База данных в MS Access

Содержание.
Введение 5
Теоретическое исследование 6
Описание разработанной базы данных 9
1.Создание БД в Microsoft Access 9
2.Реализация запросов 20
3.Создание экранных форм 23
4.Создание отчетов в Аccess 30
5.Создание макросов 34
Заключение 38
Литература 39
Вариант 10.
Задача расчета сметы на выполнение работ по объекту.
База данных должна содержать следующие сведения: код объекта. наименование объекта, адрес объекта, код работы, наименование работы, расценка работы.
Запросы к базе данных должны обеспечивать получение данных всех работах на каждом объекте и общей стоимости работ на объекте.
Отзыв по курсовой работе.
Введение.
СУБД крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов.
База данных в MSAccess представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MSAccess поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MSAccess содержит большой выбор подготовленных для Вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.
Теоретическое исследование.
Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую струк­туру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части ок­на таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.
Кроме того, из примера Access не всегда может правильно определить тип данных. Если есть желание иметь такие поля, вам нужно изменить структуру таблицы. При создании таблицы в режиме таблицы не происходит экономии времени по сравнению с традиционным способом оп­ределения полей и установки их свойств в структуре пустой таблицы.
При разработке структуры таблицы необходимо указать, какую информа­цию она должна содержать. После того как определена информация, которая должна быть включена в таблицу, ее следует разбить по полям. Этот процесс включает в себя выбор имени поля, которое в таблице должно быть уникальным. Необходимо включать в имя поля как можно больше информации о его содержимом, но в то же время стараться избегать длинных имен. Обычно при разработке баз данных в различных таблицах могли содержаться поля с одинаковыми именами (чаще всего таблицы связывались по этим полям). Access также позволяет использовать одинаковые имена полей в различных таблицах, но по причине того, что Access использует имена полей при определении условий целостно­сти данных, лучше не допускать повторения имен полей.
Перед началом заполнения таблицы нужно определить связи этой таблицы с другими таб­лицами базы данных, определить ключевое поле и соз­дать индексы.
Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответ­ствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют по­лем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое по­ле, называется главной , а таблица, содержащая внешний ключ — связанной.
Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, однако, они должны иметь одинаковые типы данных. Кроме того, связываемые поля типа "Числовой" должны иметь одинаковые значения свойства "Размер поля". Исключениями из этого правила являются поля счетчика с последовательной нумерацией, которые могут связываться с числовыми полями размера "Длинное целое". Существует возможность создать связь между текстовыми полями разной длины, но это может вызвать сложности при создании запросов.
Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостно­сти, то Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять за­писи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таб­лице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять за­писи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в свя­занной таблице. Условия целостности данных определяют систему правил, используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение свя­занных данных. После наложения условий целостности данных на опера­ции со связанными таблицами накладываются ограничения. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержа­щееся в ключевом поле главной таблицы.
Необходимо так же определить первичный ключ. Если таблица никогда не будет использоваться в качестве главной, то ключ для нее определять не нужно. В главных таблицах обычно содержится ин­формация о реальных объектах, причем с каждым объектом ассоциируется только одна запись. Определение ключа таблицы является простейшим способом предотвра­щения появления в таблице одинаковых записей. В главной таблице связи должен быть определен первичный ключ. Ac­cess считает таблицы, у которых такой ключ не определен, подозри­тельными. При открытии таких таблиц в режиме конструктора появляется диалоговое окно, сообщающее о том, что ключ таблицы не определен. Ключ можно определить и в связанных таблицах, что поможет избежать появления повторяющихся данных. Ключ таблицы можно задать по значению нескольких полей. Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа, но может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей. Индексы позволяют ускорить поиск данных в тех полях таб­лицы, по которым она проиндексирована. Каждая таблица Access может иметь до 32 индексов, 5 из которых могут быть составными (в составной индекс может входить не более 10 полей). Тем не менее, не стоит увлекаться созданием индексов для каждого поля таблицы и всех их комбинаций, поскольку это может существенно замедлить процесс заполнения таблицы (при изменении или добавлении записи автоматически обновляются все индексы).
Одним из основных принципов разработки реляционных баз данных явля­ется то, что все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Для каждого поля таблицы необходимо задать тип дан­ных. По умолчанию используется тип данных «Текстовый». При задании типа дан­ных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных.
В Access формы служат для организации пользовательского интерфейса с таблицами данных. Хотя многие задачи можно решить, просмотрев таблицы и результаты запросов в режиме таблицы, однако формы предоставляют заметные преимущества в организации и оформлении представления данных. Например, можно расположить поля формы так, чтобы ввод и редактирование записи выполнялись слева направо и сверху вниз. Можно ограничить число полей, которые появляются в форме, и позволить или запретить ре­дактирование значений определенных полей. Правильно сконструированная форма ус­коряет ввод данных и сводит до минимума ошибки ввода оператора.
Формы создаются из набора отдельных конструктивных элементов, называемых элементами управления, или объектами элементов управления. Форма Access представ­ляет собой окно, в которое помещены элементы управления Access, принадлежащие одному из следующих классов.
B большинстве случаев формы Access основываются на таблице (или запросе), которую вы задаете на начальном этапе разработки формы в качестве основного источника данных формы.
Описание разработанной базы данных.
1. Создание БД в Microsoft Access
Прежде чем начать изложение материала, описывающего работу в среде MS Access, обратим внимание на использующуюся в системе терминологию. Базой данных в MS Access называется совокупность таблиц, форм, отчетов, запросов, модулей, макросов. Вся эта совокупность запоминается в одном файле базы данных.
Создание новой базы данных
Если вы создаете новую базу данных, то надо после запуска Access выбрать позиции меню Файл/Создать базу данных и в появившемся окне “Создание” выбрать позицию “База данных” (рис. 1.1)
Рис. 1.1. Создание новой базы данных (экран 1)
В появившемся окне “Файл новой базы данных” (рис. 1.2) надо задать имя создаваемого файла БД и определить место, где он будет храниться, после чего, нажать кнопку “Создать” . В нашем примере для файла базы данных задано имя «Демонстрационная» и он хранится в папке «Мои документы».
Рис. 1.2. Создание новой базы данных (экран 2 - задание имени базы данных)
После выполнения этих шагов появится экран “[название]: база данных” (рис. 1.3).
Рис. 1.3. Начальный вид окна базы данных
Создание таблиц
Создание базы данных начинается с создания таблиц, в которых и хранится информация о предметной области. База данных обычно включает несколько взаимосвязанных таблиц. Для создания новой таблицы в окне “Базы данных ” надо выбрать закладку “Таблица” и нажать кнопку “Создать” , в результате чего появится окно “Новая таблица”.
Рис. 1.4. Выбор способа создания таблицы
Создать таблицу можно в разных режимах: режиме таблицы, конструктора, мастера таблиц, импорта таблиц и связи с таблицами. Начнем рассмотрение возможностей создания таблиц с режима конструктора, как наиболее часто используемого. Для этого в появившемся окне выберите режим создания нового объекта – “Конструктор ”. После чего появится окно для описания структуры таблицы и других ее характеристик (рис.1.5).
Рис. 1.5. Вид экрана при описании таблицы
Описание структуры таблицы и других ее характеристик
В табличной форме надо последовательно описать все поля создаваемой таблицы. Сначала задается имя поля. Access допускает задание длинных имен с пробелами на русском языке.
В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей:
• имя должно содержать не более 64 символов;
• имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.),
восклицательного знака (!), надстрочного символа (`) и прямых скобок ([ ]);
• имя не должно начинаться с символа пробела;
• имя не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31).
Хотя пробелы внутри имен полей и являются допустимыми, они могут при некоторых обстоятельствах вызывать конфликты при работе с другими системами. Поэтому их не рекомендуется использовать.Вообще к заданию длинных имен на русском языке надо относиться с осторожностью, особенно, если есть вероятность, что создаваемое приложение будет в дальнейшем использоваться в распределенных гетерогенных системах.
После задания имени надо выбрать тип поля. Если щелкнуть мышкой по свободной ячейке графы “Тип поля” , то высветится список допустимых типов полей (см. Рис. 1.5) , из которого и следует выбрать подходящий для описываемого поля тип. Имя и тип поля должны задаваться обязательно. Графа “Описание” может не заполняться. Эта графа используется в целях документирования проекта.
В списке допустимых типов полей (см. Рис. 1.5) имеется строка “Мастер подстановок ”. При его использовании можно создать поле, содержание которого формируется путем выбора значений из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы/запроса. Если источником для подстановки выбран столбец другой таблицы, то тип и длина поля, созданного таким способом, будет определяться типом и длиной элементов, служащих источником для подстановки значений.
Выбор типа поля является важным шагом при проектировании БД. Принятое решение оказывает влияние на выполняемый при вводе контроль правильности данных, на допустимые операции над данными и особенности их выполнения, требуемый объем памяти, скорость выполнения операций, совместимость разных частей БД при работе в гетерогенной среде.
Я создаю таблицу, содержащую сведения о по устройству запасного выхода для МДОУ Бачкеевского детского сада. Состав и тип полей создаваемой таблицы представлены на рис. 1.6.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию