Microsoft Office в упражнениях Microsoft Access
Содержание
Введение……………………………………………………….............................. 3
Тема 1. Основные понятия……………………………………............................ 3
Тема 2. Создание таблиц………………..................................................................... 5
Тема 3. Проектирование многотабличных баз данных.................................... 12
Тема 4. Элемент управления типа «Поле со списком»............................. 14
Тема 5. Элемент управления «Поле со списком» и элемент управления «Флажок»................................................................................................................................................... 18
Тема 6. Связи между таблицами ………………………….............................. 20
Тема 7. Форматирование форм ……………..……………….......................... 24
Тема 8. Выбор данных из таблиц с помощью запросов........................... 25
Тема 9. Построение отчетов........................................................................................ 28
Тема 10. Создание кнопок управления................................................................. 29
Тема 11. Создание кнопочных форм...................................................................... 30
Тема 12. Оформление меню для работы с базой.......................................... 34
Варианты для самостоятельной работы в СУБД MS Access…..................... 35
©Издательство Мичуринского государственного аграрного университета, 2008
Введение
В настоящее время Microsoft Access уверено занимает лидирующее положение среди СУБД для настольных систем, функционирующих под управлением операционной системы Windows.
Предлагаемое методическое пособие позволит познакомиться с основными возможностями, предоставленными программой Access и эффективно применять полученные базовые знания на практике.
Microsoft Access – это программное обеспечение, которое относится к категории систем управления базами данных (СУБД) и является одним из продуктов пакета Microsoft Office. Основная функция Access, как и любой СУБД, - это работа со структурированной в виде таблиц информацией. Программа Access позволяет обеспечить ввод данных в таблицы базы данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой информации нужные данные, необходимые для принятия важных бизнес – решений.
Тема 1. Основные понятия
Применительно к приложению Microsoft Access база данных – это совокупность таких объектов, как таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Формы. Используются для работы с индивидуальными записями из таблиц баз данных. С их помощью можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ограничить доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.
Запросы. Мощный инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблиц базы данных сведения, которые соответствуют определенному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления или удаления записей из одной или нескольких таблиц.
Отчеты . Позволяют вывести отформатированные данные и результаты итоговых расчетов на печать в наиболее презентабельном виде, в том числе в виде графиков и диаграмм.
Страницы доступа к данным. HTML – страницы, выполняющие роль «интерфейса» к данным, которые хранятся в базах данных Microsoft Access. Обращаясь к таким страницам через Internet, можно просматривать и вводить информацию в таблицы, так же генерировать отчеты.
Программу Microsoft Access можно запустить с помощью меню Пуск – Программы - Microsoft Access.
Программа Microsoft Access запущена и можно познакомиться с главным окном приложения.
Окно программы включает в себя следующие элементы:
1. Строка заголовка.
2. Строка меню.
3. Панели инструментов.
4. Окно базы данных – отображается на экране при открытии базы данных и позволяет координировать и выполнять все действия с объектами базы данных.
5. Строка состояния.
Окно базы данных разделено на области:
- В левой части расположена панель Объекты , куда включены кнопки объектов базы данных: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей.
- Панель инструментов. Назначение первых четырех кнопок этой
панели:
Открыть – открывает для просмотра выбранный объект;
Конструктор – позволяет изменить выбранный объект в режиме конструктора;
Создать – создает новый объект выбранного типа; Кнопка · - удаляет текущий объект.
Тема 2. Создание таблиц
Создание таблиц с помощью мастера
Первым шагом при создании любой таблицы является открытие базы данных. Далее выполним следующее:
- откройте объект Таблицы в окне базы данных, выберите ярлык Создание таблицы с помощью мастера;
- в окне мастера выберите одну из категорий таблиц: Деловые или Личные ;
- из данного списка выберите образец таблицы, перенесите с помощью клавиши « > » необходимые Вам поля в список Поля новой таблицы - Далее ;
- задайте имя новой таблицы, выберите способ определения ключа Автоматическое определение ключа - Далее ;
- после новая таблица появится в окне программы, она готова для заполнения.
Создание таблиц в режиме конструктора
В режиме конструктора предоставляется возможность самим выбрать список полей для таблицы, выбрать тип данных, свойства и описание полей.
Для создания таблиц в режиме конструктора выполняются следующие действия:
1. откройте объект Таблицы в окне базы данных, выберите ярлык
Создание таблиц в режиме конструктора;
2. в появившемся окне в первой строке столбца Имя поля введите имя поля для первого поля таблицы, нажмите Enter для перемещения в столбец Тип данных;
3. выберите тип данных для первого поля из раскрывающегося списка;
4. так же можно указать Свойства поля в нижней половине окна;
5. выполните шаги 2-4 требуемое число раз;
6. подтвердите автоматическое создание ключевого поля;
7. закройте окно конструктора, имя новой таблицы появится в окне базы данных. Таблица готова для заполнения.
Упражнение 1
Тема: Создание таблиц Задание 1.
Создать пустую базу данных. Для этого выполнить следующие действия:
1. Запустить программу MS Access.
2. Создать новую базу данных («Файл - Создать – Новую базу данных» ).
3. Из раскрывающегося списка Папка - выбрать диск С:\.
4. В поле Имя файла ввести имя базы данных «Группа », нажать кнопку «Создать» .
5. Окно базы данных состоит из шести вкладок, выбрать вкладку «Таблица » и нажать кнопку «Создать».
6. В окне «Новая таблица » выбрать пункт «Конструктор ».
7. Создать структуру таблицы, для этого надо заполнить столбцы «Имя поля » и «Тип данных» следующим образом:
Имя поля
Тип данных
Фамилия
Текстовый
Имя
Текстовый
Отчество
Текстовый
Дата рождения
Дата/время
Адрес
Текстовый
Телефон
Текстовый
Группа
Числовой
8. Завершив ввод структуры таблицы, сохранить ее с именем «Анкета », выполнив команду «Файл – Сохранить» . В ответ на вопрос “Создать ключевое поле сейчас ” нажмите кнопку Да .
В вашей таблице появится поле с именем «Код ». Это поле называется «Первичным ключом» и однозначно идентифицирует каждую запись в таблице. «Тип данных» у этого поля обозначен как «Счетчик ». Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика будет увеличиваться на 1 . В результате у каждой записи формируется свой номер, который и является первичным ключом.
Поля обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Например, маска ввода для поля типа «Дата» облегчает ввод дат, позволяет Вам не заботиться о разделителях дня, месяца, года.
Внимание, отключите Adblock
Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Скачать полную версию