Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами
1.2. Учет расчетов с подотчетными лицами и их документальное оформление
1.3. Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА МАТЕРИАЛАХ ПО «ХЛЕБОКОМБИНАТ ТЕВРИЗСКИЙ»
2.1. Краткая характеристика объекта исследования
2.2. Организация учетной работы в ПО «Хлебокомбинат Тевризский»
2.3. Документальное оформление и учет командировочных и административно-хозяйственных расходов
2.4. Пути совершенствования учета в ПО «Хлебокомбинат Тевризский»
ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
3.1. Оценка аудиторского риска и уровня существенности
3.2. Оценка системы внутреннего контроля
3.3. Планирование и разработка программы аудиторской проверки
3.4. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами и выявленные в ходе аудита ошибки
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
В процессе осуществления коммерческой (предпринимательской) деятельности юридические лица и отдельные предприниматели в той или иной степени несут расходы (затраты), связанные с осуществлением финансово-хозяйственной деятельности организации. У организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях многие предприниматели, сотрудники различных организаций и фирм не только совершают деловые поездки, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмен опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах, в выставках, ярмарках и так далее. В таких случаях возникают ситуации, когда необходимые расходы не могут быть произведены безналичным путем и появляется необходимость в использовании наличных денежных средств, вне района деятельности организации, например:
- для реализации конкретной партии товара и создания определенного имиджа у потенциальных покупателей;
- для выдачи наличных денежных средств на представительские расходы;
- для выдачи денежных средств для оплаты выполненных работ и оказанных услуг и так далее.
В подобных ситуациях организации осуществляют расчеты со своими работниками, которым выдаются из кассы организации наличные денежные средства под отчет. Таких работников называют подотчетными лицами.
Тема расчетов организации с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же, командировочные расходы относятся к категории затрат организации, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.
Опыт аудиторских проверок показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учета и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. Потребность в услугах аудитора возникла в связи с обособлением интересов тех, кто непосредственно занимается управлением предприятия (администрация, менеджеры), кто вкладывает средства в его деятельность (собственники, акционеры, инвесторы), а также государства как потребители информации о результатах деятельности предприятий. Проведение аудиторской проверки даже в тех случаях, когда она не является обязательной, несомненно, имеет важное значение.
Основной целью аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами является установление достоверности бухгалтерской отчетности в части данных расчетов и соответствия совершенных финансово-хозяйственных операций нормативным актам, действующим в РФ.
Большое внимание уделяется правильности поставления налогового и бухгалтерского учета, своевременности и полноты отражения фактов хозяйственной деятельности, а в рамках данной работы - правильности отражения расчетов с подотчетными лицами. Это связано с постоянным изменением нормативной базы. Все это говорит об актуальности данной темы выпускной квалификационной работы.
Целью данной курсовой работы является рассмотреть учет и аудит расчетов с подотчетными лицами» на материалах ПО «Хлебокомбинат Тевризский».
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
1. изучить теоретические основы расчетов с подотчетными лицами;
2. рассмотреть учет расчетов с подотчетными лицами на материалах ПО «Хлебокомбинат Тевризский»;
3. рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования ПО «Хлебокомбинат Тевризский».
Предметом исследования являются расчеты с подотчетными лицами.
Периодом исследования является 2007 год.
При написании курсовой работы были использованы такие методы, как наблюдение, сравнение, чтение документации.
Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы. Первая глава работы посвящена теоретическим основам расчетов с подотчетными лицами. В практической части работы будет приведен учет расчетов с подотчетными лицами на материалах ПО «Хлебокомбинат Тевризский», а в третьей главе рассмотрение аудита расчетов с подотчетными лицами.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет"). [4]
Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).
При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка- это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. [2]
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.
В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. [3]
Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ [1].
Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
1.2. Учёт расчётов с подотчётными лицами и
их документальное оформление
Неиспользованные наличные деньги, выданные в подотчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено передавать наличные деньги, выданные в подотчет напрямую от одного лица к другому лицу. После исполнения операции, для которой были получены в подотчет деньги, подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов. [5]
При приобретении товарно-материальных ценностей за наличные деньги к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение их и документы, подтверждающие их оприходование на склад. Если материалы были сразу израсходованы (ГСМ, канцтовары и др.), к авансовому отчету должны быть приложены требования с росписью получателей либо другие документы, подтверждающие расход. Очень часто подотчетные лица не сдают в установленные даты подотчетные суммы и не предоставляют отчеты, тогда бухгалтер включает эти суммы в облагаемый НДФЛ. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на отчетную дату такие суммы отражены по Д-ту счета 71, основание для включения этих сумм в облагаемый доход работника не имеется. Однако если потом эта сумма будет списана с подотчетного лица без оправдательных документов, она подлежит включению в совокупный доход на общих основаниях. Документы, подтверждающие приобретение товарно-материальных ценностей за наличные (копии чеков, квитанции, фактуры, счета и др.) должны содержать минимум реквизитов, по которым можно определить продавца и его местонахождение. [6]
Торгово-закупочные акты по приобретению товарно-материальных ценностей или услуг должны содержать паспортные данные продавца и место прописки. В противном случае сумма затрат списывается только за счет чистой прибыли с добавлением таких сумм к совокупному доходу подотчетного лица.
Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются по каждому работнику предприятия в ведомости и журнале-ордере № 7 по счету 71.
Основными документами, которые применяются при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. [7]
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 “Касса” (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же - направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием). [8]
При имеющихся на счету 71 операциях с валютой его сальдо на конец периода подлежит переоценке на последний календарный день в отчетном периоде.
Таким образом, может возникнуть курсовая разница - разница между рублевой оценкой имущества, стоимость которых выражена в иностранной валюте, исчисленной по курсу, котируемому ЦБРФ на дату пересчета или составления отчетности, и рублевой оценки имущества, исчисленной по курсу ЦБРФ на дату принятия их к бухгалтерскому учету или дату составления отчетности за предыдущий отчетный период. Следует отметить, что курсовая разница отражается в первую очередь на том счете, где возникает, то есть по счету 71. [9]
Кроме того, необходимо помнить о включении в облагаемый НДФЛ превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. Также в облагаемый НДФЛ включаются суммы, по которым работник не отчитался втечение установленного срока. По средствам, выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по дебету счета 71, налог не удерживается. Но при последующем списании средств из подотчета без оправдательных документов эта сумма облагается НДФЛ на общих основаниях.
К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу, на соответствие выданного аванса назначению и утвержденным руководителем. Бухгалтер в процессе обработки авансового отчета проставляет на оправдательных документах и на отчете бухгалтерские проводки, которые показывают направление расходования средств. [10]
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». [14]
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
С 1 января 2002 года при учете командировочных расходов для целей налогообложения прибыли необходимо учитывать требования пункта 1 статьи 252 НК РФ. Согласно этим требованиям, в целях обложения налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) при соблюдении следующих трех условий:
- расходы должны быть обоснованными. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;
- расходы должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. [11]
Расходы признаются таковыми в том налоговом периоде, к которому они относятся (независимо от времени фактической оплаты). При этом датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета командировочного работника. Признание даты осуществления таких расходов необходимо, чтобы правильно определять, в каком отчетном (налоговом) периоде налогоплательщикам должны принимать для целей налогообложения расходы на командировки.
Командировочные расходы включаются в затраты предприятия, принимаемые для целей налогообложения, только при условии их связи с производственным процессом предприятия. [13]
Аналитическими регистрами налогового учета в этом будут являться карточки или журналы-ордера по налоговым счетам за отчетный (налоговый) период, если они будут содержать реквизиты, перечисленные в статье 313 НК РФ. [12]
Услуги по перевозке пассажиров городским пассажирским транспортом общего пользования (за исключением такси, в том числе маршрутного) НДС не облагаются. Со стоимости проезда работника пригородным морским, речным, железнодорожным или автомобильным пассажирским транспортом общего пользования НДС расчетным путем не выделяется и к вычету не принимается. [15]
Таким образом, оплата стоимости проезда транспортом городского и пригородного сообщения общего пользования к месту командировки и обратно учитывается в бухгалтерском учете в сумме фактически произведенных расходов.
Исключение составляет в обоих случаях такси, в том числе маршрутное. Эти услуги облагаются НДС в общем порядке, однако вычеты такого НДС возможен только при документальном подтверждении оплаты данных услуг.
Суммы НДС по командировочным расходам принимаются к вычету в том случае, если в счет - фактуре выделен НДС отдельной строкой.
Предприятие или организация как налоговый агент производит исчисление выплаченных доходов работникам, нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года). И по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам налоговый агент обязан удержать налог из начисленных налогоплательщику доходов, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога. При получении доходов в денежной форме датой фактического получения дохода является день выплаты дохода.
Датой фактического получения дохода является день утверждения авансового отчета работника. Таким образом, бухгалтерская проводка по начислению налога на доходы должна иметь дату, аналогичную дате утверждения авансового отчета.
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Срочный трудовой договор заключается:
- на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;
- на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
- для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (сезона);
- с лицами, направляемыми на работу за границу;
- для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;
- с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы;
- с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой;
- для выполнения работ, непосредственно связанных со стажировкой и с профессиональным обучением работника;
- в случаях избрания на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу, а также поступления на работу, связанную с непосредственным обеспечением деятельности членов избираемых органов или должностных лиц в органах государственной власти и органах местного самоуправления, в политических партиях и других общественных объединениях;
- с лицами, направленными органами службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы;
- с гражданами, направленными для прохождения альтернативной гражданской службы;
- в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами. [17]
По соглашению сторон срочный трудовой договор может заключаться:
- с лицами, поступающими на работу к работодателям - субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания - 20 человек);
- с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, разрешена работа исключительно временного характера;
- с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;
- для проведения неотложных работ по предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;
- с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
- с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональными спортсменами в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;
с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;
- с лицами, обучающимися по очной форме обучения;
- с лицами, поступающими на работу по совместительству;
- в других случаях. [18]
Производство работ вахтовым методом
Вахтой считается общий период, включающий время выполнения работ на объекте и время междусменного отдыха.
Продолжительность вахты не должна превышать одного месяца. В исключительных случаях на отдельных объектах продолжительность вахты может быть увеличена работодателем до трех месяцев с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Гарантии и компенсации работникам, направляемым работодателем для повышения квалификации
При направлении работодателем работника для повышения квалификации с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы. Работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки. [20]
Использование служебного автомобиля во время командировки
Работник может выехать в командировку на служебном автомобиле.
Документальным подтверждением произведенных расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием производственных расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля, являются:
- путевые листы, которые выдаются водителям служебного автотранспорта и являются первичными документами по учету работы автотранспорта;
- чеки ККМ на приобретение ГСМ;
- чеки ККМ или квитанции установленного образца за стоянку автомобиля и др.
С 2002 года расходы на содержание служебного автомобиля учитываются в состав прочих расходов, связанные с производством и (или) реализацией.
Командировки в страны дальнего зарубежья
Для ведения переговоров, заключения контрактов, приемки приобретаемого имущества и в иных целях представители российских компаний часто выезжают в зарубежные командировки. Данные обстоятельства приводят к тому, что бухгалтерия организаций постоянно сталкиваются с различного рода трудностями при отражении подобных операций в учете. К числу таких проблем можно отнести порядок оформления выезда за рубеж, правильность отнесения затрат на командировки для целей налогообложения и т.п.
Следует отметить, что под зарубежными командировками понимаются все командировки за пределы Российской Федерации, в том числе и в страны СНГ.
Обычно на командированного сотрудника организация должна оформить командировочное удостоверение. Однако если он направляется в страну дальнего зарубежья, то достаточно одного приказа. При этом даты отъезда в командировку и возвращения из нее будут определяться по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. Если же вы направляете своих сотрудников в страны СНГ, рекомендуется оформить командировочное удостоверение. Это нужно для того, чтобы избежать недоразумений с налоговыми органами.
Направляя сотрудника в командировку за границу, предприятие выдает ему аванс в иностранной валюте. [18]
В случае отсутствия на счете предприятия необходимого количества валюты предприятие может приобрести иностранную валюту через уполномоченный банк.
В обоснование снятия, покупки валюты или приобретения чека необходимо представить в банк:
- заявку по установленной форме в двух экземплярах;
- приказ о направлении работника в служебную командировку за границу с указанием страны, города, цели и срока командировки;
- приказ об установленной норме суточных персонально командируемому лицу или по категориям работников.
Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше, чем за 10 рабочих дней до выезда.
Если работнику выдавались рубли для командировки за рубеж, то валютные расходы работника будут отражены по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчета, но расчеты с ним также будут производиться в рублях с учетом выданного рублевого аванса.
Работнику также возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в места отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа. Если работник выехал в командировку поездом, то ему возмещаются еще и затраты на пользование постельными принадлежностями.
Командированным заграницу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом – в каюте V группе морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
- водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
- автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);
- расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).
Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).
Расходы на пользование внутригородским транспортом компенсируются работнику в составе суточных, а при их возмещении они не могут быть учтены для целей налогообложения, так же как и затраты по найму автомобиля во время загранкомандировки в случае наличия прямого сообщения с местом командировки. При командировке за границу, в отличие от командировок по РФ, возмещение расходов по найму жилого помещения без документального подтверждения не предусмотрено.
В пункте 12 статьи 264 НК РФ определено, что работнику возмещаются расходы на наем помещения (за исключением обслуживания в барах, ресторанах, расходов на обслуживание в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами).[4]
Статьей 168 ТКРФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения.
К таким расходам можно отнести:
1. расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
2. расходы на получение визы;
3. сборы за услуги аэропортов;
4. комиссионные сборы;
5. расходы по оплате услуг связи;
6. расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
7. другие расходы.
Организации имеют право самостоятельно своими локальными нормативными актами (например, приказом) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. При этом нормы возмещения командировочных расходов в организации в соответствии с ТКРФ должны быть:
1.суточные;
2. расходы по найму жилья – в размере фактических затрат или в размере фактических затрат,;
3. расходы на проезд;
4. иные расходы – в размере и порядке, установленных внутренними локальными нормативными актами организации.
После возвращения из загранкомандировки сотрудник в обычном порядке должен представить отчет о результатах командировки. Он должен быть составлен в течение 3 дней по возвращении из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Однако в пункте 6.1 Положения ЦБР от 25 июня 1997 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов" сказано, что по окончании служебной командировки за пределы РФ командируемое лицо обязано представить авансовый отчет в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы РФ.
К авансовому отчету обязательно прилагается ксерокопия загранпаспорта, в том числе его страниц, подтверждающих даты пересечения границы, также билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки. [15]
Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета командированного работника. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. После утверждения и обработки авансового отчета завершаются расчеты с работником. Сданная в уполномоченный банк наличная иностранная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации.
Бухгалтерские проводки по отражению затрат по командировкам будут аналогичны российским с особенностью валютного учета.
1.3. Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
Подготовительная деятельность, последовательность и содержание отдельных этапов аудиторской проверки
Подготовительная деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором материалов заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь. [19]
В результате предварительного ознакомления, аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.
После принятия решения о проведении аудиторской проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник.
Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. [18]
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон.
Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки.
При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить. [21]
Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.
1. Соответствие дат и сумм, указанных в документах, относящихся к одной командировке или одному авансовому отчету.
2. Соответствие предоставленных документов правилам оформления, установленных действующими законодательными актами.
3. Правильность отнесения проверяемых сумм на бухгалтерские счета.
Типичные нарушения при осуществлении
расчетов с подотчетными лицами
Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:
1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.
3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.
4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами.
5. Нарушения порядка учета представительских расходов.
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов.
Нарушения, связанные с несоблюдением порядка выдачи денег под отчет возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. В соответствии с которым, выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.
Нарушения, связанные с неправильным оформлением авансовых отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы. [22]
Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).
Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.
Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах: в первом случае - об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм; во втором - о возмещении организацией затрат своих работников. [23]
Оформление результатов аудиторской проверки
Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов - акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.
В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие - выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии. [24]
Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.
После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.
Аудиторское заключение - официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.
Возможны четыре вида аудиторских заключений: безусловно, положительное аудиторское заключение; условно положительное аудиторское заключение, отрицательное аудиторское заключение; аудиторское заключение с отказом выражения мнения о достоверности бухгалтерской отчетности. [25]
ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСХОДОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА МАТЕРИАЛАХ ПО «ХЛЕБОКОМБИНАТ ТЕВРИЗКИЙ»
2.1. Краткая характеристика объекта исследования
ПО «Хлебокомбинат Тевризский» - одно из многочисленных предприятий, которое занимается производством и реализацией хлебобулочных изделий.
Юридический адрес ПО «Хлебокомбинат Тевризский»: Омская область, р.п. Тевриз.
Место нахождения: Омская область, р.п. Тевриз, ул. Гагарина, 8.
Свидетельство о государственной регистрации № 324 от 23 декабря 1992 года, № регистрационный 1-38, выдано Администрацией Тевризского района.
Целью деятельности Потребительское Общества является насыщение потребительского рынка товарами и извлечение за счет этого прибыли. Основными видами деятельности является:
1) производство и реализация хлебобулочных изделий;
2) торгово - посредническая деятельность.
Потребительское Общество имеет право осуществлять лицензионные виды деятельности с момента приобретения лицензии в установленном порядке. Данная организация самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы развития, исходя из реального потребительского спроса, необходимости развития личных доходов работников. Также оно может быть участником любого добровольного общества, союза, ассоциации коммерческого характера, и приобретать доли участия, паи, акции и иные ценные бумаги предприятий с любой организационно - правовой формой собственности. Оно вправе создавать на территории РФ дочерние общества, действующие на основании уставов, а также филиалы и представительства, действующие на основании положений, утвержденных Обществом.
В своей хозяйственной деятельности организация пользуется банковскими кредитами, от своего имени может заключать договора, приобретать имущественные права и т. д.
Источниками формирования финансовых ресурсов ПО «Хлебокомбинат Тевризский»:
- уставный капитал;
- доходы, полученные от реализации продукции и других видов деятельности;
- кредиты банков и других организаций;
- денежные средства, полученные от предприятий, учреждений,
организаций;
- иные источники, не противоречащие действующему
законодательству.
Оно обязано вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность. Организация бухгалтерского учета в ПО «Хлебокомбинат Тевризский» строится на основании в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96г. № 129 - ФЗ, Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ № 34н), Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» (ПБУ 1/98), утвержденным Приказом Минфина РФ от 09.12.98г.
В бухгалтерии ПО «Хлебокомбинат Тевризский» используется журнально-ордерная форма учета. При этой форме по данным первичных или накопительных документов в бухгалтерии составляют журналы - ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в регистр синтетического учета. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца в бухгалтерии ПО «Хлебокомбинат Тевризский» составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой.
В штате бухгалтерии ПО «Хлебокомбинат Тевризский»главный бухгалтер и его заместитель.
У каждого сотрудника бухгалтерии существуют определенные права и обязанности, это отражено в должностной инструкции главного бухгалтера.
Постоянно втечение месяца, в соответствии с утвержденным графиком документооборота в бухгалтерию ПО «Хлебокомбинат Тевризский» от определенных лиц или из структурных подразделений поступают первичные документы, которые подлежат проверке на наличие обязательных реквизитов. При подготовке документов для записи в соответствующие учетные регистры они проверяются по существу, форме и правильности арифметических подсчетов и вычислений. Проверка по существу ведется прежде всего, с точки зрения законности операции и её хозяйственной целесообразности.
2.2. Организация учетной работы в ПО «Хлебокомбинат Тевризский»
Ответственность за организацию учета в ПО «Хлебокомбинат Тевризский»несет руководитель через обеспечение неукоснительного выполнения всеми работниками организации, имеющими отношение к учету, требований в части порядка оформления и представления документов и сведений.
Бухгалтерский и налоговый учеты в организации осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером, которая руководствуется законодательством и несет ответственность за соблюдение требований и правил ведения бухучета. В подчинении главного бухгалтера находятся заместитель главного бухгалтера, который занимается ведением учета подотчетных сумм.
Главным бухгалтером и руководителем предприятия разрабатывается учетная политика ПО «Хлебокомбинат Тевризский».
Приказом по Обществу утверждается Положение по бухгалтерскому учёту, Учётная политика ПО «Хлебокомбинат Тевризский», дата его введения в действие с присвоением номера. Назначаются ответственные лица за распространение копий учетной политики среди отделов организации, имеющих отношение к бухгалтерскому учёту.
Основы формирования и раскрытия учетной политики установлены в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/08.
При этом утверждены:
- варианты учёта и оценки объектов учёта;
- номенклатура шифров синтетических счетов и субсчетов аналитического бухгалтерского учёта по ПО «Хлебокомбинат Тевризский»;
- формы первичных учётных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчётности;
- правила документооборота и технология обработки учётной информации;
- порядок контроля за хозяйственными операциями.
Принятая учётная политика применяется последовательно от одного года до другого. Изменения учётной политики на год, следующий за отчётным, объявляются в пояснительной записке бухгалтерской отчётности предприятия.
Бухгалтерский учёт в ПО «Хлебокомбинат Тевризский» ведётся в соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учёте», Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации и другими нормативными документами.
Задачами бухгалтерского учета являются:
- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности организации;
- обеспечение контроля над наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых результатов;
- своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на основании натуральных измерений в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения посредством двойной записи на взаимосвязанных счетах, включенных в Рабочий план счетов, разработанный на основе «Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций», утвержденного приказом МФ РФ от 31.10.00г. № 94. Рабочий план счетов бухгалтерского учета содержит полный перечень синтетических и аналитических счетов, а также субсчета.
Бухгалтерский учёт ведётся по автоматизированной форме только в отношении заработной платы с помощью бухгалтерской программы 1С: зарплата и кадры, остальные объекты учета ведутся вручную.
Бухгалтерская отчетность организации составляется за отчетный период (месяц, квартал, год) с учетом обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс. Отчетным годом считается период с 1 января по 31 декабря 2007 года включительно. Формирование бухгалтерской отчетности производится в порядке установленном Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99.
При организации плана документации используются типовые формы первичных учётных документов, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов для внутренней бухгалтерской отчетности, приведены в Приложениях к Положению Учетная политика ПО «Хлебокомбинат Тевризский».
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с Графиком документооборота, который составлен в соответствии с требованиями Положения «О документах и документообороте» в бухгалтерском учете. График документооборота утверждается главным бухгалтером, в котором определён круг лиц, ответственных за оформление документов, указывается порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию