Форматирование

Изменение внешнего вида таблицы без изменения ее содер­жимого называется форматированием. В Excel имеются бога­тые возможности форматирования, благодаря которым таблица принимает удобный для восприятия вид. Форматирование включает в себя такие операции, как изменение ширины строк и высоты столбцов таблицы, выбор типа шрифта, его размера и начертания, выравнивание содержимого ячеек, выбор представ­ления чисел, обрамление ячеек и выделение их цветом. Мы не будем подробно изучать весь арсенал форматирования в Excel, так как наша основная задача - научиться проводить в Excelрасчеты.
Создайте новую рабочую книгу Форматирование.xls.
1. Общие сведения.
Команды форматирования сосредоточены в меню "Формат ". Наиболее часто используется команда меню "Формат / Ячейки " (полезно запомнить для нее комбинацию клавиш Ctrl+1 ). Разу­меется, эту команду можно применить сразу к блоку, предвари­тельно выделив его. Наиболее важные команды привязаны к кнопкам панели инструментов "Форматирование ".
Excel предоставляет возможность очень быстро оформить список по вашему вкусу. Для этого нужно применить команду меню: "Формат/Автоформат".
ПРИМЕР 1.
Автоформатирование таблицы. Скопируйте из рабочей книги Адресация.xls таблицу с рабочего листа "Фирма ". Выделите какую-нибудь ячейку в таблице. В меню выберите команду "Формат / Автоформат ". Выберите один из списка форматов. Испытайте, например, "Классический 1 ". Многие из предлагаемых в списке форматов используют затенение и цветной фон в оформлении ячеек. Этого нужно избегать - и порошок в лазер­ном принтере расходуется бесполезно, и читать труднее.
Как избавиться от наложенного на таблицу формата? Нужно выделить таблицу и выбрать в меню команду "Правка / Очи­стить / Форматы ".
Когда Вы удаляете содержимое ячейки или блока нажатием на клавишу Del , то наложенный формат сохраняется. Полная очистка и содержимого, и форматов - команда "Правка / Очи­стить / Все ".
2. Числовые форматы
Общий формат . Если Вы не наложили на ячейку какого-либо числового формата, то в ней используется так называемый общий формат.
Перейдите на новый рабочий лист. Введите в ячейку А1 число 525687 . Оно отображается точно так же, как хранится в ячейке. В ячейку В1 введите 00253 - ведущие нули исчезнут. В С1 введите ,34 - появится 0 перед десятичным разделителем. Наконец, в D1 введите какое-нибудь число с большим количе­ством цифр, например 123456789,123456 . Будет выведено ок­ругленное число. Если уменьшать ширину столбца, то число будет выводиться в экспоненциальной форме (научной нота­ции), например 1.23Е+08 , т.е. 1,23*108 . Если еще уменьшить ширину столбца, будет выведена строка ### . Это означает, что ширины столбца недостаточно для отображения числа.
Полезно запомнить сочетание клавиш для наложения основ­ного формата: Ctrl+Shift+~ .
Десятичные разряды и разделитель тысяч. Скопируйте число из А1 в А2 . Выделите ячейку А2 и нажмите Ctrl+1 . Поя­вится диалоговое окно с несколькими вкладками, нас интересу­ет вкладка "Число ". Слева на этой вкладке расположен список форматов. Первый элемент списка нами только что освоен - формат "Основной " (или "Общий "). Выделим второй элемент - "Числовой ". Вид вкладки сразу меняется. В правой части вклад­ки можно задать количество десятичных разрядов после деся­тичного разделителя (по умолчанию 2) и установить или сбро­сить флажок разделителя тысяч. Можно также задать представ­ление отрицательных чисел: красным или черным цветом. Установим флажок разделителя тысяч. Выводимое число примет вид: 5 2569 . Нужно подчеркнуть, что само число осталось неизменным, изменилось только его представление. Десятичный разделитель (точка) и разделитель тысяч (пробел) задаются не в Excel, а в панели управления Windows. Изменение этих устано­вок мы изучали в первой главе.
Денежный и финансовый форматы. Величины в денежном выражении представляются с двумя цифрами после точки и символом денежной единицы. Заметим, что символ денежной единицы "по умолчанию " задается в Windows в Панели управ­ления, там же, где формат даты и десятичный разделитель. Но в Excel можно выбирать при форматировании другие знаки де­нежной единицы. Это и правильно, так как на одном и том же рабочем листе могут присутствовать расчеты и в рублях, и в долларах. Введите в ячейку A3 число - 45254 и скопируйте его в А4. Наложите на A3 денежный формат, а на А4 - финан­совый. Увеличьте для наглядности ширину столбца А (в верхней адресной полосе передвиньте мышью вправо разделитель между столбцами А и В ). Вы увидите, что в ячейке А4 знак минус ока­зался прижат к левому краю ячейки, а само число - к правому краю. Так что денежный формат в A3 выглядит более привычно. Еще дважды отформатируйте A3 : выберите в выпадающем спи­ске на вкладке в качестве знака денежной единицы доллар как $ и как USD (такое обозначение принято в валютном дилинге).
Дроби. В ячейку можно ввести число в форме рациональной дроби, например 18/43 . Но при этом оно будет воспринято как текст (напоминаю, что признаком этого является выравнивание по левому краю). Чтобы рациональная дробь была воспринята как число, нужно ввести ее как смешанную дробь, предварив нулем и пробелом: 0 18/43 . В ячейке появится 18 /43, а в строке ввода (при выделении ячейки) 0,418604651162791, т.е. деся­тичное приближение дроби. Если мы введем дробь 5/8 , то нас ожидает еще больший конфуз: Excel воспримет это число как дату - день и месяц текущего года: 05-авг (в строке ввода: 05/08/2000).
ЗАДАЧА 1.
Получить рациональные приближения числа в виде дробей:
а)с двумя цифрами в числителе и знаменателе;
б)с тремя цифрами в числителе и знаменателе.
Вычислить ошибку, даваемую этими приближениями.
ПРИМЕР 2.
Наследование формата. Рассмотрим фрагмент таблицы для расчета окладов работников бюджетной сферы по Единой тарифной сетке
А В С
1 минимальный оклад 60 000
2
3 разряд коэфф. оклад
4 15 7,36 441 600
5 16 8,17 490 200
6 17 9,07 544 200
Оклад вычисляется по формуле: (минимальный ок­ лад )* (коэффициент ). Таблица была составлена до деноминации (до 01/01/98 ). Ячейки столбца С были отформатированы: нало­жен формат, содержащий разделитель тысяч (кнопка "Формат с разделителями") и 0 знаков после десятичного разделителя (кнопка "Уменьшить разрядность "). После деноминации нужно изменить минимальный оклад: вместо 60 000 введем 60 .
Табли­ца принимает вид, представленный на рисунке.
А В С
1 минимальный оклад 60
2
3 разряд коэфф. оклад
4 15 7,36 442
S 16 8,17 490
6 17 9,07 544
Результат явно неверен: в С4 должно выводиться число 441,6 Это произошло потому, что блок С4:С6 сохранил фор­мат целых чисел. Наложим на этот блок (а также на С1 ) формат с двумя цифрами после десятичного разделителя. Получим пра­вильный результат
А В С
1 минимальный оклад 60,00
2
3 разряд коэфф. оклад
4 15 7,36 441,60
5 16 8,17 490,20
6 17 9,07 544,20

В этом примере ошибка была не столь опасна, так как мы должны были применить формат "рубли -копейки ". Но можно привести примеры таблиц, пользователь которых может неверно воспринимать результаты расчетов из-за неудачного формати­рования. Например, вычисляем проценты и для этого формати­руем ячейку с результатом, щелкая мышью по кнопке "Про­центный формат ". Но формат, привязанный к этой кнопке, ок­ругляет проценты до целых. В результате пользователь может получить искаженное представление о результатах расчетов. Трудно предложить рецепт, как избежать этого. Один совет дать можно: если результаты расчетов должны быть округлены, это­го округления надо достигать не форматированием, а явным применением функции ОКРУГЛ и ее модификациями (они изу­чались во второй лабораторной работе, в разделе 3 "Числовые функции ").
3. Пользовательские форматы
В Excel имеется возможность сконструировать свой собст­венный формат представления числа. За основу можно взять уже существующий формат.
Сначала определим, что такое форматная строка . Формат­ная строка представляет собой список, элементы которого (сек­ции) отделяются точкой с запятой. В списке максимально могут быть четыре секции: отображение положительных чисел, отри­цательных чисел, нуля и текста. Но если в списке три секции, то формат для текста - общий. Если в списке две секции, то в первой секции формат для неотрицательных чисел, а во второй - для отрицательных. Наконец, если в списке только одна сек­ция, то формат предназначен для любых чисел.
В секции форматной строки используются символы форма­ тирования . Чтобы выяснить их назначение, обратитесь к Справ­ке: "Форматирование листов / Форматирование чисел , значений даты и времени / Пользовательские форматы чисел, дат и времени " и нажмите в окне Справки кнопку "Основные число­вые форматы ".
ПРИМЕР 3.
Символы форматирования. Символы 0 , # , ? используют­ся как шаблоны для отображения цифр.
Введите в A 1: D 1 число 42,1 , а в A 2: D 2 - число 23,76 . По очереди выделяйте блоки В1:В2, С1:С2, D 1: D 2. После выделе­ния блока нажимайте Ctrl+1 и на вкладке "Числа " выбирайте пункт "все форматы ". В поле ввода "Тип " (в Excel 5.0/7.0 это поле ввода называется "Код") набирайте форматы, которые по­казаны в таблице в третьей строке (вводить эти коды в третью строку таблицы не нужно).
А В С D
1 42,1 042,100 42,1 42,1
2 23,76 023,760 23,76 23,76
3 Основной 000,00 ###.### ???,???
Можно сделать вывод, для шаблона цифры 0 выводятся и незначащие нули, по шаблону цифры ? выводятся пробелы, так что числа оказываются выровненными по десятичному раздели­телю, шаблон цифры # оставил представление чисел без изме­нений по сравнению с основным форматом.
Шаблон цифры # нужен для задания разделителя тысяч. Введем в ячейку С5 число 1234679 . Наложим на него формат # ###,## . Разделителем тысяч является пробел. (Вид разделите­ля тысяч задается в Панели управления Windows.) В ячейке ото­бражается число 123 468. Введем в эту же ячейку 32,257 . Отображается 32,26. А если наложить на эту ячейку формат 0 000.00 , то будет отображено число 0 032,26 , что не входит в наши планы. Если наложить формат ? ???,?? то перед числом появятся невидимые пробелы. Если постепенно уменьшать ширину столбца С , то с какого-то момента появятся значки # , сви­детельствующие о том, что представление числа не помещается в ячейке.
Разумеется, эти символы шаблона можно использовать в од­ном форматном выражении. Например, # ###,00 означает, что две десятичные цифры после точки выводятся всегда, даже если они равны 0 .
Использование символа формата "пробел " может привести к ошибкам. Введите в ячейку число 1532 и примените к ней формат из двух символов: 0 и следующий за ним пробел. В ячейке будет отображено число 2 , так как формат округлил выводимое число до 2000 и отбросил три младших разряда. Сама форматная строка кажется состоящей из одного символа, так как пробел на экране не виден.
Символ * вызывает повторение следующего за ним символа. Наложите на ячейку формат *- . Тогда в ней будет выводиться строка из минусов, если только ячейка не пуста (содержимое ячейки не имеет значения, лишь бы там было число).
Символ _ (подчеркивание) вставляет пробел, равный ширине следующего за ним символа. Расположите в А6:А1 7 числа от 1 до 12 . Нужно, чтобы эти порядковые номера заканчивались точ­кой и от правого края ячейки их отделял пробел, равный по ши­рине круглой закрывающей скобке. Для этого наложим на блок формат 0.__).
ПРИМЕР 4.
Секции форматной строки.
Рассмотрим форматную строку # ##0,00;[Красный]( # ##0,00);0,00;"Счет: "@
Воспроизведите фрагмент таблицы (рис. 5): левая колонка - формат "Общий", правая ко­лонка - на те же значения нало­жен пользовательский формат.
1,147 1,15
0,12 0,12
-2345,7 (2 347,0)
0 0,00
Счет:
Иванов
Отрицательные числа выво­дятся красным цветом. Привыч­ного знака "минус" нет. Число окружено скобками. Чтобы циф­ры неотрицательных чисел были расположены в ячейке так же, как цифры отрицательных чисел, после неотрицательных чисел вставлен пробел, величина которого равна ширине закрывающей круглой скобки. В текстовую секцию формата введена строка "Счет: ", которая будет присут­ствовать всегда, если в ячейку введено текстовое значение. Символ формата @ заменяется на текстовое значение, содер­жащееся в ячейке.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию