Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения

Оглавление
Введение. 3
Организация и технология конфиденциального делопроизводства. 6
Система доступа к конфиденциальным документам. 8
Работа с конфиденциальными документами. 9
Хранение документов. Конфиденциальность хранения. Сроки хранения документов.12
Процедуры при подготовке документов к сдаче в архивы.. 15
Заключение. 22
Литература. 23
Введение
Трое способны хранить тайну,
если двое из них мертвы.
Бенджамин Франклин
С развитием информационного общества все большее значение приобретают проблемы, связанные с защитой конфиденциальной информации. В настоящее время в российском законодательстве данные вопросы полно и системно не решены. Данная статья является попыткой анализа наиболее острых проблем, связанных с определением понятия и видов конфиденциальной информации.
В процессе развития научной мысли в понятие "информация" вкладывалось разное значение. Для целей настоящего исследования будем использовать легальное определение этого понятия[1] . Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Также необходимо указать и на понятие "документированная информация (документ)" - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[2] .
С точки зрения этимологии, слово "конфиденциальный" происходит от латинского confidentia - доверие и в современном русском языке означает "доверительный, не подлежащий огласке, секретный. Слово "секрет", которое также необходимо рассмотреть, заимствовано из французского secret - "тайна". Интересно, что в знаменитом словаре В. Даля также названы аналогичные значения : "конфиденциальная" - "откровенная, по особой доверенности, неоглашаемая, задушевная; "тайна" - "кто чего не знает, то для него тайна, все сокрытое, неизвестное, неведомое. Таким образом, можно сделать вывод о равнозначности понятий конфиденциальная информация, тайна и секрет.
Однако, как уже отмечалось, понятие тайны в правовой науке не совсем совпадает с понятием конфиденциальной информации, так как тайна означает ещё и правовой режим информации. В соответствии со ст.2 ФЗ "Об информации ..." и ст.2 ФЗ "Об участии в международном информационном обмене", конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. В целом данное определение следует признать правильным, за исключением, может быть, того момента, что не всегда информация с ограниченным доступом является документированной, например сведения, составляющие личную и семейную тайну, не обязательно зафиксированы на материальном носителе, если не понимать под последним человеческий мозг.
При анализе видов конфиденциальной информации возникают большие сложности, связанные с противоречивостью и недостатками отечественного законодательства.
Во-первых, как отмечает А. И. Алексенцев, понятия "секретный", "конфиденциальный", тайна" равнозначны, в результате получается парадокс - секретная информация (государственная тайна) исключена из сферы секретной. Правда, данное разделение информации оговорено фразой "по условиям ее правового режима", который действительно различается у сведений, составляющих государственную тайну, и у других сведений[3] . Но все равно в данном случае эта норма закона противоречит определению конфиденциальной информации. Исключение государственной тайны из состава конфиденциальной информации не согласуется и с международными актами.
Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальными, а процесса их изготовления и организацию работы с ними конфиденциальным делопроизводством.
Организация и технология конфиденциального делопроизводства
Организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия. Однако при этом ему необходимую руководствоваться определенными нормами и правилам и работы с конфиденциальным и документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.
В данной случае на основе требований к защите коммерческой и служебной тайны и опыта работы области конфиденциального делопроизводства раскрываются все вопросы, связанные с созданием и обработкой конфиденциальных документов, изготовленных на естественном языке, на различных бумажных носителях. Вместе с тем излагаются и необходимые методы и мероприятия по обеспечению ограниченного доступа к документам.
Структура книги отражает последовательность этапов работы с конфиденциальными документами. Изложенные в книге положения базируются на рациональной технологии делопроизводства, оптимизации видов учета и минимизации состава учетных форм документов, соблюдении персональной ответственности за сохранность документов и обеспечении конфиденциальности содержащихся в них сведений.
Важно отметить, что книг а рассчитана как на сотрудников подразделений конфиденциального делопроизводства, так и на исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, поскольку многие аспекты защиты документированной информации не только имею т отношение к исполнителям и пользователям конфиденциальных документов, но и должны решаться ими.
Для начала надо вспомнить что же такое разглашение сведений Разглашением сведений, составляющих конфиденциальную информацию, признается не вызванное интересами предприятия, умышленное или неосторожное действие либо сообщение, в результате которого такие сведения стали известны посторонним лицам.
И что такое утрата информации. Под утратой документов, содержащих сведения конфиденциальную информацию понимается выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по работе, являющийся результатом нарушения установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы стали или могут стать достоянием посторонних лиц.
Система доступа к конфиденциальным документам
Система доступа к конфиденциальным документам – это совокупность установленных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ исполнителей к необходимому им для производственной деятельности объему документов, сведений, содержащих конфиденциальную информацию.
В этом разделе следует описать цели допуска сотрудников к существующим грифам конфиденциальности. Должны быть перечислены сотрудники Вашего предприятия, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации. Так же следует описать технологию оформления разрешения на доступ к конфиденциальной информации. И ещё описать порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим конфиденциальные сведения. Самое главное следует не забывать что совещания с участием представителей других организаций проводятся с разрешения руководителя предприятия. На совещания или переговоры допускаются только те сотрудники, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам и участие которых вызывается служебной необходимостью. Обсуждение конфиденциальных вопросов может производиться только в помещении, специально выделенном для этих целей. Ответственность за сохранение конфиденциальной информации несет руководитель, организовавший данное совещание или переговоры.
Работа с конфиденциальными документами
Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.
К конфиденциальным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования».
Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобные грифы.
Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.
Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:
-назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и использование;
-порядок подготовки и размножения документов;
-отдельную регистрацию документов;
-формирование дел;
-организацию выдачи и хранения документов;
-проверку наличия документов;
-архивное хранение и порядок уничтожения.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.
Размножение конфиденциальных документов производится:
- с разрешения руководства предприятия;
- с ограниченным количеством копий;
- в специально выделенном помещении;
- в присутствии должностного лица, ответственного за документ;
- с немедленным уничтожением бракованных копий.
Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».
Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.
Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.
При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.
Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа; список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.
Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».
При выдаче документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.
При возврате документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.
Запрещается:
- изъятие конфиденциальных документов из дел;
- перемещение их одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов»;
- несанкционированный вынос конфиденциальных документов из офиса.
Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.
При установлении факта утраты конфиденциального документа:
- ставится в известность руководитель предприятия:
- служба безопасности;
- принимаются меры к розыску документа.
на утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».
экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальных документы для архивного хранения или уничтожения.
Хранение документов . Конфиденциальность хранения. Сроки хранения документов.
Архивное хранение документов вне офиса имеет ряд преимуществ, среди которых особенно стоит отметить следующие:
· Экономия дорогостоящего офисного пространства
· Удобный и быстрый доступ (особенно важно при частых проверках с необходимостью выемки документов)
Обеспечение конфиденциальности хранения
Доступ к хранящимся документам имеют только уполномоченные представители вашей Компании и компании Архив-Профи. Отсутствие информации о вашей компании на коробах и опломбирование всех коробов значительно затрудняет несанкционированный доступ к документам. В хранилище отсутствует какая-либо электронная информация о хранящихся документах. Хранение документов конфиденциально.
Первое, что необходимо сделать для сдачи документов в архив, это определить сроки хранения этих документов. Сроки хранения документов определяются в результате экспертизы ценности документов как научной так и практической. В ходе экспертизы проводится отбор документов на хранение и устанавливаются сроки их хранения.
Комиссия вправе назначить следующие сроки хранения документов:
кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например 1год, 3 года или 5 лет);
долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.);
ряд документов не хранят - они подлежат уничтожению.
Какие преимущества в использовании услуг организаций, которые предлагают внеофисное хранение документов? Таких преимуществ множество.
Во-первых, самая важная информация вашего предприятия будет защищена. Подобные компании осуществляют правовую, экономическую и техническую защиту документов. Ваши документы надежно защищены от атаки конкурентов, рейдеров или внезапного визита контролирующих органов. Очень часто правоохранительные органы при обыске или проверке не имеют возможности проверить все документы, поэтому пакуют их в коробки и увозят на проверку. Получить обратно их бывает очень сложно, а порой пропадают документы, без которых предприятие просто не может работать. При внеофисном хранении документов компания предоставляет вам юридическую поддержку и в случае визита правоохранительных или контролирующих органов может применить мотивированный отказ от выдачи документов. Во-вторых, внеофисное хранение документов очень выгодно, потому что вы экономите на аренде площади под архив и на зарплате работникам архива.
Есть еще один важный момент хранения документов за пределами офисов. Зачастую большинство документов вам второй так и не понадобится, а именно те, которые нужны, найти невероятно сложно. Очень часто в организации не существует структуры хранения документов, их группировки и поиска. Устаревшие документы не удаляются, а классификация документов становится все сложнее. Никто не имеет представления о том, что уже есть в архиве, а поэтому постоянно создаются новые папки, которые дублируют информацию, которая уже есть. На поиск в результате тратиться огромное количество времени и сил. Поэтому самым правильным решением в данном случае является обращение к услугам внеофисного хранения документов. При этом вы можете быть уверены в том, что вся информация о вашей фирме конфиденциальна, а несанкционированный доступ к вашим документам исключен.
Специалисты компании помогут подготовить документы для хранения, займутся составлением описей, систематизацией и упаковкой документов, после чего они будут вывезены в место хранения. Также они проведут экспертизу ценности документов, в результате которой будет произведен отбор документов, в зависимости от сроков хранения - временного и постоянного, после чего определяется период, на протяжении которого они будут храниться в архиве данной компании. Это может быть как небольшой срок (до 5 лет), так и более длительный (10, 30, 75 лет и более).
Подчеркнём, что хранения бумаг строго конфиденциально. Доступ к хранящимся документам могут иметь только назначенные Клиентом представители его организации, а так же уполномоченные сотрудники хранилища. При этом коробки с документами в обязательном порядке подвергаются пломбированию, к тому же, в целях безопасности, информация о компании-заказчике на коробах значиться не будет.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
Уничтожение конфиденциальных документов производится с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию