Задачи и функции службы документационного обеспечения управления

Введение
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.
Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.
С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.
До конца ХV в. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.
Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Х в. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945гг.
С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов.
Термины и определение
Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. В настоящее время значения обоих этих терминов – «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.
Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Роль, значение службы ДОУ в учреждении
В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления[1] , одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».
Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:
1. Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции. А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.
2. Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.
Говоря о службе ДОУ, необходимо выделить ее основные задачи и функции.
К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:
- обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,
- совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
· функции, связанные с документированием управленческой деятельности:
- разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,
- обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,
- контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
· функции, связанные с организацией работы с документами:
- установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),
- обработка поступающих и отправляемых документов,
- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,
- разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,
- предварительное рассмотрение документов,
- контроль за исполнением документов,
- систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,
- подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,
- обеспечение зашиты документной информации,
- организация работы с обращениями граждан;
· функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
- разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,
- проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,
- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,
- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,
- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.
Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию