Организация архивного дела и сроки хранения документов

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 28.07.1998 г № 34 н, на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив. Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет послед их составления (например про проведение судебно-бухгалтерской экспертизе, проведению документальной налоговой проверки или ревизии.)
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Приказом «Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости.
Срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности, 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансового-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения, 10 лет – годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений. 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны хранится организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела: Документы, помещенные в дело, должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных актов.
Принципы формирования дел бухгалтерского архива:
· Первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета
· Каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов.
· Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.
В папке должно содержаться не более 250 листов, толщиной не более 4 см. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно, отдельно хранятся годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, подлинники – отдельно от копий. При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указаниям месяца. После составления заголовков дел и установлении сроках хранения каждого дела производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, исходя из важности документов и их взаимосвязи.
Сложились определенные правила группировки в дела по видам документов и их хронологии.
Первыми помещают дела с организационно-распорядительными документами вышестоящих организаций, затем идут дела с организационно-распорядительными документами самой организации с приложением к ним. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для создания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию.
Лицевые счета работников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний собраний акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке: документ - ответ помещается за документом- запросом.
В дело подшиваются только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. Если появились новые документы, не предусмотренные номенклатурой, то заводится самостоятельное дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером. Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и по мере надобности постоянно дополняться внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Внутренняя опись может содержать следующие грифы: номера подшиваемых документов по порядку, индексы документов, даты составления документов, заголовки документов, количество листов в документах.
После того как будут определены все дела, заведенные в данном году, проводится экспертиза их практической ценности. Под экспертизой понимается работа по изучению документа с целью определения его дальнейшей судьбы.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов на предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии, назначаемые приказом руководителя предприятия.
В экспертную комиссию назначаются наиболее квалифицированные работники основных структурных подразделений предприятия. Число членов комиссии не должно быть менее трех. Председателем комиссии назначается один из руководителей организации.
В своей деятельности экспертные комиссии руководствуются законодательными актами, а также указаниями соответствующих архивов и типовыми перечными документальных материалов с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел и указаниями руководства организации.
При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности документов отдельных категорий привлекаются специалисты и консультанты. Решения экспертной комиссии утверждаются руководством предприятия.
Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшими сроками хранения проводится сотрудниками предприятия. Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится экспертной комиссией путем полистного просмотра каждого дела. Не рекомендуется определять назначение документальных материалов только на основании заголовка на обложке дела.
Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно.
Если документы постоянного хранения находятся в деле вместе с документами временного хранения, то их отделяют и формируют заново. Переформирование дел следует проводить во всех случаях, когда в делах временного хранения будут обнаружены отдельные документы постоянного хранения. Если же среди документов постоянного хранения будут обнаружены отдельные документы временного хранения, то переформирование таких дел не производится.
На постоянное хранение в первую очередь отбираются подлинники документов. Очень осторожно надо подходить к отбору и уничтожению переписки, возникшей в момент образования или ликвидации предприятий, а также в период, когда деятельность предприятия была связана с выполнением специфических заданий или протекала в необычных условиях.
При отсутствии подлинников на хранение оставляются их заверенные копии. Рекомендуется также оставлять на постоянное хранение один или два экземпляра копий документов, имеющих особо важное значение, а также документов, которые быстро изнашиваются в результате частого использования ими.
На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации. Документы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним контрольно-учетными карточками сдаются в упакованном виде в конторы по заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие заводы. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых обязательно указывается количество сдаваемых дел и масса принятой партии макулатуры.
Дела, включенные в акт на уничтожение документальных материалов, группируются по одному какому-либо признаку. Для каждой группы указываются даты дел, их номера по номенклатуре0 количество дел в группе, номера статей по перечню. Если номенклатура дел не составлялась или нарушалась, в акте рекомендуется указывать и заголовок документа.
Дела , не включенные в перечни, а также дела, относительно которых к уничтожению не включатся. В этом случае комиссия в письменной форме запрашивает разъяснение соответствующего архивного органа.
Предприятие не имеет право уничтожать какие-либо документы до тех пор, пока не утверждена опись документальных материалов. Если предприятия в процессе своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих передаче в государственные архивы, то соответствующий архивный орган или вышестоящая организация по своей инициативе или по просьбе предприятия решают вопрос о предоставлении ему права самостоятельно уничтожать документальные материалы, утратившие практическое значение, по истечении срока хранения.
Дела, для которых ведомственными и типовыми перечнями предусмотрены временные сроки хранения с отметкой обязательного просмотра документов экспертной комиссией, включаются в самостоятельные акты. Дела этой категории в архив не сдаются.
Дела, отобранные экспертной комиссией организации к постоянному хранению, выделяют в отдельную группу точно так же, как и дела для долговременного хранения. Опись составляется на каждую такую группу дел отдельно – на дела, содержащие документацию по личному составу, долговременного хранения.
Кроме того, отдельная опись составляется на специальную документацию, например рационализаторские предложения, технические и технологические документы.
Описи на дела постоянного хранения предприятия могут составлять по двум вариантам с учетом их структуры и принятой формы делопроизводства.
На предприятиях с небольшим числом подразделений, использующих централизованную форму делопроизводства, целесообразно составлять сводную опись на все дела постоянного хранения за определенный период времени. В сводной описи дела систематизируются по структурным подразделениям с продолжающейся нумераций за несколько лет. На предприятиях со смешанной формой делопроизводства наибольшее применение находят раздельные описи, на дела по каждому структурному подразделению.
Опись, которая составляется ежегодно и является частью единой сводной описи, называется годовым разделом описи и состоит из заглавного листа, начального листа, описательных статей итоговой записи.
Если в опись вносятся подряд дела с одинаковым содержанием и одинаковыми названиями, то заголовок первого из них указывается полностью, а вместо остальных аналогичных заголовков в описи пишется слове «тоже.
Описи принято вести до тех пор, пока документы не будут переданы в архив или число единиц хранения, записанных в опись, не достигнет четырехзначной цифры. Следующая опись имеет самостоятельную нумерацию
Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, а годовые разделы описей к тому же визируются руководителем организации и подписывается председателем экспертной комиссии. Годовые разделы описей материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение. Один из этих экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на предприятия.
Описи документальные материалы долговременного хранения составляются в двух экземплярах, которые остаются на предприятии. Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную документацию составляются за несколько лет с продолжающейся нумерацией дел. При этом описи по личному составу заверяются инспектором по кадрам.
Все сокращения, принятые в описи, обязательно должны быть оговорены. Сокращенные слова располагаются в алфавитном порядке.
Описи документальных материалов постоянного и длительного хранения печатают на пишущей машинке или ПЭВМ. Во всех случаях опечатки должны быть четкими, светочувствительными и несмазывающимися.
Законченную опись вставляют в твердую обложку и переплетают. Годовые разделы описи не подшивают и не переплетают, а хранят для удобства пользования в папке с клапанами и завязками.
Для организации хранения, учета и практического использования, законченных делопроизводством документов на предприятии создаются архив.
Архив предприятия принимает документы только после проведения экспертизы. Законченные делопроизводством материалы остаются в течении года в структурном подразделении для текущей справочной работы. Прием архивом документальных материалов от других организаций оформляется актом сдачи материалов. Все документы накапливающиеся в процессе деятельности предприятия или его структурных подразделений, составляют документальный фонд предприятии, и поэтому названия предприятия одновременно является названием документального фонда.
Если при определении фондовой принадлежности материалов обнаружена документация, относящаяся к фонду другого предприятия, то она подлежат изъятию. Если такая документация будет обнаружена после завершения обработки документофонда, то оформляется акт, который подшивают в дело фонда, а документы списываются с описей.
Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия.
С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником о всех материалах, имеющихся в архиве.
В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими по номенклатуре дел.
Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.
Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архивы , для работы вне организации. Выдача документов из архива производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях место выданного документа занимает лист-заменитель, а место выданного дела – карта-заменитель, где указывается ,когда, кому и на какой срок выдан документ, название документа, количество выданных листов, расписка получателя.
На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки.
Архивной справкой называется составление архивов и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащие сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложением дается в хронологическом порядке событий.
Всем организациям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера, о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.
Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается «незавершенная копия», «неподписанный приказ» и т.д. Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.
Архивная копия – дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.
Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.
Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, не востребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.
Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого должны быть с металлическими решетками. Никаких печей, дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.
Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.
Высота стеллажа не должна превышать2,2 м. стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2м, остальных проходов не более 70-80 см.
В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20 С), а относительную влажность воздуха 50-65 %.
В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается и пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации создается комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций, милиции, пожарного надзора, жилищно-коммунальной организации. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган. Отсутствующие документы должны быть восстановлены.
Согласно п.8 ст.99 ФЗ «О бухгалтерском учете» «первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации».
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Изъятие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной деятельности организации и о предполагаемом совершении преступлении, производится с участием понятых и как правило в присутствии законного представителя организации.
Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия документов составляется акт, в котором перечисляются изъяты документы, или к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков документов. Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации, у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт подписывается сотрудникам органов, производящих изъятие документов, понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие. Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие под расписку.
В тех случаях когда имеются достаточные основания полагать что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может производится изъятие подлинных документов. При изъятии указанных документов с них снимаются копии и отдаются организации, у которой они были изъяты.
Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников документов наступает в соответствии с действующим законодательством РФ.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию