Оформление документов и деловых писем

СОДЕРЖАНИЕ
1. Разновидности писем и особенности их составления
2. Деловая беседа как основная форма делового общения
3. Принципы организации работы с документами
4. Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и изменениями №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2000
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Разновидности писем и особенности их составления
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.
По содержанию и назначению письма могут быть:
- инструкционные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);
- гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.д.);
- информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);
- рекламные (рекламирующие товары и услуги);
- коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);
- рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);
- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);
- письма-приглашения и др.
В ряде случаев составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается с какой целью отправляется основной документ, что с ним необходимо сделать, в какие сроки. Если же сопроводительное письмо не несет смысловой нагрузки, то составлять его не рекомендуется.
Письмо – самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5.
Подготовка письма включает следующие стадии: изучение существа вопроса; сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки; подготовка проекта письма; согласование проекта (при необходимости); подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Они оформляются на бланке письма.
Письмо должно иметь: дату; номер; ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах); адресат, заголовок (отвечающий на вопрос «о чем?»); текст; подпись; отметку об исполнителе; отметку о наличии приложений.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Если письмо отправляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной, основной и заключительной части..
В вводной части письма указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «Согласно контракту №24 нами получена 26.01.2002 партия №3 телевизоров «Sony», в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от … № …) …».
В основной части письма формулируется его основная цель (предложений, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор (согласно п. 4.2 нашего контракта)».
В заключении формируется основная цель письма.
В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
В письме, которое составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть заполнен реквизит 11 «Ссылка на дату и индекс поступившего документа».
Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности служебных писем имеют особенности в оформлении. Так, сопроводительные письма всегда имеют реквизит 20 «Отметка о наличии приложения»; гарантийные письма должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером и заверены гербовой печатью; в информационных и рекламных письмах реквизит 14 «Адресат» приводится в обобщенном виде.
2. Деловая беседа как основная форма делового общения
В деловом общении выделяется самостоятельное понятие «деловая беседа». Под деловой беседой понимается и служебное совещание, и деловой разговор, и устный контакт между работниками, выполняющими одно задание.
Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.
Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.
В специальной литературе «под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешение деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению».
Целью деловой беседы является убеждение партнера, собеседника в принятии конкретных предложений. В ходе деловой беседы происходит обмен информацией между специалистами, занимающимися одной проблемой, поиск новых решений, координация уже начатых работ, поддержание деловых контактов.
Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы - убедить партнера принять конкретные предложения.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию