Автоматизация процесса составления и печати писем

Содержание
Введение
1. Описание предметной области
2. Бизнес- процесс при ручном выполнении работы заполнения и печати писем руководителю организации
3. Бизнес – процесс при автоматизированном выполнение работы заполнения и печати писем руководителю организации
4. Описание базы данных и пошаговое выполнение работы
Заключение
Список использованных источников
Введение
Автоматизация любого процесса в университете и на кафедре значительно упрощает ряд рабочих процессов и повышает их эффективность.
Положительное влияние автоматизации проявляется в экономии времени и так же уменьшает количество допускаемых ошибок.
Автоматизация процесса написания письма руководителю организации, в которую будет направлен студент, значительно облегчит работу по направлению распределения студентов на практику.
В итоге это приведет к улучшению условий работы и качества ее выполнения.
Актуальность данной темы заключается в том, что за один год на одной кафедре выпускается более 1000 таких писем ежегодно, и каждый раз секретарю или руководителю практики требуется вводить часто повторяющиеся данные из года в год, причем студенты в основном не являются обязательными и необходимые документы приносят не во время, из-за этого весь процесс занесения данных приходится пвторять.
Цель данной курсовой работы автоматизации процесса составления и печати писем по предмету практики студентов руководителю организации ил предприятия.
Задачи курсовой работы:
1) описание предметной области;
2) бизнес-процес при ручном выполнении работы;
3) бизнес-процес при автоматизированном выполнении работы;
4) описание базы данных;
5) пошаговое выполнение работы.
1. Описание предметной области
Одной из важнейших проблем, существующих в высших и средне-специальных учебных образованиях и работающих в данной сфере, а именно, преподавателей, секретарей, ассистентов, является автоматизация одного вида из деятельности кафедры по распределению студентов на практику. Именно здесь решается вопрос о распределении студентов, либо кафедра сама распределяет, либо студенту приходится самостоятельно искать себе место прохождения практики, при втором варианте процесс выдачи писем еще более усложняется из-за увеличения вариативности.
Процесс распределения на практику включается в себя следующие задачи:
1) формирования списка студентов распределяемых на практику их паспортные данные;
2) описание факультета, специальности специализации студента, курса обучения;
3) описание предприятия, руководителя;
4) назначение срока практики, дата начала и окончания;
5) описывается руководитель данного студента его научная степень;
6) дата составления письма.
Автоматизация работы кафедры обеспечит значительное сокращение времени составления писем, отправления и повышает репутацию определенной кафедры.
Конечно, это не решит полностью проблем с задержкой выдачи писем и до конца не освободит работников от проведения одинаковых повторяющихся операций. Но система позволит упорядочить хотя бы процесс выдачи таких писем.
В связи с необходимостью автоматизации данной области, оптимальным является автоматизация выдачи писем в Microsoft Excel, с помощью макросов и конечно специалиста. Так как доверить самостоятельно студентам заполнять подобные договора не является возможным.
2. Бизнес- процесс при ручном выполнении работы заполнения и печати писем руководителю организации
Типовые функции работника кафедры связаны:
- с поиском (вводом нового) студента в существующей базе;
- отражением изменений, таких как паспортные данные, факультет, специальность, специализация;
- составления документа для печати и отправки на предприятие руководителю практики.
Наиболее рутинным является процесс оформления документа, поэтому его и будет эффективнее всего автоматизировать. Обычный рутинный процесс выдачи писем для прохождения практики на рисунке 1.
Недостатками данного процесса является:
- большой объем затраченного времени;
- очередь на получение таких писем студентами;
- задержки по отправке в нужное время;
- большое количество ошибок при воде данных;
- не обязательность работников.
Даже если есть возможность просто копировать данные и вставлять в нужные ячейки, это будет занимать не меньше времени чем ручной ввод данных.

Рисунок 1 – Ручной процесс выдачи писем практикантам
3. Бизнес – процесс при автоматизированном выполнение работы заполнения и печати писем руководителю организации.
При автоматизированном выполнении данной работы сокращается количество совершаемых операций, благодаря использованию макросов в Microsoft Excel. Сокращается количество затраченного времени. Сокращается число допускаемых ошибок. Освобождается время для выполнения другой важной кафедральной работы, или время личного отдыха, повышается работоспособность и настроение от быстрой и эффективной выполненной работы.
Автоматизированный процесс будет выглядеть следующим образом, рисунок 2.
При этом сокращается время не только на заполнение одной и той же информации в различных источниках – заполненные в базе данные о студенте и автоматическое заполнение в письмо при выборе его фамилии из списка, или порядкового номера из журнала, при последовательной печати. Еще одним плюсом является то, что при выдаче нового письма, автоматически изменяется дата составления, следовательно на это не придется тратить дополнительное время.
Самым же существенным плюсом является сокращение количества ошибок в документах.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию