована на торговые, производственные, финансовые, аудиторские, страховые организации и бюджетные учреждения.
Основные преимущества этой программы: наборы стандартных проводок; работа, как от проводок, так и от первичного документа; контроль корреспонденции счетов и наличия обязательных аналитических признаков; быстрое и эффективное восстановление бухучета; разделение бухгалтерии на участки учета; высокая скорость построения отчетов.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию